Avis de changement dans l’entreprise

Renseignements généraux

Le courtier membre doit aviser l’OCRI par écrit de certains changements dans son entreprise comme l’exigent les Règles visant les courtiers en épargne collective (Règles CEC) ou les Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées (Règles CPPC), selon le cas.

Le courtier membre doit seulement soumettre une demande de changement dans l’entreprise s’il compte mettre en œuvre le changement dès l’obtention de l’autorisation de l’OCRI ou peu de temps après.

Courtiers membres en épargne collective

La Règle 600 des Règles CEC décrit les événements que le courtier membre en épargne collective doit déclarer à l’OCRI. Les événements à déclarer comprennent, entre autres :

tout changement de dénomination sociale ou de nom commercial du courtier membre;
tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone principal du courtier membre;
tout changement de type d’inscription auprès d’une autorité en valeurs mobilières compétente ou de permis que cette autorité lui a délivré;
tout changement de province ou de territoire où le courtier membre exerce des activités de courtage;
tout changement dans les produits de placement que le courtier membre négocie ou dont il s’occupe;
tout changement d’administrateurs, de chef de la direction, de personne désignée responsable, de chef de la conformité, de chef des finances ou de chef de l’exploitation du courtier membre, ou de personnes dont les fonctions sont équivalentes à celles de ces postes;
toute activité commerciale que le courtier membre exerce ou entend exercer, sauf la vente de produits de placement.

Outre ces exigences en matière de déclaration, le courtier membre en épargne collective est aussi tenu de déclarer d’autres types d’événements, dont :

l’établissement d’un accord entre remisier et courtier chargé de comptes;
tout changement du niveau de courtier auquel il est classé (par exemple, un passage du niveau 2 au niveau 3).

Courtier membre en placement

L’article 2246 des Règles CPPC exige que le courtier membre en placement avise l’OCRI par écrit avant d’apporter un changement important à ses activités commerciales. Veuillez vous reporter à la Note d’orientation GN-2200-21-001 pour obtenir de l’information complémentaire sur l’objet de cette obligation de déclaration et sur ce qui constitue un « changement important » dans les activités commerciales d’un courtier membre.

Processus de déclaration d’un changement dans l’entreprise

Le courtier membre qui souhaite apporter un changement important dans ses activités commerciales doit fournir à l’OCRI des renseignements exhaustifs et précis concernant la demande de changement dans l’entreprise, dont les éléments clés définitifs. Cela permet l’efficacité et la continuité du processus d’examen.

Le processus de déclaration d’un changement dans l’entreprise est décrit ci-après. Si vous avez des questions, veuillez écrire à [email protected].

Préparation de l’avis

1. Remplir le formulaire Avis de changement important dans l’entreprise (PDF) et fournir tout document justificatif en pièce jointe.

L’OCRI a conçu le formulaire Avis de changement important dans l’entreprise (PDF) comme outil permettant au courtier membre en placement de lui soumettre une demande de changement dans l’entreprise en bonne et due forme. Pour éviter les retards dans le traitement, remplissez toutes les sections du formulaire. Assurez-vous que les documents justificatifs portent la mention du numéro de la section correspondante de l’Avis de changement important dans l’entreprise.

Vous trouverez ci‑après d’autres outils et listes de vérification conçus pour aider le courtier membre en placement à préparer des documents supplémentaires appuyant son Avis de changement important dans l’entreprise.

Liste de vérification sur la révision des politiques (PDF) : Cet outil aide le courtier membre en placement à évaluer l’incidence du changement proposé sur ses politiques et procédures et à organiser la manière dont les changements touchant ces dernières sont inclus dans son Avis de changement important dans l’entreprise.

Outils et listes de vérification des finances et des opérations : Ces outils aident le courtier membre en placement à préparer les renseignements et les documents requis pour justifier les changements dans les activités touchant à ce qui suit :

Liste des documents supplémentaires à soumettre pour les plateformes de négociation de cryptoactifs (PDF) – Cette nouvelle ressource énumère les documents supplémentaires que les courtiers membres de l’OCRI doivent soumettre lorsqu’ils demandent l’autorisation d’ajouter une plateforme de négociation de cryptoactifs.

L’Avis de changement important dans l’entreprise ne s’applique pas au courtier membre en épargne collective. Ce dernier doit plutôt fournir un avis écrit décrivant le détail du changement dans l’entreprise et tout document justificatif pertinent.

Soumission de l’avis

2. Soumettre l’avis et les documents justificatifs à l’OCRI.

Soumettre l’avis requis (c’est‑à‑dire l’Avis de changement important dans l’entreprise) et tout document justificatif à [email protected]. Autrement, le courtier membre peut écrire à [email protected] pour demander un lien ShareFile. L’avis soumis par le courtier membre doit contenir suffisamment de renseignements et de documents pour que l’OCRI puisse entreprendre un examen satisfaisant du changement proposé. Les demandes incomplètes ou celles comportant des lacunes majeures ne seront pas examinées.

Une fois que le personnel de l’OCRI aura déterminé que les documents soumis sont complets, l’OCRI fournira au courtier membre une confirmation écrite que son avis sera examiné.

3. Mettre à jour les renseignements concernant l’inscription de la société auprès des autorités en valeurs mobilières des provinces ou territoires visés.

Selon le type de changement dans l’entreprise, il est possible qu’un courtier membre doive aussi mettre à jour les renseignements relatifs à l’inscription de son entreprise auprès des autorités en valeurs mobilières dont il relève parmi les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM). Le site Web de chaque province ou territoire contient des renseignements sur la façon de mettre à jour les renseignements concernant l’inscription de la société auprès des ACVM. Veuillez consulter la section Liens vers les sites Web des autorités en valeurs mobilières plus bas.

Pendant l’examen de votre avis

4. Répondre aux demandes du personnel de l’OCRI pendant le processus d’examen.

L’exhaustivité de la déclaration du membre et la rapidité avec laquelle ce dernier répond aux demandes de renseignements du personnel de l’OCRI ont une incidence directe sur le délai de traitement du changement proposé. Cependant, un changement dans l’entreprise qui comporte un modèle complexe ou qui exige une dispense des règles sur les valeurs mobilières nécessitera un délai d’examen accru. Le membre doit s’attendre à collaborer étroitement avec le personnel de l’OCRI au cours de l’examen afin de clarifier certains renseignements et possiblement de régler certaines questions, ce qui contribuera au bon déroulement du processus.

Le personnel de l’OCRI fixera des échéances que le courtier membre devra respecter pour lui fournir des documents additionnels ou des réponses. Il est attendu du courtier membre qu’il lui soumette des renseignements aussi exhaustifs et précis que possible dans les délais impartis pour assurer le bon déroulement de l’examen. S’il ne peut pas respecter une échéance, le courtier membre peut demander une prolongation du délai par écrit. Dans le cas d’une demande de changement important dans les activités commerciales, l’OCRI s’engage à y répondre dans un délai de 20 jours ouvrables, dans la mesure où la demande soumise par le courtier membre contient des renseignements exhaustifs et précis.

Il convient de noter que pendant le processus d’examen, il pourrait aussi être demandé au courtier membre de déposer des documents sur les personnes inscrites dans la Base de données nationale d’inscription (BDNI) conformément au Règlement 33-109.

Conclusion de l’examen de l’OCRI

5. Attendre la confirmation que l’OCRI a terminé l’examen.

Une fois que le personnel de l’OCRI aura terminé son examen de la demande de changement dans l’entreprise du courtier membre, l’OCRI informera ce dernier par écrit que l’examen est terminé et : a) soit confirmera l’autorisation ou la non-opposition à l’égard de la demande de changement dans l’entreprise, b) soit indiquera que le changement dans l’entreprise ne peut être réalisé si le personnel de l’OCRI détermine que les obligations du courtier membre à l’égard de ses clients ne peuvent être satisfaites ou que le courtier membre ne respectera pas le règlement et les règles de l’OCRI advenant la réalisation du changement demandé dans l’entreprise.

Ressources supplémentaires

Liens vers les sites Web des autorités en valeurs mobilières

Liens utiles

Avis de changement important dans l’entreprise (PDF)