Le 15 décembre 2011, l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) a publié, dans le cadre d’un appel à commentaires, un projet de note d’orientation sur les rôles de la conformité et de la surveillance (Avis de l’OCRCVM 11-0361).

Le présent résumé répond aux trois lettres de commentaires reçues concernant l’Avis qui a été publié pour consultation le 15 décembre 2011. Nous avons pris note des commentaires reçus et remercions tous ceux qui ont pris la peine de les formuler. Nous avons résumé les commentaires propres à l’Avis et les avons fait suivre de la réponse du personnel de l’OCRCVM à chaque commentaire.

1. Responsabilités du chef de la conformité :

• Deux intervenants étaient préoccupés par la phrase suivante : « Le chef de la conformité a pour mandat de donner au conseil d’administration (ou à l’organe qui en tient lieu) l’assurance raisonnable que toutes les normes et les exigences des lois et des règlements applicables ont été respectées ». Ils ont signalé qu’à l’article 7 de la Règle 38 des courtiers membres de l’OCRCVM et dans le Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (la Norme canadienne 31‑103 ailleurs qu’au Québec; le Règlement 31-103), la responsabilité du chef de la conformité de faire rapport au conseil d’administration porte sur l’inobservation des Règles des courtiers membres de l’OCRCVM et des lois sur les valeurs mobilières applicables. Les intervenants ont suggéré de modifier la note d’orientation pour l’harmoniser avec les règles mentionnées précédemment. [RBC Dominion valeurs mobilières et TD Waterhouse]

• Un intervenant a demandé que l’OCRCVM modifie la note d’orientation pour permettre que les assurances données par le chef de la conformité ne comprennent pas les questions de lutte contre le blanchiment d’argent dans les cas où la responsabilité à cet égard a été reléguée à un autre groupe de l’entreprise du courtier membre. [TD Waterhouse]

2. Partage des responsabilités entre le chef de la conformité et le chef des finances

• Afin qu’il soit tenu compte du partage des responsabilités entre le chef de la conformité et le chef des finances, un intervenant a demandé que les OAR précisent que les responsabilités du chef de la conformité ne s’étendent pas aux règles financières. [RBC Dominion valeurs mobilières]

• Un intervenant recommande que l’Avis renvoie également aux règles financières de l’OCRCVM ou renvoie les membres à la question numéro 1 des Règles sur le capital et les marges (Couvertures) – Foire aux questions figurant sur le site Web de l’OCRCVM. [RBC Dominion valeurs mobilières]

3. Agents de la conformité :

• L’Avis suggère que l’omission « de déceler une violation aux règles », « de transmettre convenablement la question au palier hiérarchique supérieur et d’assurer le suivi » relève exclusivement de la responsabilité de l’agent de la conformité, et cela préoccupe un intervenant. Ce dernier suggère que l’OCRCVM souligne la responsabilité des surveillants à cet égard et que les surveillants sont en bonne position pour déceler les questions de réglementation et les transmettre au palier hiérarchique supérieur. Il propose d’utiliser un libellé analogue à celui du paragraphe 10.16 des RUIM concernant les Obligations de veiller aux intérêts du client imposées aux administrateurs, dirigeants et employés de participants et de personnes ayant droit d’accès. [TD Waterhouse]
• L’intervenant signale que les agents de la conformité et le conseiller juridique sont classés parmi le personnel non hiérarchisé qui n’a habituellement pas besoin d’une autorisation dans une catégorie de surveillance, ce qui laisse entendre que donner quotidiennement des directives et des orientations ne suffit pas pour attribuer une autorité ou une responsabilité de surveillance à quiconque agit à titre d’avocat général ou d’agent de la conformité. L’intervenant se demande si ce classement est conforme à la partie de la note d’orientation qui attribue la responsabilité aux agents de la conformité s’ils omettent de déceler une violation aux règles ou de transmettre une question au palier hiérarchique supérieur et d’assurer le suivi. [TD Waterhouse]
• Un intervenant aimerait comprendre les circonstances où l’OCRCVM serait autorisé à exercer sa compétence contre des personnes physiques non inscrites, comme un agent de la conformité (sauf le chef de la conformité) ou un délégué non inscrit d’un surveillant, et aimerait que l’OCRCVM précise ces circonstances. [RBC Dominion valeurs mobilières]

• Un intervenant aimerait avoir des précisions sur les circonstances où l’OCRCVM peut intenter une procédure de mise en application contre certaines personnes physiques, notamment les administrateurs, les membres de la direction, la PDR, le chef de la conformité, le chef des finances, les surveillants et les « agents de la conformité ou toute autre personne à qui incombent des responsabilités de surveillance ou de conformité ». [RBC Dominion valeurs mobilières]

• Un intervenant demande à l’OCRCVM de préciser les cas ciblés lorsque l’Avis traite des situations où l’agent de la conformité et le surveillant est une seule et même personne. [TD Waterhouse]

• Un intervenant suggère de mieux formuler l’énoncé suivant, à la page 8 de la note d’orientation : « elles manquent aux obligations de surveillance qui leur ont été expressément déléguées lorsqu’elles ont pris en charge un pouvoir de surveillance à l’égard d’activités ou de situations commerciales précises. » [TD Waterhouse]