Alerte :
Protection des renseignements personnels
Code de protection des renseignements personnels de l’Organisme canadien de réglementation des investissements (OCRI)
L’OCRI s’est engagé à préserver les principes d’intégrité, de diligence et de responsabilité qui ont trait à la confidentialité des renseignements personnels dont il dispose. L’OCRI respecte la confidentialité des renseignements personnels et s’engage à les protéger. Pour remplir cet engagement, il observe toutes les lois applicables à la protection des renseignements personnels.
Le présent Code sur la vie privée (ou la présente politique) décrit des principes et des pratiques que l’OCRI suit en vue de protéger les renseignements personnels dont il a la garde ou le contrôle aux fins de l’exécution de ses fonctions réglementaires. Cela comprend, sans s’y restreindre, les renseignements personnels des clients, mandataires, administrateurs, dirigeants, associés ou autres, actuels ou anciens, recueillis par des parties relevant de la compétence de l’OCRI (personnes réglementées). Le présent code ne s’applique pas aux renseignements personnels des employés de l’OCRI, lesquels sont couverts séparément par le Code de conduite des employés de l’OCRI.
Renseignements personnels
Renseignements sur une personne identifiable, ce qui comprend les renseignements tels que l’âge, l’adresse du domicile, les numéros de téléphone et d’assurance sociale, l’état matrimonial, la religion, le revenu, les renseignements d’ordre médical, la formation et les antécédents professionnels. Cela ne comprend pas les coordonnées au travail, telles que le titre du poste ou de la personne, ni l’adresse, ni les numéros de téléphone et de télécopieur au travail. En vertu de certaines lois sur la protection des renseignements personnels, cette expression ne comprend pas les renseignements sur les produits du travail, tels que les renseignements préparés ou recueillis par une personne dans l’exercice de son travail ou de ses responsabilités professionnelles, ni les renseignements sur la façon dont une personne exerce ces responsabilités.
Responsabilité
L’avocate générale de l’OCRI est la responsable de la protection des renseignements personnels, chargée de veiller à ce que l’OCRI observe le présent code et toutes les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. On peut joindre la responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected] ou au 1 877 442-4322.
Utilisation réglementaire des renseignements
L’OCRI recueille, utilise, conserve et communique des renseignements personnels afin d’exercer ses fonctions réglementaires, y compris les fonctions d’inscription, la surveillance, les enquêtes et l’application des règles de l’OCRI, des Règles universelles d’intégrité du marché (RUIM) et des politiques liées à celles-ci ainsi que de plusieurs exigences, lois sur les valeurs mobilières et règlements propres aux marchés. L’OCRI exerce plusieurs activités comportant la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication de renseignements personnels, notamment la surveillance de la négociation et des activités qui y sont liées, la conduite d’inspections de la conformité des ventes et de la conformité des finances de même que d’autres audits réglementaires, les enquêtes sur les contraventions possibles aux règles et aux lois, la compilation et la tenue à jour de bases de données réglementaires, la conduite de procédures disciplinaires, et la production de rapports destinés aux autorités en valeurs mobilières.
Communication des renseignements
Dans certaines situations, l’OCRI peut communiquer des renseignements personnels, qu’ils aient été obtenus de personnes réglementées ou d’autres personnes, à d’autres organisations, notamment à des autorités en valeurs mobilières, à des marchés réglementés, à d’autres organismes d’autoréglementation, à des organismes d’application de la loi et à des autorités en valeurs mobilières étrangères. Des renseignements personnels peuvent être transmis, stockés ou traités dans une province ou un pays autre que le territoire où vous êtes situé. Le cas échéant, ces renseignements sont assujettis aux lois de la province ou du pays en question. L’OCRI prend des mesures pour protéger vos renseignements personnels à l’aide de clauses contractuelles appropriées ou d’autres mesures de protection applicables.
Consentement
Il se peut que les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels permettent la collecte, l’utilisation, la conservation ou la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne, ou leur collecte auprès d’une autre source que cette personne. Lorsque les lois pertinentes exigent le consentement, l’OCRI obtient ce consentement.
Certains des renseignements personnels que l’OCRI recueille, utilise, conserve et communique lui sont transmis par des personnes réglementées et d’autres personnes assujetties aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. En vertu de ces lois, les personnes réglementées et les autres personnes visées doivent obtenir les consentements appropriés lorsque cela est exigé. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l’Avis réglementaire conjoint sur la législation fédérale et provinciale en matière de protection des renseignements personnels (RM0256) publié le 3 décembre 2003 et affiché sur le site Web de l’OCRI à https://www.ocri.ca/.
Collecte limitée
L’OCRI déploie des efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels qu’il recueille se limitent aux renseignements nécessaires à leur utilisation prévue.
Utilisation, communication et conservation limitées
L’OCRI n’utilise pas ni ne communique de renseignements personnels à des fins qui sont incompatibles avec ses objectifs réglementaires, à moins que la loi ne l’exige. L’OCRI ne vend pas de renseignements personnels à d’autres parties. Il conserve les renseignements personnels aussi longtemps qu’il le faut à des fins réglementaires ou que la loi l’exige.
Mesures de protection
L’OCRI a mis en place des procédures et des pratiques convenant raisonnablement au caractère délicat des renseignements personnels qu’il recueille, utilise, conserve et communique. Ces procédures et pratiques visent à protéger les renseignements personnels contre leur perte, leur vol, leur accès non autorisé et les risques similaires. L’OCRI révise et met à jour ses politiques et contrôles à une fréquence raisonnable pour assurer la sécurité continue des renseignements personnels.
Transparence
Pour plus de renseignements sur les politiques et les procédures de l’OCRI qui ont trait à la protection des renseignements personnels, pour formuler une plainte au sujet de l’observation par l’OCRI de son Code de protection des renseignements personnels et de toute loi applicable en matière de protection des renseignements personnels, ou pour entreprendre une procédure par laquelle vous pourrez accéder à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels à l’aide des coordonnées indiquées plus haut.