(actualisé à 4 March 2013)
Le présent avis vise à rappeler aux membres qui détiennent des titres de clients et d’autres produits de placement à titre de personne interposée leur obligation de rapprocher leurs registres de position avec les informations de tiers au moins une fois par mois. Le présent avis s’applique aux membres de niveau 4 qui détiennent des actifs de clients à titre de personne interposée, y compris lorsqu’ils détiennent de tels actifs en leur qualité de mandataire du fiduciaire et à tous les membres qui détiennent des titres et autres produits de placement qui sont inclus dans le capital à la ligne 3 de l’État A du Formulaire 1 de l’ACFM.
Exigences de l’ACFM
L’Énoncé de principe 4 relatif au contrôle interne de l'ACFM, intitulé « Liquidités et titres », prévoit que le membre doit produire un rapport provenant de son système de négociation sur les titres de clients appartenant à des clients, mais immatriculés au nom du membre ou détenus par celui-ci, et qui doivent être gardés en dépôt fiduciaire, et ensuite effectuer un rapprochement avec les informations de tiers pour recenser les insuffisances. Si les documents de tiers ne sont pas obtenus ou si les rapprochements de positions sur titres de clients ne sont pas effectués chaque mois, le membre doit prendre une provision sur son capital réglementaire égale à 100 % de la valeur au cours du marché de ces titres ou autres produits de placement détenus au nom de clients plus le taux de marge applicable aux titres, conformément aux Notes et directives de l'État B, ligne 14, du Formulaire 1 de l’ACFM.
De plus, les membres doivent faire un rapprochement de leurs propres placements tous les mois avec les documents de tiers. Si ce rapprochement n’est pas fait chaque mois, le membre devra faire une provision sur son capital réglementaire correspondant au cours du marché des actifs.
Incidences sur le capital si les informations de tiers ne sont pas fournies
Nous comprenons que certains émetteurs de certificats de placement garanti (les « CPG ») ou de titres d’organismes de placement collectif ne fournissent pas actuellement de relevés mensuels aux membres de l’ACFM. L’impossibilité pour le membre d’obtenir des informations de tiers sur une base mensuelle ne le libère pas de l’obligation d’effectuer chaque mois le rapprochement des actifs qu’il détient à titre de personne interposée. De plus, le rapprochement de positions sur titres de clients du membre ou de ses propres avoirs en placements selon ses registres avec un avis d’exécution n’est pas considéré comme un rapprochement approprié qui respecte les exigences de l’Énoncé de principe 4 relatif au contrôle interne et les incidences sur le capital correspondantes prévues par le Formulaire 1 de l’ACFM. Si le membre n’est pas en mesure d’obtenir des informations de tiers auprès d’institutions financières, d’organismes de placement collectif ou d’autres entités de manière à respecter l’obligation d’effectuer des rapprochements, il doit être prêt à maintenir un montant de capital réglementaire suffisant pour couvrir les écarts non résolus découlant de son incapacité à fournir la preuve de l’existence des actifs du client en regard d’informations de tiers.
Si le membre traite actuellement avec des organismes de placement collectif, des institutions financières ou d’autres entités qui ne lui fournissent pas des informations adéquates chaque mois, nous nous attendons à ce qu’il prenne des mesures immédiates pour se conformer dès maintenant aux exigences liées au rapprochement et au capital. Une mesure appropriée de la part du membre pourrait être de cesser de vendre des produits de ces institutions financières ou organismes de placement collectif qui ne sont pas en mesure de fournir des relevés mensuels. Ou encore, un montant additionnel de capital pourrait être injecté pour couvrir la provision relative aux titres de clients ou aux autres produits de placement qui n’ont pas été rapprochés au moins une fois par mois.