Transmission de documents durant une grève des postes ou un lock-out

Il se pourrait qu’il y ait une grève ou un lock-out interrompant les services postaux à l’échelle du pays dès le 3 novembre 2024. Le cas échéant, les courtiers membres doivent prendre des mesures pour s’assurer que les exigences de transmission de documents énoncées dans les Règles de l’OCRI et les autres exigences applicables continuent d’être respectées, quel que soit le mode de transmission des documents.

Nous encourageons les courtiers membres à vérifier la manière dont leurs obligations en matière de transmission de documents peuvent être remplies par voie électronique en vertu de l’Instruction générale 11-201 relative à la transmission électronique de documents (l’Instruction générale 11-201), et à consulter au besoin les territoires membres des ACVM pour connaître les exigences qui pourraient s’appliquer localement.

Nous rappelons aux courtiers membres qu’ils doivent se conformer aux Règlements et aux Règles de l’OCRI, aux lois sur les valeurs mobilières applicables ainsi qu’aux autres lois et règlements qui s’appliquent à leurs activités, en vertu de l’article 1406 des Règles CPPC et de la Règle 1.1.2 des Règles CEC.

Recommandations de l’OCRI

Advenant une grève des postes ou un lock-out, nous vous recommandons de prendre les mesures suivantes :

1. Avisez vos clients qu’il pourrait y avoir un délai dans la transmission des documents qui leur sont expédiés par la poste, et prenez d’autres dispositions avec eux s’ils ont besoin de ces documents de façon urgente.
2. Offrez à vos clients la possibilité de recevoir leurs avis d’exécution et relevés de compte par un autre moyen, par exemple par courriel1 ou par télécopieur. Pour les clients qui n’ont pas accès à de tels services, envisagez de recourir, si possible, à un service de messagerie2 pour une livraison en main propre au client ou une livraison à la succursale où celui-ci pourra aller cueillir ses documents.
3. Veuillez rappeler à vos personnes autorisées qu’elles doivent confirmer l’exécution des opérations et effectuer les appels de fonds ou de marge par téléphone. Veuillez aussi fournir à vos personnes autorisées des suggestions sur la manière dont leurs clients peuvent obtenir des documents, effectuer des paiements ou livrer des titres.
4. Plusieurs documents doivent être transmis conformément aux exigences des lois sur les valeurs mobilières applicables ou aux Règles de l’OCRI. Vous devez prendre d’autres dispositions pour faire parvenir ces documents aux clients.
5. La transmission électronique est le mode de transmission le plus efficace des documents destinés à l’OCRI advenant une grève des postes; cependant, vous pouvez aussi recourir à un service de messagerie plutôt qu’aux services postaux lorsque cela est possible. Lorsque vous envoyez de l’information à l’OCRI, vous devez continuer de respecter les exigences applicables en matière de transmission de documents, y compris en matière de protection des renseignements personnels.

• 1La transmission par courriel comprend l’envoi à l’adresse courriel personnelle du client et les courriels envoyés au client au moyen d’un système de transmission électronique de documents (dont l’OCRI aura été dûment informé de l’existence), à condition que cette pratique soit conforme à la réglementation des valeurs mobilières applicable.
• 2La livraison par messagerie peut se faire par l’entremise d’un service de messagerie privé ou d’une entreprise commerciale telle que FedEx, Purolator ou UPS. Le service de courrier interne peut également constituer un mode de transmission acceptable pour l’envoi de documents à la succursale où le client pourra aller les cueillir.