Le présent guide a pour objectif d’assurer la transparence du processus disciplinaire. Il a pour but d’aider les courtiers membres, leurs personnes autorisées et leurs employés à comprendre le fonctionnement du processus disciplinaire. Il ne vise pas à créer des droits, des obligations ou des exigences procéduraux ou fondamentaux et ne peut être invoqué à cet effet.
Bien que la Mise en application s’efforce d’être cohérente, les circonstances particulières d’une enquête ou d’une procédure envisagée peuvent exiger l’adoption de pratiques différentes de celles exposées dans le présent guide.
Rôle de la Mise en application
Les mesures disciplinaires visent à être équitables, efficaces et rapides. La Mise en application est chargée d’enquêter sur les courtiers membres et leurs personnes autorisées et d’intenter des poursuites contre eux.
Pour que les mesures disciplinaires soient efficaces, les organismes de réglementation et d’autres organismes doivent collaborer entre eux et coordonner leurs efforts. Lorsque la Mise en application détecte des violations potentielles des lois provinciales sur les valeurs mobilières, il transmet le dossier à l’autorité canadienne en valeurs mobilières (ACVM) compétente. Dans certaines circonstances, nous collaborons avec des membres des ACVM à des questions d’intérêt commun. Nous transférons également des dossiers à d’autres autorités ou organismes de réglementation canadiens ou étrangers et, dans le cas d’une activité criminelle potentielle, aux autorités policières.
Diverses sources peuvent être à l’origine d’un dossier disciplinaire, notamment les constatations découlant des inspections, les déclarations réglementaires (COMSET ou METS), les plaintes de clients, les renseignements relatifs aux dénonciations, les dossiers transmis par d’autres organismes de réglementation ou d’autres services de réglementation de l’organisme d’autoréglementation. Dans tous les cas, la surveillance des courtiers membres et la gestion des plaintes (le cas échéant) font l’objet d’un examen.
Procédures disciplinaires
Le personnel de la mise en application mène des enquêtes et prend des mesures disciplinaires concernant les infractions aux politiques et procédures internes, y compris un code de conduite exhaustif, qui traite entre autres de la gestion des conflits d’intérêts potentiels et réels.
À l’ouverture d’un dossier, le personnel de la mise en application obtient des renseignements et effectue une première évaluation. La sélection des dossiers repose sur une approche fondée sur le risque, qui tient compte du fait que la Mise en application ne peut pas mener des enquêtes et prendre des mesures disciplinaires pour chaque contravention à la réglementation qui a été soulevée ou qui a été portée à son attention. Les dossiers sont soumis à des procédures rigoureuses d’évaluation de dossier et de prise de décisions, fondées sur le caractère suffisant des éléments de preuve recueillis, la gravité de la conduite détectée et une analyse des règles applicables et de la jurisprudence pertinente. Les dossiers sont évalués tout au long du processus afin que les ressources réglementaires soient utilisées de façon efficace et efficiente et que l’enquête ou la procédure disciplinaire envisagée soit dans l’intérêt public. Le cas échéant, un dossier peut être acheminé vers d’autres organismes de réglementation ou d’application de la loi.
Les enquêtes et les procédures relatives aux courtiers membres inscrits à titre de courtiers en placement et à leurs personnes autorisées sont menées conformément à la série 8000 des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées.
Les enquêtes et les procédures relatives aux courtiers membres inscrits à titre de courtiers en épargne collective et à leurs personnes autorisées sont menées conformément aux Règles visant les courtiers en épargne collective et aux Règles de procédure.1
Enquêtes
Le personnel de la mise en application recueille régulièrement des renseignements et présente des demandes de renseignements aux courtiers membres et aux personnes autorisées pour l’aider à mener des enquêtes.
Le personnel de la mise en application mène des entrevues avec les personnes faisant l’objet de l’enquête et d’autres personnes, y compris les plaignants et le personnel de surveillance du courtier membre. Le personnel de la mise en application examine et évalue les renseignements et les documents obtenus pour déterminer si des infractions ont été commises, évaluer la gravité des contraventions et relever les facteurs aggravants et atténuants qui pourraient avoir une incidence sur la recommandation d’entamer des procédures disciplinaires.
Avis et demandes de renseignements
Le personnel de la mise en application informe la personne visée que sa conduite fait l’objet d’une enquête et, lorsqu’une personne autorisée est concernée, il en informe également le courtier membre (le cas échéant, le courtier membre actuel et l’ancien employeur en sont tous les deux informés).
Les délais de réponse aux demandes de renseignements ou d’entrevue et la détermination de la façon dont l’entrevue devrait être menée (principalement par vidéoconférence et généralement sous serment) sont à la discrétion du personnel de la mise en application.
Dans certaines provinces, la législation en valeurs mobilières confère au personnel de la mise en application le pouvoir de contraindre des sociétés et des personnes qui ne relèvent pas de notre compétence à produire des documents et des renseignements pertinents pour une enquête.
Si l’objet d’une demande de documents ou de renseignements fait valoir un privilège juridique, des renseignements sur le type et la portée du privilège doivent être fournis pour permettre au personnel de la mise en application d’évaluer la demande.
Entrevues
Les courtiers membres et les personnes autorisées peuvent consulter un avocat en cours d’enquête et ont le droit d’être représentés par un avocat lors des entrevues.
Les entrevues peuvent avoir lieu sous serment et sont enregistrées. La durée des entrevues varie en fonction de la complexité du dossier et de la quantité de renseignements pertinents que la personne visée possède. Afin de protéger la confidentialité et l’intégrité des enquêtes, les personnes qui assistent aux entrevues ne sont pas autorisées à enregistrer l’entrevue et son contenu, y compris les questions posées et les réponses données au cours de l’entrevue, qui ne devraient faire l’objet de discussions avec personne d’autre que leur avocat, sauf si le personnel donne son consentement.
Au cours des entrevues, le personnel de la mise en application présente des documents à la personne visée et l’interroge sur ces derniers. À sa discrétion, il permet à la personne d’accéder sur demande à une partie ou à l’ensemble des pièces avant l’entrevue afin que celle-ci puisse se préparer. Le personnel de la mise en application conserve le pouvoir discrétionnaire de poser des questions au sujet des documents qui n’ont pas été fournis au préalable.
Le personnel de la mise en application peut demander à la personne de s’engager à produire des documents précis, à présenter des demandes de renseignements, à examiner des dossiers ou à fournir des renseignements supplémentaires pertinents ayant trait aux questions faisant l’objet de l’enquête après l’entrevue.
Dans des circonstances exceptionnelles, si le personnel de la mise en application estime que des éléments de preuve pertinents pour les questions faisant l’objet de l’enquête risquent d’être dissimulés ou détruits ou si des demandes de renseignements ne reçoivent pas de réponse, il peut entrer dans les bureaux du courtier membre avec ou sans préavis. Dans de tels cas, le personnel de la mise en application prend des mesures pour s’assurer que les renseignements importants pertinents pour l’enquête sont en lieu sûr et que des protocoles sont mis en œuvre pour garantir le respect des privilèges juridiques.
Coopération
Le manquement d’un courtier membre ou d’une personne autorisée à son obligation de répondre à une demande de renseignements à une demande d’entrevue ou d’engagement peut constituer un manquement à l’obligation de coopérer à une enquête et peut mener à une procédure disciplinaire. Le manquement à l’obligation de coopérer peut entraîner des sanctions importantes, notamment une amende et l’interdiction de mener des activités liées aux valeurs mobilières.
Dans les cas où un courtier membre ou une personne autorisée coopère de façon proactive et exceptionnelle avec le personnel de la mise en application, par exemple en déclarant de son propre chef une faute ou en fournissant des éléments de preuve qui étaient peu susceptibles d’être découverts autrement, le personnel de la mise en application reconnaît cette coopération et la considère comme un facteur atténuant à prendre en considération au moment de déterminer les sanctions appropriées dans le cas où des procédures disciplinaires sont recommandées.
Évaluations de la surveillance
Dans le cadre de chaque enquête, le personnel de la mise en application évalue le caractère adéquat de la surveillance d’un courtier membre. Il évalue si les courtiers membres et leur personnel de surveillance ont été raisonnablement compétents et diligents. Lorsque les circonstances le justifient, le personnel de la mise en application peut engager des procédures relatives aux questions de conformité et de surveillance contre une personne autorisée et le courtier membre. Si un courtier membre reçoit des plaintes, le personnel de la mise en application vérifie si le courtier membre les a traitées conformément aux règles et aux obligations réglementaires pertinentes.
Conclusion de l’enquête
À la conclusion d’une enquête, le personnel de la mise en application peut prendre l’une ou l’autre des mesures suivantes :
- fermer le dossier sans suite;
- fermer le dossier avec une mise en garde;
- recommander une procédure disciplinaire.
Procédures disciplinaires
En règle générale, le personnel de la mise en application informe le courtier membre ou la personne autorisée avant d’entamer la procédure. Le courtier membre ou la personne autorisée est informé des allégations et des faits pertinents et, à la discrétion du personnel de la mise en application, on lui fournit les éléments de preuve clés à l’appui des allégations. Le personnel de la mise en application donne au courtier membre ou à la personne autorisée l’occasion de fournir tout renseignement qui pourrait être pertinent pour orienter la décision de la Mise en application d’entamer des procédures.
Règlement
On invite les courtiers membres et les personnes autorisées faisant l’objet d’une enquête à entreprendre le plus tôt possible des négociations en vue d’un règlement, avant qu’une recommandation d’entamer une procédure ne soit formulée. Le personnel de la mise en application rencontre le courtier membre ou la personne autorisée faisant l’objet de l’enquête et son avocat et peut accepter, à sa discrétion, de transmettre les renseignements relatifs à l’enquête pour parvenir à un règlement.
Le personnel de la mise en application et le courtier membre ou la personne autorisée peuvent convenir de régler une procédure envisagée avant qu’elle ne commence. Toutes les négociations en vue d’un règlement sont confidentielles et se déroulent sous toutes réserves.
Si un règlement peut être conclu, le personnel de la mise en application et le courtier membre ou la personne autorisée conviennent de la contravention à la réglementation applicable, des faits et des conclusions pertinents ainsi que des sanctions et des frais dans une entente de règlement écrite qui doit être approuvée par une formation d’instruction avant de prendre effet. Si tel est le cas, l’entente de règlement et les motifs pour lesquels la formation d’instruction a accepté le règlement sont rendus publics au moyen d’un communiqué.
Commencement des procédures
Si aucun règlement n’est conclu, le personnel de la mise en application entame une procédure conformément aux règles applicables.
La Mise en application doit communiquer sans délai au public et aux médias des renseignements détaillés sur la procédure disciplinaire entamée et le résultat de chaque procédure, y compris les motifs, au moyen d’un communiqué. Sous réserve de quelques exceptions, les procédures sont ouvertes au public et aux médias.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le déroulement des procédures, consultez le Guide des audiences.
- 1Les courtiers en épargne collective au Québec bénéficient d’une période de transition afin d’intégrer leurs activités au Québec sous le régime de l’OCRI. Les exigences réglementaires de l’OCRI, à l’exception des règles nécessaires à son bon fonctionnement, ne s’appliquent pas aux activités des courtiers en épargne collective au Québec durant cette période. L’Autorité des marchés financiers (AMF) et la Chambre de la sécurité financière (CSF) continueront d’effectuer des enquêtes et de prendre des mesures disciplinaires, selon leur compétence respective, à l’égard des activités exercées au Québec par les courtiers en épargne collective et leurs personnes physiques inscrites. L’AMF, l’OCRI et la CSF coopéreront pour maintenir des échanges réguliers et efficaces, et coordonneront leurs efforts et mesures d’application des dispositions législatives et réglementaires.