Réponse de l’OCRCVM

Cette note d’orientation vise principalement à rappeler aux courtiers membres l’obligation de suivre des pratiques commerciales prudentes, conformément à la partie 11 de l’Instruction générale relative au Règlement 31-103, ainsi que l’obligation de procéder à un contrôle diligent avant toute décision d’impartition. Il est important selon nous de faire ce rappel, car de récentes vérifications sur place par l’OCRCVM ont révélé de grandes différences dans les politiques et procédures de contrôle diligent des courtiers membres en matière d’impartition ainsi que des incohérences dans les ententes d’impartition avec les fournisseurs de services (par exemple, des variations considérables dans les clauses standards des ententes sur des points comme les niveaux de service, l’information, la garde des actifs et la continuité des activités). Le projet de note d’orientation a été rédigé pour aider les courtiers membres à s’acquitter de leurs obligations de contrôle diligent liées à l’impartition et, plus particulièrement, pour :

• préciser les fonctions qui ne peuvent être imparties selon les règles actuelles des courtiers membres de l’OCRCVM;
• déterminer les fonctions essentielles qui, si elles étaient imparties, intéresseraient le plus l’OCRCVM sur le plan réglementaire; et
• indiquer les politiques et procédures qu’un courtier membre devrait suivre lorsqu’il procède au contrôle diligent d’une entente d’impartition proposée.

Enfin, le projet de note d’orientation précise qu’il couvre aussi les ententes d’impartition entre sociétés affiliées, car ces ententes présentent des risques uniques.

Réponse de l’OCRCVM

Le projet de note d’orientation a pour but de fournir aux courtiers membres un résumé des règles concernant l’impartition et de les aider à s’acquitter de leurs obligations de contrôle diligent en la matière. Dans l’élaboration de la présente note d’orientation, nous nous sommes efforcés de considérer et, s’il y a lieu, de respecter les lignes directrices déjà publiées par :

• le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF) du Canada en 2003 et mises à jour en 2009;
• l’Organisation internationale des commissions de valeurs (OICV) en 2005; et
• les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) en 2009;

qui relèvent toutes d’une approche fondée sur des principes, complétée par des lignes directrices d’interprétation.

Nous tiendrons compte, dans le cadre d’un projet distinct à venir, de la suggestion des intervenants voulant que l’OCRCVM exerce une surveillance plus étroite sur les ententes d’impartition. Le projet en question amènera l’adoption d’une règle fondée sur des principes qui codifiera les obligations de contrôle diligent des courtiers membres en matière d’impartition, en plus d’imposer des exigences particulières lorsque l’entente d’impartition porte sur des livres et registres ou des actifs du courtier membre ou de ses clients.

Les problèmes que pose l’impartition sont nombreux et varient selon les ententes. S’écartant de la suggestion des intervenants (à savoir que chaque problème particulier soit mis en évidence), le projet de note d’orientation essaie, conformément à l’approche fondée sur des principes, de souligner l’importance de repérer et d’évaluer les risques importants associés à une entente d’impartition proposée et la façon dont le fournisseur de services et le courtier membre entendent atténuer ces risques par des procédures et des contrôles appropriés.

Certains intervenants suggèrent que l’OCRCVM précise les fonctions ou les activités qui ne peuvent pas être imparties. D’autres pensent que l’OCRCVM devrait plutôt utiliser une approche fondée sur des principes pour déterminer ces fonctions et activités. Dans la note d’orientation révisée, les seules fonctions et activités interdites sont celles que nos règles ne permettent pas d’impartir. Pour établir clairement que les fonctions et les activités ne pouvant pas être imparties sont celles dont l’impartition est interdite par les règles de l’OCRCVM, nous avons modifié la formulation de la note d’orientation, qui décrit désormais de façon plus précise les activités et les fonctions que nos règles interdisent d’impartir et fait référence à la règle applicable des courtiers membres de l’OCRCVM.

Un certain nombre d’intervenants ont recommandé que les courtiers membres appartenant à une banque soient dispensés de suivre la note d’orientation de l’OCRCVM vu qu’ils sont déjà soumis à la ligne directrice du BSIF, ou encore que la note d’orientation de l’OCRCVM soit reformulée en fonction de cette ligne directrice. D’après nous, ces recommandations ne sont pas pratiques, car :

• il ne serait pas juste d’appliquer une norme aux courtiers membres appartenant à une banque et une autre norme à tous les autres courtiers membres; et
• la ligne directrice du BSIF permet un contrôle diligent simplifié lorsque le fournisseur de services est :
  • un autre groupe de l’institution financière (tous les groupes rendent compte au BSIF dans le cadre des rapports consolidés qui lui sont transmis); ou
  • une autre institution financière réglementée par le BSIF.

Le contrôle diligent simplifié que permet le BSIF pour certaines ententes ne représenterait pas une approche pratique pour l’OCRCVM, car la plupart des institutions nationales dont il est question dans la ligne directrice du BSIF échappent à la surveillance réglementaire de l’OCRCVM; les problèmes seraient donc les mêmes que lorsque des courtiers membres de l’OCRCVM concluent des ententes avec des sociétés affiliées étrangères.

Enfin, un certain nombre d’intervenants estiment qu’il n’est pas nécessaire pour l’OCRCVM de publier une note d’orientation sur l’impartition étant donné que la partie 11 de l’Instruction générale relative au Règlement 31-103 (ligne directrice des ACVM) est suffisante. Comme nous nous sommes conformés, dans l’élaboration de notre note d’orientation, à la ligne directrice des ACVM, nous reconnaissons que certains éléments de notre note d’orientation peuvent faire double emploi. Dans l’ensemble, notre note d’orientation ne fait toutefois pas double emploi avec la ligne directrice des ACVM, car :

• elle indique les fonctions et les activités que les règles de l’OCRCVM interdisent d’impartir; et
• elle fournit une liste détaillée des éléments dont il faut tenir compte dans le contrôle diligent d’une entente d’impartition.

Réponse de l’OCRCVM

La note d’orientation révisée clarifie la nature des activités visées, en adoptant la définition de l’impartition du rapport « Principles on Outsourcing of Financial Services for Market Intermediaries » publié en févier 2005 par le Comité technique de l’Organisation internationale des commissions de valeurs (OICV) sur la réglementation des intermédiaires du marché (sous-comité 3).

Selon la note d’orientation, le courtier membre qui impartit certaines activités ou fonctions continue d’assumer la responsabilité de veiller à ce que ces activités et fonctions soient exécutées convenablement et conformément aux exigences pertinentes de l’OCRCVM. Nous ne voyons donc aucune raison d’exclure le recours à des tiers fournisseurs de services de la liste des arrangements considérés comme de l’impartition, dans la mesure où des employés clés du courtier membre demeurent responsables de l’ensemble de la fonction, l’OCRCVM ayant en effet les mêmes attentes concernant les ententes d’impartition.

Nous avons précisé dans la section 2 de la note d’orientation révisée que celle-ci s’applique aux arrangements entre remisier et courtier chargé de comptes ainsi qu’à d’autres arrangements soumis aux exigences de l’OCRCVM.

Les services de compensation et de règlement fournis par des sociétés de compensation reconnues, notamment la Canadian Derivatives Clearing Corporation (CDCC), les Services de dépôt et de compensation CDS Inc. (CDS), FundSERV Inc. (FundSERV) et ICE Clear Canada Inc. (ICE)2, ne seraient pas considérés comme de l’impartition aux fins de la note d’orientation, car il ne s’agit pas d’activités que la société pourrait accomplir elle-même. Par contre, d’autres services de compensation et de règlement, comme ceux fournis par CANNEX Financial Exchanges Limited, seraient considérés comme de l’impartition, car le recours à ces services est volontaire.

Réponse de l’OCRCVM

Pour répondre aux préoccupations concernant le manque de précision dans la description des activités qui ne peuvent être imparties, l’OCRCVM a revu la note d’orientation pour clarifier chaque activité interdite et renvoyer à la règle à l’origine de chaque interdiction.

Pour ce qui est de préciser si les arrangements selon lesquels une société de gestion de portefeuille a recours à un courtier membre pour la garde des actifs de ses clients seraient considérés comme une impartition interdite du processus d’ouverture de compte, il existe à l’heure actuelle un certain nombre d’arrangements différents à prendre en considération. Il s’agit particulièrement d’arrangements dans lesquels :

• le client a, essentiellement et depuis le début, une relation avec la société de gestion de portefeuille, et le courtier membre ne fournit que des services de garde;
• le client a, essentiellement et depuis le début, une relation avec la société de gestion de portefeuille, mais le courtier membre fournit au client non seulement des services de garde, mais aussi des services de prêt sur marge;
• le client a, essentiellement et depuis le début, une relation avec le courtier membre et ce dernier impartit les services de gestion de portefeuille à une société externe.

Lorsque, dans le deuxième et le troisième cas, le courtier membre et le gestionnaire de portefeuille assument tous deux la responsabilité de l’évaluation des renseignements « Connaître son client », les règles des courtiers membres stipulent que le courtier membre ne peut déléguer ou impartir cette responsabilité au gestionnaire de portefeuille.

Par ailleurs, le projet de note d’orientation ne transmettrait pas au courtier membre la responsabilité de l’évaluation de la convenance lorsqu’une société de gestion de portefeuille utilise un courtier membre comme fournisseur de services, à moins que le courtier membre ne dispense au client des services autres que la garde et la production de relevés connexes. La société de gestion de portefeuille demeure seule responsable de l’évaluation de la convenance, à condition que le courtier membre :

• ne soit pas la principale personne-ressource du client;
• ne recueille pas, pour chaque client, les renseignements « Connaître son client », ni ne les met à jour et les évalue; et
• ne fournit pas au client des services autres que des services de garde (c’est-à-dire ne lui fournit pas directement des services de prêt sur marge ou n’ouvre pas directement pour lui un compte distinct).

Pour ce qui est du traitement des plaintes, le projet de note d’orientation a été revu à la lumière de la règle de l’OCRCVM stipulant que le traitement des plaintes des courtiers membres doit se faire sous la supervision d’un responsable désigné des plaintes du courtier membre. La note d’orientation révisée précise qu’il est permis d’avoir recours à un médiateur, à un avocat externe ou à l’OSBI pour régler une plainte selon les règles des courtiers membres, dans la mesure où un responsable du courtier membre supervise le processus.

Pour ce qui est de clarifier si le recours aux systèmes ou plateformes technologiques d’un tiers est acceptable pour l’ouverture d’un compte ou pour une évaluation de la convenance, la note d’orientation révisée précise que, selon les règles des courtiers membres, le représentant inscrit doit s’assurer, pour chacun de ses clients, que les renseignements « Connaître son client » sont à jour, complets et exacts, et s’assurer également que les portefeuilles sont appropriés. Même si le représentant inscrit peut utiliser la technologie (technologie interne et technologie de tiers) pour s’acquitter de ses obligations concernant les renseignements « Connaître son client » et les évaluations de la convenance, cette technologie ne lui permettrait pas à elle seule de s’acquitter de ces obligations.

Pour ce qui est de la clarification demandée concernant les activités non essentielles qu’il est interdit d’impartir, la liste révisée des activités qui ne peuvent être imparties n’inclut que des activités essentielles vu que les règles de l’OCRCVM n’interdisent d’impartir aucune activité non essentielle.

Réponse de l’OCRCVM

Nous convenons qu’il faudrait accorder aux sociétés le temps de mettre à jour leurs politiques et procédures de contrôle diligent et de revoir leurs ententes existantes pour qu’elles puissent adopter les recommandations ou se pencher sur les considérations de contrôle diligent exprimées dans la note d’orientation. Comme ces recommandations ou considérations ne représentent pas une nouvelle exigence, nous ne voyons toutefois pas la nécessité de maintenir officiellement, pendant un certain temps, les ententes d’impartition actuelles. Pour répondre à cette préoccupation, nous avons plutôt décidé que la note d’orientation prendrait effet 90 jours après sa publication.

Réponse de l’OCRCVM

Non. Conformément aux principes de l’OICV, l’OCRCVM n’a pas l’intention d’obliger les courtiers membres à soumettre les ententes d’impartition à son approbation.

Réponse de l’OCRCVM

La déclaration sur le risque de concentration, dans le projet de note d’orientation, concerne un courtier membre qui confierait un trop grand nombre de ses activités à un même fournisseur de services. Nous avons revu la formulation utilisée dans la note d’orientation et jugeons que la déclaration est maintenant claire et s’appliquerait aux ententes d’impartition avec des sociétés affiliées. Pour clarifier encore davantage la notion de risque de concentration auprès d’un fournisseur, nous avons examiné ce risque dans la section 5 de la note d’orientation et l’avons défini dans l’Annexe B.

Bien que de nombreux aspects du risque de préjudice au client soient inclus indirectement dans les autres types de risque indiqués à l’annexe « Risques clés liés à l’impartition », nous convenons qu’il est très important de considérer ce risque et l’avons ajouté à la liste des risques clés dont il faut tenir compte.

Réponse de l’OCRCVM

Nous remercions les intervenants d’avoir signalé cette incohérence. Nous avons révisé la note d’orientation pour préciser que l’activité peut être impartie étant donné qu’aucune règle de l’OCRCVM n’interdit cette impartition.