Mandat du comité des nominations

Introduction et objet

Le comité des nominations (le comité) est un comité permanent dont les membres sont nommés par le conseil d’administration (le conseil) de l’OCRI et qui relève du conseil d’administration. Le mandat du comité est le suivant :

  1. nommer des membres représentant le public et des membres représentant le secteur (actifs et à la retraite) aux comités d’instruction de section de l’OCRI et, s’il y a lieu, destituer des membres des comités d’instruction de section;
  2. surveiller les processus de l’OCRI qui se rapportent à ces nominations et à ces destitutions;
  3. exercer les autres fonctions que le conseil lui délègue ou lui attribue.

Membres

  1. Le comité est composé d’au moins sept administrateurs (pourvu qu’il ait toujours un nombre impair de membres), comprenant systématiquement : a) le président en exercice du comité de gouvernance; b) trois autres membres du comité de gouvernance en exercice; c) deux administrateurs non indépendants (au sens des Règlements de l’OCRI); et d) le président de l’OCRI. Dans la mesure du possible, la composition du comité doit témoigner de la diversité régionale des parties prenantes de l’OCRI.
  2. En tout temps, la majorité des membres du comité, dont le président du comité (le président du comité), sont des administrateurs indépendants, au sens des Règlements de l’OCRI (les Règlements).
  3. Les membres du comité, dont le président du comité, sont nommés par le conseil pour une durée d’un an, suivant la recommandation du comité de gouvernance.
  4. Le conseil peut destituer de ses fonctions ou remplacer en tout temps n’importe quel membre du comité (sous réserve des exigences prévues ci-dessus aux paragraphes 1 à 3 de la présente section), et tout membre du comité cesse automatiquement d’en être membre lorsqu’il cesse d’être administrateur.

Réunions et présentation de rapports au conseil

  1. Le comité tient au moins une réunion par année et se réunit aussi souvent qu’il le juge nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités. Les réunions du comité peuvent être convoquées par le président du comité ou par une majorité de ses membres.
  2. Les réunions sont présidées par le président du comité, qui est chargé de diriger le comité et de présenter des rapports au conseil. Si le président du comité est absent lors d’une réunion du comité, l’un des membres présents comptant parmi les administrateurs indépendants est désigné par le comité pour présider la réunion.
  3. Le président et les membres du comité peuvent inviter des personnes à assister à l’ensemble ou à une partie de leurs réunions; il s’agit normalement de membres de la haute direction chargés de l’administration des audiences, et d’autres dirigeants ou employés administratifs, selon les besoins. Le président du conseil d’administration (le président du conseil) peut assister et prendre la parole à toutes les réunions du comité, qu’il soit membre du comité ou non. Les réunions peuvent inclure une séance à huis clos à laquelle seuls les membres du comité sont présents.
  4. Le quorum est constitué d’une majorité des membres du comité. Toute mesure prise par une majorité des membres présents à une réunion où le quorum est atteint est considérée comme une mesure prise par le comité.
  5. Le comité doit tenir des procès-verbaux écrits de ses réunions, qui seront classés avec ceux des réunions du conseil.
  6. Une résolution écrite et signée par tous les membres du comité ayant le droit de voter à l’égard de cette résolution à une réunion du comité a la même valeur que si elle avait été adoptée à une réunion du comité.
  7. Le comité fait rapport au conseil périodiquement à propos de ses activités et de ses recommandations et doit lui présenter une fois par année un compte rendu des activités générales qu’il a exercées conformément au présent mandat.
  8. Chaque année, le comité procède à une évaluation de son propre rendement et en présente les résultats au conseil.
  9. Toutes les questions traitées par le comité sont jugées confidentielles, sous réserve de la présentation d’un rapport au conseil ou sauf si le sujet l’exige autrement.
  10. Pour s’acquitter de ses responsabilités, le comité peut demander au besoin de l’aide et des conseils à des ressources internes et à des consultants ou professionnels externes, aux frais de l’OCRI. S’il obtient de l’aide et des conseils de consultants ou de professionnels externes, le comité en informera le comité de gouvernance.

Responsabilités particulières

Les responsabilités particulières du comité comprennent les suivantes :

  1. Superviser les processus de choix et de proposition de personnes qualifiées en vue de leur mise en candidature et de leur nomination en tant que membres représentant le secteur et membres représentant le public pour chacun des comités d’instruction de section (à partir desquels sont désignés les formations d’instruction ou les jurys d’audience) en tenant compte des Règlements, des Règles et des décisions de reconnaissance de l’OCRI (dont les définitions respectives sont données dans les Règlements).
  2. En tenant compte de la taille, de la composition, de la charge de travail prévue et des besoins du comité d’instruction de section concerné et en prenant tout particulièrement en considération la qualification, les restrictions et les autres éléments se rapportant aux candidats dont est proposée la nomination à titre de membres d’un comité d’instruction de section, qui peuvent être énoncés dans les Règles de l’OCRI :
    1. recevoir et étudier les recommandations du personnel de l’OCRI en ce qui concerne la nomination (ou le renouvellement du mandat) de personnes qualifiées aux comités d’instruction de section pertinents, selon les besoins;
    2. nommer les membres (ou renouveler le mandat des membres) des comités d’instruction de section pertinents, selon les besoins;

    3. parmi les membres de chaque comité d’instruction de section désignés de temps à autre, désigner un « membre représentant le public » (au sens des Règles de l’OCRI) à titre de président du comité en question,

      dans chaque cas, pour un mandat prévu par les Règlements et les Règles de l’OCRI, et par ailleurs aux termes et sous réserve de ces Règlements et de ces Règles.

  3. Superviser le processus d’évaluation du rendement et du maintien de l’éligibilité et de la qualification de chaque membre d’un comité d’instruction de section, y compris les processus et procédures de destitution d’un membre d’un comité d’instruction de section avant la fin de son mandat.
  4. En tenant compte des résultats des évaluations susmentionnées, et en prenant tout particulièrement en considération la qualification, les restrictions, les motifs de destitution et les autres éléments relatifs aux différents membres des comités d’instruction de section, qui peuvent être énoncés dans les Règles de l’OCRI :
    1. recevoir et étudier les recommandations du personnel de l’OCRI quant à la destitution de tout membre d’un comité d’instruction de section avant la fin de son mandat à ce titre;

    2. trancher et destituer de leurs fonctions des membres d’un comité d’instruction de section avant l’expiration de leur mandat à ce titre,

      dans chaque cas, aux termes et sous réserve des Règlements et des Règles de l’OCRI.

  5. Mener ou superviser des enquêtes, selon le cas, sur toute question qui est portée à son attention et qui s’inscrit dans le cadre de ses fonctions.
  6. Examiner au moins une fois par an la pertinence du présent mandat et proposer au conseil toute modification jugée utile aux fins d’approbation.