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Système de suivi et de rapport de la formation continue (FC) (SSRFC) – Foire aux questions (FAQ)
Les Règles 1.2, 1.2.6 et 900 des Règles visant les courtiers en épargne collective (Règles CEC) (les Règles 1.2 et 1.2.6 et le Principe directeur no 9 de l’ACFM, respectivement, avant le 1er janvier 2023), collectivement les « obligations de FC », établissent les obligations en matière de formation continue (FC) des courtiers en épargne collective (CEC) membres et des personnes autorisées. La présente Foire aux questions a pour objet de faciliter la compréhension de l’utilisation et du fonctionnement du SSRFC, dont l’utilisation est obligatoire dans le cadre des obligations de FC. La présente Foire aux questions sera mise à jour selon les besoins.
D’autres lignes directrices sur le SSRFC se trouvent à la page Formation continue et dans le SSRFC même. Veuillez consulter la page Formation continue pour connaître toutes les obligations de FC et obtenir d’autres lignes directrices.
La présente Foire aux questions commence par des questions générales qui sont applicables à tous, suivies des questions posées par type d’intervenant (membre, participant et prestataire de cours).
Questions générales
Le SSRFC est un système en ligne qui a été établi pour l’administration des obligations et du programme de FC. Les membres et les participants doivent utiliser le SSRFC pour respecter les exigences de déclaration du programme de FC.
Un courriel d’intégration est envoyé aux participants à partir de l’adresse [email protected] à l’adresse de courriel principale que le courtier membre du participant nous a fournie.
Connectez-vous au SSRFC et utilisez la fonction « Mot de passe oublié ».
Ouvrez une session dans le SSRFC et utilisez la fonction « Nom d’utilisateur oublié ». Vous pouvez également communiquer avec votre courtier membre.
Un mot de passe incorrect a probablement été saisi trop souvent. Veuillez envoyer un courriel à [email protected], pour réactiver le compte.
Oui. Les membres et les prestataires peuvent transmettre une feuille de calcul appropriée pour l’importation de données groupées au moyen de Sharefile. Pour de plus amples renseignements sur cette feuille de calcul, les activités de FC, les présences ou les congés des participants, veuillez envoyer un courriel à [email protected].
En général, le téléchargement des données dans le SSRFC est fait dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables.
Cela signifie que la présence à l’activité a déjà été saisie. Vous devriez voir une autre entrée de présence à cette même activité avec la mention « valide ».
Diverses raisons expliquent cette situation :
- la date de participation à l’activité de FC que vous avez indiquée se situe en dehors de la période d’accréditation de cette activité ou du cycle de FC;
- vous avez mené l’activité de FC avant de commencer à travailler comme personne inscrite;
- vous avez déjà obtenu le nombre maximal de crédits dans la catégorie concernée.
Veuillez examiner la fiche de présence afin de vérifier si l’un des motifs ci-dessus s’applique. Il se peut qu’une erreur ait été commise lors de la saisie dans la fiche de présence.
Questions concernant les membres
Oui. Pour ajouter un compte d’utilisateur Administrateur membre, veuillez soumettre le formulaire Demande concernant de nouveaux administrateurs membres (PDF).
Pour mettre à jour ou supprimer un compte d’utilisateur Administrateur membre existant, veuillez envoyer votre demande à [email protected]. La demande peut être faite par le chef de la conformité, la personne désignée responsable ou un autre représentant du membre qui a été désigné comme « Administrateur utilisateur » dans le formulaire de demande concernant de nouveaux administrateurs membres.
En ce qui concerne les participants qui sont inscrits dans la BDNI, les membres doivent enregistrer l’adresse de courriel de ces personnes dans le SSRFC, qui enverra automatiquement un message d’intégration aux participants. Il incombe au membre de s’assurer que les adresses de courriel des participants sont exactes et à jour.
Quant aux participants qui ne sont pas inscrits dans la BDNI, comme les directeurs de succursale, les directeurs de succursale suppléants et les chefs de la conformité suppléants qui ne sont également pas inscrits comme représentants de courtier, chefs de la conformité ou personnes désignées responsables auprès d’un membre, le membre devra nous fournir leurs coordonnées. Pour ce faire, veuillez envoyer un courriel à [email protected]. Veuillez également noter que la participation de ces personnes au programme de FC demeure la même tant qu’un membre ne nous avise pas d’un changement.
Pour tout autre renseignement sur la manière d’ajouter l’adresse de courriel d’un participant dans le SSRFC, veuillez consulter le SSRFC – Guide d’utilisation de l’administrateur membre.
Les membres peuvent en tout temps saisir manuellement l’adresse de courriel principale de leurs participants dans le SSRFC avec la fonction « Ajouter et modifier l’adresse de courriel d’un participant ». Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur la façon d’ajouter l’adresse de courriel d’un participant dans le SSRFC, veuillez consulter le SSRFC – Guide d’utilisation de l’administrateur membre.
En ce qui concerne un nombre élevé de soumissions d’adresses de courriel, les membres peuvent envoyer une feuille de calcul standard pour l’importation d’adresses de courriel groupées. Pour d’autres précisions à ce sujet, veuillez envoyer un courriel à [email protected].
La base de données des participants du SSRFC est actualisée quotidiennement par un flux de données provenant de la Base de données nationale d’inscription (« BDNI ») pendant la nuit. Par conséquent, toute modification de l’inscription d’un participant dans la BDNI sera automatiquement apportée dans la base de données du SSRFC le jour suivant.
Non, le numéro d’identifiant ACFM d’un participant est différent du numéro BDNI. Le numéro d’identifiant ACFM du participant est un identifiant unique destiné au SSRFC. Ce numéro est aussi le nom d’utilisateur que le participant saisit pour se connecter au SSRFC.
Sous l’onglet « Participants », faites une recherche avec le nom de la personne dans le champ « Relevé détaillé FC ». En cliquant sur « Trouver », mais en ne choisissant aucun critère, la liste de tous les participants du membre s’affichera. Cette liste peut être exportée.
Dans le tableau de bord du membre, la section « Information sur le statut de la conformité » permet aux membres de visualiser et d’exporter un rapport d’étape sur tous leurs participants. Une version plus détaillée peut être extraite et exportée sous l’onglet « Participants » avec la fonction de recherche « Relevé détaillé FC ».
Oui. Toutefois, le membre sera désormais la seule personne qui pourra déclarer la présence ou la participation de ses participants aux activités de FC. Les membres peuvent aussi nous demander de cesser de permettre à leurs participants de soumettre leur présence en nous envoyant une demande à cet effet à [email protected].
Si l’erreur concerne un élément négligeable de l’activité de FC (par exemple, le nom, la description, la visibilité dans le SSRFC), vous pouvez utiliser le formulaire de modification d’une activité de FC pour effectuer les changements. Toutefois, si l’erreur concerne des éléments importants de l’activité (p. ex., le nombre de crédits ou la catégorie de crédit), veuillez communiquer avec nous à [email protected].
Vous pouvez effectuer ce changement à l’aide du formulaire de modification d’une activité de FC pour déclarer les changements importants qui ont été apportés à l’activité et télécharger le nouveau certificat d’accréditation. Veuillez noter que vous devrez télécharger un nouveau certificat d’accréditation uniquement pour les activités de FC non accréditées par le membre. À noter également que les changements importants apportés à l’activité de FC auront une incidence sur le numéro d’identification de l’activité et que, par conséquent, l’attestation de réussite des participants devra être mise à jour.
Le membre peut choisir une option ou l’autre.
Le membre peut soumettre plusieurs rapports de réduction du nombre de crédits à l’égard d’un participant. Par exemple, il peut soumettre un rapport tous les 3 mois jusqu’au retour du participant.
Si la durée du congé est plus longue que celle déjà déclarée, le membre peut simplement soumettre un autre rapport de réduction du nombre de crédits pour la durée supplémentaire. Si la durée du congé est plus courte que celle déjà déclarée, veuillez envoyer un courriel à [email protected].
Questions concernant les participants
Allez sur le site du SSRFC et utilisez la fonction « Mot de passe oublié ».
Connectez-vous au SSRFC et utilisez la fonction « Nom d’utilisateur oublié ». Vous pouvez également vous adresser à votre courtier membre.
Un mot de passe incorrect a probablement été saisi trop souvent. Veuillez envoyer un courriel à [email protected] pour réactiver le compte.
Si vous n’avez pas reçu d’identifiants de connexion au SSRFC, c’est peut-être pour l’une des raisons suivantes :
- votre courtier membre n’a pas inscrit votre adresse de courriel principale, qui est requise pour l’intégration des participants. Veuillez vous adresser à l’équipe chargée de la formation continue de votre membre pour confirmer que cela a été fait. Il peut s’écouler jusqu’à 24 heures après la saisie de l’adresse de courriel principale avant que le SSRFC ne transmette un courriel d’intégration;
- le courriel d’intégration peut se trouver dans votre dossier de courriels indésirables. Il provient de l’adresse [email protected].
Si vous avez confirmé que votre adresse de courriel principale a été saisie par votre membre actuel et que vous ne trouvez pas le courriel d’intégration dans votre boîte de réception (y compris dans le dossier de pourriels ou de courriels indésirables), veuillez envoyer un courriel à [email protected].
Les prestataires de cours ont la responsabilité d’ajouter les activités de FC dans le SSRFC. Si l’activité de FC ne figure pas dans ce catalogue, vous pouvez communiquer avec le prestataire pour savoir s’il compte ajouter l’activité.
Les participants peuvent uniquement déclarer leur présence à des activités de FC qui ont été entrées dans le catalogue de cours du SSRFC par les membres ou les prestataires.
Certains membres ont choisi de désactiver la fonction qui permet à leurs participants de saisir leur présence dans le SSRFC, car ils font cette tâche en leur nom. Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez communiquer avec le siège social ou l’équipe chargée de la formation continue de votre membre.
Lorsqu’une déclaration est valide, les participants peuvent voir la mise à jour sur la page du relevé FC le jour ouvrable suivant. Pour vérifier si une déclaration est valide, allez à la section « Activités réalisées » de l’onglet « Détails FC ».
Oui. Toute présence inexacte doit être signalée à l’équipe chargée de la formation continue de votre membre. Les membres peuvent supprimer les fiches de présence, mais pas les corriger. Après qu’une fiche de présence a été supprimée, la présence à une activité de FC peut être saisie avec les données exactes.
Les membres ont 30 jours après qu’un participant a terminé une activité de FC pour déclarer sa présence aux activités de FC qu’ils ont offertes. Si cela n’a pas été fait, veuillez vous adresser à l’équipe chargée de la formation continue ou au service de la conformité de votre ancien courtier membre pour faire déclarer cette activité. Vous pouvez nous écrire à [email protected] si vous n’arrivez pas à joindre votre ancien membre.
Non, les présences doivent être saisies dans le SSRFC. Bien que les présences puissent être admissibles dans le cadre des deux programmes, les fiches de présence ne peuvent pas être transférées entre le SSRFC et d’autres plateformes.
Le sommaire de FC du SSRFC indique seulement le nombre maximal de crédits qu’un participant peut obtenir dans chaque catégorie de crédit au cours d’un cycle. Veuillez noter que les participants peuvent reporter au cycle suivant un maximum de cinq crédits excédentaires en matière de perfectionnement professionnel. Les crédits reportés seront automatiquement indiqués dans le SSRFC lors du cycle de FC suivant.
Vous n’avez peut-être pas obtenu vos deux crédits obligatoires en matière de conformité. Pour satisfaire à ces exigences, cliquez sur le lien d’inscription aux activités de FC dans le menu des mesures à prendre de votre compte SSRFC afin d’accéder aux crédits en matière de conformité.
Les exigences relatives aux crédits de formation en conduite des affaires sont divisées en deux catégories : les crédits liés à la déontologie et les crédits non liés à la déontologie. Les participants qui doivent satisfaire à toutes les exigences (c.-à-d. huit crédits de formation en conduite des affaires) sont tenus d’obtenir entre un et deux crédits (maximum) de formation en conduite des affaires liés à la déontologie. Les crédits restants doivent être des crédits non liés à la déontologie. Le sommaire de FC dans le SSRFC indique uniquement le nombre maximal de crédits qu’un participant peut obtenir au cours d’un cycle dans chaque catégorie, et le nombre maximal de crédits de formation en conduite des affaires liés à la déontologie est de deux. En ce qui concerne les participants qui doivent obtenir moins de huit crédits de formation en conduite des affaires (p. ex., les personnes qui étaient en congé autorisé ou qui se sont inscrites au milieu du cycle), ils ne sont pas tenus d’obtenir un nombre minimal de crédits de formation en conduite des affaires liés à la déontologie, mais ils ne peuvent tout de même pas obtenir plus de deux crédits de formation en conduite des affaires liés à la déontologie.
Questions concernant les prestataires de cours (non membres)
Pour accéder au SSRFC, les prestataires doivent remplir le formulaire Demande concernant un prestataire d’activités de FC (PDF) affiché sur la page Formation continue et l’envoyer par courriel à [email protected].
Non, il incombe aux prestataires d’ajouter leurs activités de FC dans le SSRFC.
La mise à jour des activités de FC dans le SSRFC exige un délai de traitement de 24 heures.
Le prestataire doit s’assurer que l’activité de FC peut être vue par tous les participants lorsqu’elle est affichée dans le SSRFC. Pour modifier la visibilité d’une activité de FC, utilisez la fonction « Modifier une activité » dans le SSRFC.
Si l’erreur concerne un élément négligeable de l’activité de FC (par exemple, le nom, la description, la visibilité dans le SSRFC), vous pouvez utiliser le formulaire de modification d’une activité de FC pour effectuer les changements. Toutefois, si l’erreur concerne des éléments importants de l’activité (p. ex., le nombre de crédits ou la catégorie de crédit), veuillez communiquer avec nous à [email protected].
Vous pouvez effectuer ce changement à l’aide du formulaire de modification d’une activité de FC pour déclarer les changements importants qui ont été apportés à l’activité et télécharger le nouveau certificat d’accréditation. Veuillez noter que les changements importants apportés à l’activité de FC auront une incidence sur le numéro d’identification de l’activité et que, par conséquent, l’attestation de réussite des participants devra être mise à jour. Des changements importants entraîneront également des frais de 150 $, plus le montant des taxes.