Personne(s)-ressource(s)
Remplace l’Avis RM0453
Les personnes autorisées, et les personnes antérieurement autorisées, peuvent demander une copie papier de leur dossier d’inscription en remplissant et en soumettant une Demande de copie d’un dossier, laquelle peut être téléchargée à partir de la section Inscription et adhésion du site Internet de l’OCRCVM, accompagnée des frais applicables :
Demande de copie d’un dossier.
L’OCRCVM enverra un avis à la personne lorsque le dossier pourra être cueilli au bureau de l’OCRCVM pertinent. Si la personne autorisée, ou la personne désignée à cette fin chez un courtier membre, choisit de venir chercher le dossier à un bureau de l’OCRCVM, elle devra présenter une pièce d’identité (comportant une photo) avant qu’on puisse lui remettre les documents.
Comme autre possibilité, et dans le cadre du processus de vérification diligente des courtiers membres de l’OCRCVM, la personne autorisée ou la personne antérieurement autorisée qui présente une demande de copie de dossier peut indiquer, dans sa demande, que le dossier doit être envoyé directement aux bureaux d’un courtier membre de l’OCRCVM. Dans ce cas, le dossier sera acheminé au courtier membre par courrier électronique crypté.
Les personnes qui sont dans l’impossibilité de venir chercher une copie de leur dossier dans un bureau de l’OCRCVM et qui ne travaillent pas chez un courtier membre peuvent demander que la copie du dossier leur soit envoyée par courrier postal recommandé.
Le dossier demandé comprendra les éléments suivants (le cas échéant) :
- Les copies papier de toutes les demandes présentées par la personne, contenant des renseignements personnels détaillés ainsi que l’information sur toute question de nature criminelle, civile, réglementaire ou financière qui se rapporte à la personne;
- Les avis d’autorisation émis par l’OCRCVM contenant les catégories d’autorisation antérieures de la personne, les exigences applicables en matière de formation continue ainsi que les conditions imposées dans le passé ou actuellement imposées;
- Les avis de cessation d’emploi et les motifs de cessation d’emploi tels qu’ils ont été formulés par les employeurs antérieurs;
- Toute la correspondance entre la personne autorisée et le Service de l’inscription de l’OCRCVM;
- Les lettres d’ouverture et de clôture d’enquête, les mises en garde ou les lettres d’avertissement émises à la personne par le Service de la mise en application de l’OCRCVM;
- Les avis disciplinaires publiés par l’OCRCVM, le cas échéant;
- Les documents de faillite concernant la personne (tels qu’ils ont été fournis au départ par la personne);
- Toute autre pièce justificative fournie en réponse à une demande du Service de l’inscription de l’OCRCVM concernant une divulgation en matière réglementaire, une divulgation d’infraction criminelle ou de poursuite civile ou une divulgation de la situation financière, tel que cela est énoncé dans l’Avis 09‑0192 de l’OCRCVM – Inscription à l’OCRCVM – « Qualités requises » pour les personnes autorisées;
- Une version papier du dossier de la personne dans la Base de données nationale d’inscription (BDNI).
Les documents fournis comprendront également un rapport généré à partir de la base de données ComSet. Ce rapport énumère les entrées qui ont été faites dans ComSet concernant la personne autorisée, le cas échéant. Il importe de souligner que les entrées dans ComSet sont faites par les courtiers membres de l’OCRCVM et que l’OCRCVM ne les modifie d’aucune façon. À noter que dans certaines provinces, les personnes ont le droit, selon la loi, d’accéder aux renseignements personnels que l’OCRCVM possède à leur sujet, sauf certaines exceptions. Si une personne présente directement une demande de communication de ses renseignements personnels contenus dans son dossier ComSet, l’OCRCVM répondra conformément à la législation applicable. L’OCRCVM ne fournira en aucun cas de tels renseignements à un employeur, actuel ou potentiel.
Le personnel de l’OCRCVM s’efforcera de fournir la copie du dossier demandé dans les 5 jours ouvrables suivant la réception de la demande, mais ce délai pourrait varier selon le dossier en cause et le volume de travail.
Signalons que l’information contenue dans le dossier se limite aux documents de l’OCRCVM qui ont été fournis antérieurement à la personne autorisée, ou aux documents que la personne autorisée a fournis à l’OCRCVM. Le dossier ne comprend aucune information se rapportant à l’inscription de la personne auprès d’un organisme de réglementation autre que l’OCRCVM. Les personnes ou les courtiers membres peuvent communiquer directement avec d’autres organismes de réglementation si la personne est inscrite ou a été inscrite auprès d’une société non membre de l’OCRCVM. Le site Internet des Autorités canadiennes en valeurs mobilières renferme une base de données dans laquelle on peut faire des recherches pour déterminer s’il y a lieu de communiquer avec l’un des autres territoires membres des ACVM. L’information est accessible à Moteur de recherche national de renseignement sur l'inscription. On peut aussi utiliser le service BrokerCheck de la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) pour obtenir des précisions sur l’inscription et le permis d’exercice de personnes actuellement ou antérieurement inscrites auprès de la FINRA. Cette information est accessible sur le site BrokerCheck by FINRA.