La présente Note d’orientation a les objectifs suivants :

• résumer les exigences et lignes directrices actuelles concernant la conclusion et le maintien d’ententes d’impartition;
• cerner les activités commerciales des courtiers membres qui peuvent être imparties et celles qui ne le peuvent pas;
• énoncer les attentes de l’OCRCVM concernant les procédures convenables de contrôle diligent qui doivent être suivies par les courtiers membres de l’OCRCVM avant l’impartition d’une activité commerciale;
• énoncer le projet de l’OCRCVM de proposer des règles concernant l’impartition.

Des renseignements généraux et contextuels sont également fournis sur l’élaboration, par des entités réglementées, de principes réglementaires régissant les ententes d’impartition et sur les lignes directrices pertinentes du secteur financier qui ont été publiées sur le sujet.

La notion de l’impartition n’est pas nouvelle dans le secteur des valeurs mobilières. Les Règles des courtiers membres de l’OCRCVM énoncent les exigences visant de nombreuses ententes d’impartition courantes conclues par les courtiers membres, notamment :

• les ententes de partage de services administratifs avec une institution financière canadienne membre du même groupe,
• les arrangements entre remisiers et courtiers chargés de comptes,
• les ententes de garde de titres,
• les ententes de gestion externe des portefeuilles.

Cependant, à mesure que les sociétés font face à des pressions concurrentielles accrues les poussant à contrôler et à comprimer les coûts, on observe une tendance correspondante à impartir davantage de fonctions, d’activités et de processus opérationnels à des tiers fournisseurs de services au moyen d’ententes que les Règles des courtiers membres de l’OCRCVM n’abordent pas suffisamment.

Au cours des dernières années, il y a eu une évolution des ententes d’impartition mises en œuvre entre des courtiers membres et des entités réglementées ou non réglementées qui peuvent être ou ne pas être membres du même groupe et qui peuvent être étrangères ou canadiennes. Par exemple, les employés d’une banque canadienne qui est propriétaire d’un courtier membre exécutent certaines fonctions administratives liées à l’exploitation pour le compte du courtier membre et la banque mère facture au courtier membre les services rendus aux termes d’une entente de service. Des ententes semblables existent pour les sociétés mères inscrites auprès de la FINRA des États-Unis dont les filiales sont des courtiers membres. Ces fonctions comprennent les services de soutien comptable et administratif qui ne sont pas visés par la Règle 35, Arrangements entre un remisier et un courtier chargé de comptes.

Les courtiers membres qui opèrent la compensation eux-mêmes s’intéressent de plus en plus à la possibilité d’impartir à des tiers fournisseurs de services non réglementés au Canada et à l’étranger la gestion courante des livres et registres, y compris le rapprochement de soldes de comptes bancaires, des positions dont ils ont la garde, des revenus de dividendes ou d’intérêts reçus et des restructurations de titres. En l’absence de mesures de protection convenables, cette tendance sectorielle pourrait accroître les risques pour la protection des épargnants et la réputation du marché, les risques de crédit et les risques systémiques.

Nous rappelons aux courtiers membres qu’ils ont l’obligation de donner à l’OCRCVM un préavis des modifications importantes apportées à leur modèle d’entreprise, y compris les activités prévues à l’Avis sur les règles 10‑0060 de l’OCRCVM – Déclaration des modifications de modèles d’entreprise de mars 2010. La présente note d’orientation prendra effet le 14 avril 2014.

1. Qu’est-ce que l’impartition?

À l’heure actuelle, le terme « impartition » n’est pas défini dans les Règles de l’OCRCVM. Un rapport préparé en 2005 par l’Organisation internationale des commissions de valeurs (le rapport de l’OICV) donne la définition suivante de l’impartition :

« [TRADUCTION]… l’impartition s’entend du phénomène selon lequel une société réglementée qui impartit ses services conclut un contrat avec un fournisseur de services en vue de l’exécution d’un aspect de ses fonctions réglementées ou non réglementées qui pourraient par ailleurs être réalisées par la société elle-même. Elle vise uniquement les services dont le personnel interne et la direction assuraient ou peuvent assurer la prestation… le fournisseur de services peut être une partie liée dans un groupe de sociétés ou une entité externe non liée. Le fournisseur de services peut lui-même être soit réglementé (que ce soit ou non par le même organisme de réglementation qui a compétence à l’égard de la société qui impartit ses services), soit non réglementé… l’impartition ne viserait pas les contrats d’approvisionnement, même si, tout comme pour ce qui est de l’impartition, les sociétés devraient s’assurer que ce qu’elles achètent convient aux fins prévues. L’approvisionnement s’entend de l’acquisition, auprès d’un vendeur de services, de biens ou d’installations sans qu’il y ait transfert de renseignements sur la clientèle ou de renseignements exclusifs et non publics de la société qui fait l’acquisition »1 .

Le rapport de l’OICV dresse une distinction importante entre les fonctions « essentielles » et « non essentielles » d’une société. Selon le rapport, une fonction essentielle est une fonction :

« [TRADUCTION] essentielle à la viabilité continue d’une entité ainsi qu’au respect des obligations réglementaires qui lui sont imposées envers ses clients ».

Le rapport de l’OICV établit également des principes directeurs que les intermédiaires financiers doivent suivre lorsqu’ils planifient et organisent l’impartition d’activités, de fonctions ou de processus tant essentiels que non essentiels (appelés pour des raisons de simplicité « activités » dans le reste de la présente note d’orientation). Ces principes directeurs figurent à l’annexe A.

Comme l’OCRCVM n’a pas défini le terme « impartition » et qu’il souhaite axer ses efforts en matière de réglementation sur l’impartition des activités « essentielles », les définitions des termes « impartition », « essentiel » et « non essentiel », au sens qui leur est donné dans le reste de la présente note d’orientation, sont les mêmes que celles que contient le rapport de l’OICV.

1. Quelles sont les exigences de la réglementation canadienne concernant l’impartition?

 

Exigences de l’OCRCVM

Comme indiqué précédemment, les Règles des courtiers membres de l’OCRCVM énoncent les exigences visant de nombreuses ententes d’impartition courantes conclues par les courtiers membres. Ces ententes sont les suivantes :

• Ententes de partage de services administratifs avec une institution financière canadienne membre du même groupe [alinéa 1(d) de la Règle 35 des courtiers membres]
  Cette règle permet à une institution financière canadienne membre du même groupe qu’un courtier membre de s’occuper de la compensation et du règlement des opérations, de préparer les livres et registres connexes et d’accomplir les fonctions connexes liées aux opérations au nom du courtier membre, à condition que les actifs du courtier membre et des comptes de clients du courtier membre soient gardés séparément.
• Arrangements entre remisiers et courtiers chargés de comptes [articles 1 à 6 de la Règle 35 des courtiers membres]
  Ces règles permettent à un courtier, appelé « remisier », d’impartir certaines fonctions administratives à un autre courtier, appelé « courtier chargé de comptes ». Elles prévoient quatre types différents d’arrangements avec un remisier/courtier chargé de comptes pouvant être conclus entre deux courtiers membres de l’OCRCVM.2 Pour chaque arrangement permis, les règles énumèrent les diverses activités que le courtier chargé de comptes doit exercer au nom du remisier, ainsi que les activités que le remisier continuera d’exercer lui-même.
  
  Conformément aux autres ententes d’impartition, le remisier continue d’assumer la responsabilité de veiller à ce que les activités soient exécutées convenablement et conformément aux exigences pertinentes de l’OCRCVM, y compris les activités exercées par le courtier chargé de comptes en son nom. De plus, puisque le fournisseur de services d’impartition est un autre courtier membre de l’OCRCVM, il incombe également au courtier chargé de comptes de s’assurer que toutes les activités qu’il a convenu d’exécuter pour le compte du remisier le sont convenablement et conformément aux exigences pertinentes de l’OCRCVM3 .
• Ententes de garde de titres [articles 3, 3A et 3B de la Règle 17 et 1 à 9 de la Règle 2000 des courtiers membres; Formulaire 1, Directives générales et définitions, définition de « lieux agréés de dépôt de titres »; et Formulaire 1, État B, ligne 20]
  Ces règles obligent un courtier membre à établir, maintenir et respecter des politiques et procédures adéquates concernant la détention en dépôt et la protection des actifs des comptes de clients. Lorsqu’il s’acquitte de ces obligations, le courtier membre est autorisé à impartir l’activité de garde de titres à un lieu de dépôt externe, à condition :
  • que le lieu de dépôt externe soit un dépositaire, une chambre de compensation, une institution financière, un courtier ou un organisme de placement collectif dont le capital selon les états financiers se situe ou est supérieur à un certain niveau4 ;
  • l’entente de garde écrite conclue avec le lieu de dépôt externe interdit l’utilisation des titres sans le consentement du courtier membre et précise que les titres doivent « être rapidement livrés au courtier membre à sa demande ».
    
    Lorsqu’un courtier membre recourt à un lieu de dépôt externe, il continue d’assumer la responsabilité de veiller à ce que toutes les activités de garde soient exécutées convenablement et conformément aux exigences pertinentes de l’OCRCVM.
• Ententes de gestion externe des portefeuilles [article 7 de la Règle 1300 des courtiers membres]
  Cette règle permet à un courtier membre d’impartir son pouvoir discrétionnaire à l’égard d’une partie ou de la totalité de ses comptes gérés à un gestionnaire de portefeuille externe, à condition :
  • que le gestionnaire de portefeuille externe soit dûment inscrit pour fournir des services de gestion de portefeuille discrétionnaires;
  • que le gestionnaire de portefeuille externe soit assujetti à des lois ou des règlements concernant les conflits d'intérêts équivalents aux exigences de l’OCRCVM ou plus sévères que celles-ci.
    
    Aux termes de ces ententes, le courtier membre de l’OCRCVM continue d’assumer la responsabilité de veiller à ce que toutes les activités liées aux comptes gérés soient exécutées convenablement et conformément aux exigences pertinentes de l’OCRCVM.

Hormis les règles en vigueur qui régissent ces ententes particulières, il n’existe pas de règles de l’OCRCVM qui renvoient directement aux ententes d’impartition.

Exigences des ACVM

Lorsque le Règlement 31-103 (la Norme canadienne 31-103 ailleurs qu’au Québec) a été mis en œuvre en septembre 2009, la partie 11 de son Instruction générale instaurait des principes généraux concernant l’établissement et le maintien de systèmes de contrôle interne chez les personnes inscrites. L’Instruction mentionne expressément la nécessité d’adopter des pratiques commerciales prudentes et de procéder à un contrôle diligent dans le cadre de l’évaluation de la décision d’impartir (l’Instruction emploie le verbe « externaliser ») ou non.

Les indications de l’Instruction générale précisent que la société inscrite a la responsabilité de toutes les fonctions imparties. En outre, les fonctions imparties doivent être énoncées dans un contrat écrit ayant force exécutoire conclu entre l’impartiteur et le fournisseur de services et énonçant les attentes de chacune des parties à l’entente d’impartition. Les indications exigent également que la société inscrite effectue un contrôle diligent des tiers fournisseurs de services éventuels, y compris des membres du même groupe qu’elle. Ce contrôle diligent consiste notamment à évaluer leur réputation, leur stabilité financière, leurs contrôles internes pertinents et leur capacité globale à fournir les services impartis.

Selon les indications, la société inscrite doit :

• vérifier que les tiers fournisseurs de services ont des mesures adéquates de protection de la confidentialité de l’information et, s’il y a lieu, des capacités de reprise après sinistre adéquates;
• examiner continuellement la qualité des services impartis;
• élaborer et mettre à l’essai un plan de continuité des activités pour réduire les perturbations pour ses activités et ses clients dans l’éventualité où les tiers fournisseurs de services n’exécuteraient pas leur mandat d’une manière satisfaisante;
• tenir compte des autres prescriptions légales applicables, comme celle de la législation sur la protection de la vie privée, lorsqu’elle conclut des ententes d’impartition.

Enfin, selon les indications, la société inscrite, son autorité de réglementation et ses auditeurs devraient bénéficier du même accès au produit du travail du tiers fournisseur de services que si les activités étaient exercées par la société elle-même. La société devrait veiller à ce que cet accès soit fourni et prévoir une clause à ce sujet dans le contrat conclu avec le fournisseur de services.

1. Qui est responsable du respect des dispositions des règles de l’OCRCVM et de la législation en valeurs mobilières qui ont trait aux activités imparties?

Un courtier membre qui impartit des activités à un fournisseur de services d’impartition continue d’assumer la responsabilité de veiller à ce que ces activités soient exécutées conformément aux exigences établies dans les règles de l’OCRCVM et la législation en valeurs mobilières applicables, que le fournisseur de services d’impartition soit lui-même un courtier membre ou non. Afin de s’acquitter de cette responsabilité, les courtiers membres doivent, à tout le moins, soumettre les activités exécutées en leur nom par le fournisseur de services d’impartition à une surveillance semblable à celle qui serait requise s’ils exécutaient eux-mêmes ces activités.

1. Activités d’un courtier en placement qui ne peuvent pas être imparties

Comme les règles de l’OCRCVM ne mentionnent pas expressément l’impartition, les seules règles de l’OCRCVM qui interdisent effectivement l’impartition de certaines activités sont celles qui exigent que certaines fonctions ou activités soient exécutées par des personnes autorisées déterminées. Plus précisément, selon l’article 1 de la Règle 1 des courtiers membres :

« personne autorisée » désigne, à l'égard d'un courtier membre, une personne qui est un associé, un administrateur, un dirigeant, un employé ou un mandataire du courtier membre et qui est autorisée par la Société ou par un autre organisme canadien d'autoréglementation à remplir toute fonction prescrite par les Règles.

Étant donné qu’hormis les associés, les administrateurs et certains dirigeants, une personne autorisée d’un courtier membre doit être une personne qui est un employé ou un mandataire du courtier membre, toutes les règles de l’OCRCVM qui exigent qu’une certaine personne autorisée exécute une certaine activité ou fonction interdisent effectivement l’impartition de cette activité ou fonction. Du fait de cette restriction (quant aux personnes qui peuvent être des personnes autorisées), les règles de l’OCRCVM interdisent effectivement l’impartition de la plupart des activités destinées à la clientèle du courtier membre (qui seraient toutes considérées comme des activités « essentielles »), notamment :

• l’évaluation par un représentant inscrit des renseignements recueillis auprès du client en vue de s’assurer que ces renseignements sont à jour, complets et exacts et que l’obligation de connaître son client est respectée [article 3 de la Règle 39, alinéa 1(a) de la Règle 1300, introduction et partie II de la Règle 2500 et partie II de la Règle 2700 des courtiers membres];

• la réalisation d’évaluations de la convenance par un représentant inscrit [article 3 de la Règle 39, alinéas 1(p) à 1(s) de la Règle 1300 et introduction de la Règle 2500 des courtiers membres];
• la surveillance du traitement des plaintes des clients par le responsable des plaintes [section 3 de la Règle 2500B des courtiers membres];
• diverses exigences en matière de conformité et de surveillance relatives aux activités destinées à la clientèle qui doivent être exécutées par des personnes autorisées du courtier membre [notamment l’article 7 de la Règle 29, les articles 3 et 5 de la Règle 30, la Règle 38, l’article 4 de la Règle 39, les articles 2, 4 et 15 de la Règle 1300, l’article 2 de la Règle 1800, l’article 2 de la Règle 1900, la Règle 2600, la Règle 3400 et l’article 6 de la Règle 3500 des courtiers membres].

L’interdiction générale de l’impartition des activités destinées à la clientèle comporte une exception : l’impartition de la prise de décisions de placement dans le cas de comptes gérés. Comme indiqué précédemment, l’article 7 de la Règle 1300 des courtiers membres autorise expressément l’impartition de la prise de ces décisions de placement à un gestionnaire de portefeuille externe engagé par le courtier membre.

1. En ce qui concerne les activités d’un courtier en placements qui peuvent être imparties, quelles activités l’OCRCVM considère-t-il comme les plus importantes?

Les activités d’un courtier en placements qui peuvent être imparties en vertu des règles de l’OCRCVM n’ont pas toutes la même importance ou le même impact. Certaines ont peu d’importance par rapport aux opérations globales du courtier ou ont un caractère plus routinier ou administratif que d’autres. Ces activités font donc courir moins de risques au courtier membre et à ses clients. En plus de se concentrer sur les ententes d’impartition importantes, l’OCRCVM appuie la méthode préconisée dans le rapport de l’OICV (qui consiste à établir une distinction entre l’impartition des activités « essentielles » et celle des activités « non essentielles ») et entend axer ses ressources en matière de réglementation sur l’examen des ententes d’impartition importantes touchant les activités essentielles. À cette fin, l’OCRCVM a réalisé une analyse générale des activités des courtiers membres et les a classées :

• ou bien comme activités « essentielles »;
• ou bien comme activités « non essentielles ».

Activités essentielles

Les activités essentielles d’un courtier membre qui peuvent être imparties sont notamment les suivantes :

• certaines activités que les règles de l’OCRCVM n’obligent pas à faire exécuter par un employé ou un mandataire du courtier membre et ayant trait aux processus suivants du courtier membre :
  • le processus d’ouverture de compte,
  • le processus d’évaluation de la convenance,
  • le processus de traitement des plaintes des clients;
• la prise de décisions de placement dans le cas de comptes gérés (mentionnée précédemment à la section 2);
• l’exercice de certaines activités d’exploitation liées aux comptes de clients, par exemple la compensation et le règlement d’opérations de clients;
• l’administration de prêts sur marge et d’autres prêts consentis à des clients;
• la préparation des relevés de compte de clients;
• la préparation des rapports financiers réglementaires;
• la préparation de rapports non financiers réglementaires;
• l’exercice d’activités de dépôt liées à l’inscription et de maintien des bases de données;
• l’exercice d’activités de trésorerie;
• l’exercice d’activités de financement d’entreprise;
• la préparation de rapports de recherche et de bulletins marketing;
• l’exercice d’activités de commercialisation;
• le recours à des services professionnels externes se rapportant aux activités commerciales du courtier membre, par exemple des services de comptabilité et d’audit interne;
• la gestion et l’entretien des systèmes d’information du courtier membre.

Lorsque l’une de ces activités doit être impartie, et notamment lorsqu’elle est impartie à un autre courtier membre, conformément aux indications de l’Instruction générale relative au Règlement 31-103 :

• l’OCRCVM s’attend à ce que le courtier membre détermine en bonne et due forme si le fournisseur de services d’impartition convient au départ et continue de convenir par la suite à l’activité qui lui sera impartie (voir la section 6 du présent avis pour de plus amples renseignements);
• le courtier membre qui a imparti des activités précises continue d’assumer la responsabilité de veiller à ce que celles-ci soient exécutées convenablement et conformément aux exigences pertinentes de l’OCRCVM.

Activités non essentielles

Certaines activités non essentielles du courtier membre peuvent être imparties selon les Règles des courtiers membres de l’OCRCVM qui s’appliquent. Il s’agit d’activités qui ne donneraient pas lieu à une préoccupation d’ordre réglementaire si elles faisaient l’objet d’une impartition, notamment des suivantes :

• les activités de gestion des services de bureau;

• l’obtention de services d’expertise-conseil externes;
• les activités de gestion des ressources humaines.

Tout comme dans le cas de l’impartition des activités essentielles, l’OCRCVM s’attend à ce que le courtier membre détermine en bonne et due forme si le fournisseur de services d’impartition convient au départ et continue de convenir par la suite à l’activité qui lui sera impartie (voir la section 6 du présent avis pour de plus amples renseignements).

1. Que faut-il évaluer pour décider d’impartir ou non une activité?

Comme précisé à la section 2, certaines Règles des courtiers membres de l’OCRCVM énoncent des exigences détaillées à l’égard d’ententes d’impartition données mais n’énoncent pas d’exigences générales qu’il faut respecter lorsqu’on envisage de conclure ou non une entente d’impartition. En revanche, les attentes des ACVM énoncées à la partie 11 de l’Instruction générale relative au Règlement 31-103 fixent des principes généraux concernant l’établissement et le maintien de systèmes de contrôle interne chez les personnes inscrites. L’Instruction mentionne expressément la nécessité d’adopter des pratiques commerciales prudentes et de procéder à un contrôle diligent dans le cadre de l’évaluation de la décision d’impartir ou non.

Afin de répondre à ces attentes des ACVM, nous recommandons aux courtiers membres d’adopter des politiques et des procédures de contrôle diligent relatives aux ententes d’impartition. Afin que leur évaluation des ententes d’impartition particulières proposées soit plus efficiente, il serait acceptable pour les courtiers membres d’adopter des politiques et des procédures qui tiennent compte du fait que l’étendue du contrôle diligent effectué peut être proportionnelle à l’importance des fonctions et des activités dont l’impartition est proposée et au risque lié à celles-ci. Les courtiers membres sont invités à prendre en compte et, s’il y a lieu, à adopter les principes suivants dans le cadre de leurs politiques et procédures de contrôle diligent :

• Le courtier membre doit disposer d’une politique globale d’impartition qui encadre la réalisation du contrôle diligent qui sous-tendra les décisions sur la pertinence et le moyen d’impartition en bonne et due forme de certaines activités.
• Dans le cadre de la politique globale d’impartition, le courtier membre doit déterminer au départ s’il possède l’expertise interne nécessaire pour réaliser le contrôle diligent et, dans la négative, il doit rechercher et obtenir cette expertise auprès de tiers.
• Le courtier membre ne doit jamais conclure une entente d’impartition :
  • qui diminue sa capacité de s’acquitter de ses obligations envers ses clients et les autorités de réglementation;
  • qui entrave une supervision efficace de la part des autorités de réglementation;
  • qui concentre indûment ses activités imparties chez un ou quelques fournisseurs de services d’impartition;
  • qui permet au fournisseur de services d’impartition d’impartir lui-même une partie ou la totalité des activités imparties à un tiers à l’insu du courtier membre ou sans conserver la responsabilité de l’exécution des activités imparties.
• Le courtier membre doit aviser l’OCRCVM de toute nouvelle entente d’impartition qui vise des activités essentielles du courtier membre et qu’il a conclue, conformément à l’Avis sur les règles 10‑0060 de l’OCRCVM, Déclaration des modifications de modèles d’entreprise.
• Le courtier membre qui a imparti une ou plusieurs activités doit :
  • conclure des contrats d’impartition écrits qui décrivent clairement tous les aspects importants de l’entente d’impartition, y compris les droits, responsabilités et attentes des parties;
  • conserver une liste centralisée, ainsi que des exemplaires des ententes connexes, des fournisseurs de services d’impartition à qui des activités essentielles du courtier membre ont été imparties;
  • établir et mettre en œuvre un programme complet de gestion des risques d’impartition qui sert à surveiller les risques associés :
    • aux activités imparties;
    • à la relation d’impartition intervenue avec le fournisseur de services.
  • Les risques associés à la relation d’impartition que le courtier membre doit gérer comprennent les suivants :
    • le risque de préjudice pour le client, soit le risque que le fournisseur de services d’impartition néglige de protéger adéquatement les actifs des comptes de clients et les registres connexes et d’assurer un accès en temps utile à ces derniers;
    • le risque lié à la réputation, soit le risque qu’un piètre service fourni par le fournisseur de services touche la réputation du courtier membre;
    • le risque lié à la conformité, soit le risque que le fournisseur de services ne respecte pas les exigences ou obligations réglementaires ou autres qui s’appliquent au courtier membre;
    • le risque lié à la stratégie de sortie, soit le risque que le courtier membre ne puisse pas reprendre l’exécution des activités imparties ou conclure en temps opportun un contrat avec un autre fournisseur de services, parce qu’il dépend trop du fournisseur de services et qu’il dispose d’un personnel sans compétences pertinentes;
    • le risque lié à l’accès aux données, soit le risque que le courtier membre n’ait pas accès en temps opportun aux données, aux registres ou aux actifs;
    • le risque lié à la concentration pour le courtier membre, soit le risque que le courtier membre dépende de manière considérable des services offerts par le fournisseur de services d’impartition en raison du nombre ou de l’importance des activités qui ont été imparties à ce fournisseur.
  • Se reporter à l’annexe B pour une liste plus détaillée des risques clés associés à l’impartition et des préoccupations principales associées à ces risques;
    • soumettre les ententes d’impartition à un examen afin de s’assurer que les activités imparties visées par chaque entente sont exécutées conformément aux niveaux de service prévus dans l’entente sans faire courir de risque excessif au courtier membre;
    • déterminer le moment et la périodicité des examens des ententes d’impartition en établissant et maintenant un calendrier d’examen fondé sur les risques;
    • dans la mesure du possible, obtenir, et fournir à l’OCRCVM, un rapport sur le caractère adéquat des contrôles internes pour chaque entente d’impartition se rapportant à une activité essentielle du courtier membre (par exemple les rapports spéciaux préparés régulièrement par les auditeurs externes pour les fournisseurs de services d’impartition5 );
    • inclure dans le cadre de sa planification de la continuité des activités des plans qui prévoient le scénario où un ou plusieurs des principaux fournisseurs de services d’impartition subissent une perturbation des activités.

1. Les ententes d’impartition visant les membres du même groupe sont‑elles assujetties à la présente note d’orientation?

Les lignes directrices énoncées dans le présent avis visent les ententes d’impartition tant avec que sans lien de dépendance. De plus, dans le cas des ententes d’impartition avec lien de dépendance, comme celles faisant intervenir des membres du même groupe, les courtiers membres doivent tenir compte du risque lié à l’accès aux données découlant du fait que les parties sont membres du même groupe. Plus précisément, les courtiers membres doivent veiller à ce que l’entente d’impartition conclue avec un membre de leur groupe prévoie des procédures visant à limiter l’accès aux données, aux registres et aux actifs du courtier membre et des comptes de clients du courtier membre dont les employés du membre du groupe et les employés cumulant des postes chez le courtier membre et chez un membre du même groupe peuvent bénéficier, de même que le contrôle qu’ils peuvent exercer sur ces données, registres et actifs.

En l’absence de telles procédures, les employés agissant dans l’intérêt de leur employeur qui est membre du même groupe pourraient apporter des modifications importantes aux données et aux registres du courtier membre ou déplacer les actifs du courtier membre et des comptes de clients du courtier membre sans tenir compte de l’intérêt du courtier membre et de ses clients ou sans agir au mieux de celui-ci

Annexe

Annexe A – Extraits du rapport intitulé « Principles on Outsourcing of Financial Services for Market Intermediaries » publié par le Comité sur la réglementation des intermédiaires de marché du Comité technique de l’Organisation internationale des commissions de valeurs (OICV) (sous-comité permanent 3) en février 2005

Annexe B – Risques clés liés à l’impartition

• 1Source : Principles on Outsourcing of Financial Services for Market Intermediaries [en anglais seulement], section 1 – Comité technique de l’Organisation internationale des commissions de valeurs (OICV), février 2005.
• 2Ces règles prévoient un cinquième type d’arrangement avec un remisier/courtier chargé de comptes pouvant être conclu entre un courtier membre de l’OCRCVM et un courtier étranger membre du même groupe. Ce type d’arrangement ne peut être conclu qu’à condition de respecter certaines dispositions des règles et d’être approuvé par le conseil de section compétent.
• 3Pour chacun des quatre types d’arrangements avec un remisier/courtier chargé de comptes, la Règle 35 des courtiers membres exige que le courtier chargé de comptes traite les clients dont les comptes lui ont été transmis de la même manière que ses propres clients afin de veiller à exécuter les fonctions imparties conformément à toutes les règles applicables de l’OCRCVM.
• 4Les exigences en matière de capital selon les états financiers que le lieu de dépôt doit respecter et les modalités minimales de l’entente de garde sont fixées dans la définition du terme « lieux agréés de dépôt de titres » figurant dans les Directives générales et définitions du Formulaire 1 des courtiers membres de l’OCRCVM.
• 5Les rapports tels que celui produit en vertu du chapitre 5970 du Manuel de l’ICCA (remplacé par la NCMC 3416) ou du SAS 70 (remplacé par le SSAE 16) fournissent l’assurance que le système de contrôles internes du fournisseur de services est adéquat et peut réduire ou éliminer la nécessité pour le courtier membre d’effectuer sa propre évaluation du système de contrôles internes du fournisseur de services dans le cadre de son contrôle diligent d’une entente d’impartition proposée.