Procédure pour les bureaux à l’étranger des sociétés membres de l’OCRCVM

Le présent avis met à jour les procédures établies dans l’Avis sur la réglementation des membres de l’ACCOVAM n^o 306 en ce qui a trait aux exigences de déclaration et de supervision pour les bureaux des sociétés membres situés à l’extérieur du Canada.

1. La procédure qui suit s’applique aux bureaux ouverts par les sociétés membres à l’extérieur du Canada où il n’y a aucune personne approuvée par l’OCRCVM, ni aucune interaction avec des clients de la société membre au Canada :
   
   Les règles de conformité des finances et des opérations financières et de la conduite des affaires de l’OCRCVM ne s’appliquent pas aux bureaux à l’étranger, et les personnes qui travaillent dans une succursale d’une société membre à l’étranger ne sont pas tenues d’être autorisées par l’OCRCVM, à condition que ces personnes ne traitent pas avec des résidants canadiens.
   
   Un avis de l’OCRCVM quant à l’emplacement du bureau est exigé. Comme la BDNI n’inclut pas les bureaux ouverts à l’extérieur du Canada, les membres doivent remplir un formulaire papier 33-109F3 (F3) accompagné de la pièce justificative suivante pour satisfaire aux exigences de la Règle 4.7A :
   1. une preuve jugée satisfaisante par la Société que les personnes appelées à travailler dans ce bureau sont inscrites ou détiennent un permis pour mener les activités censées être menées à ce bureau, conformément aux lois en vigueur sur le territoire où le bureau sera situé;  
   2. dans le cas d’une sous-succursale, la preuve que la sous-succursale est située sur le même territoire que la succursale qui doit en assurer la supervision.
2. La procédure qui suit s’applique à tout bureau où travaille une personne autorisée par l’OCRCVM, qui réside à l’extérieur du Canada. Souvent, cette personne aura une double inscription, c’est-à-dire qu’elle sera inscrite auprès de notre société membre et auprès de sa filiale étrangère.
   1.  L’emplacement du bureau de cette personne ne doit pas être communiqué à l’OCRCVM au moyen du formulaire 33-109F3 (F3). Le membre doit plutôt enregistrer le lieu de travail actuel de la personne dans le champ de l’adresse dans la BDNI sous « Emploi actuel ».
   2.  Le traitement de comptes de résidants canadiens par cette personne doit être supervisé par un directeur de succursale ou un responsable approuvé par l’OCRCVM, qui doit avoir accès aux documents nécessaires pour exercer la supervision exigée. Le nom et le titre du superviseur doivent être enregistrés sous l’élément 10 dans le champ du superviseur. Bien que ceci puisse être complété par la supervision effectuée dans la filiale, le membre doit veiller à ce que les exigences de protection des renseignements personnels du client soient respectées.
   3.  L’emploi de la personne auprès de la filiale étrangère doit être divulgué à l’élément 10 – Emploi actuel (voir l’Avis RM 434 pour connaître les exigences de déclaration de la BDNI).
   4. Dans le cas des représentants, une demande de dispense des exigences d’emploi à temps plein peut être nécessaire si la loi ou les règlements sur les valeurs mobilières en vigueur sur le territoire l’exigent.
   5. Si la personne sera inscrite à titre d'associé, d’administrateur, de dirigeant ou de représentant auprès de plusieurs sociétés inscrites en Ontario (incluant la filiale étrangère si elle est inscrite en Ontario), la déclaration sous « Emploi actuel » doit aussi respecter l’alinéa 2.1 de la Règle 31-501 de la CVMO.
   6. Veuillez noter qu’actuellement l’Autorité des marchés financiers AMF) ne permet pas à un non-résidant du Canada d’être inscrit comme représentant au Québec, à moins que la société membre qui le parraine soit un système de négociation parallèle ou une société de courtage à escompte par Internet, auquel cas l'AMF accordera une dispense.
   7.  Les règles de conformité de l’OCRCVM s’appliquent aux comptes canadiens administrés à partir d’un tel emplacement.
   8. Un avis aux organismes de réglementation des valeurs mobilières provinciaux peut être nécessaire.
   9. Veuillez aussi transmettre l’information suivante par courriel au moment de la demande d’autorisation de la personne auprès de l’OCRCVM :
      1. Pour les sociétés membres approuvées pour la négociation de contrats à terme : une confirmation que le bureau négociera des contrats à terme et des titres, des contrats à terme seulement, ou aucun des deux.
      2. Le nombre de bureaux déjà supervisés par le superviseur désigné.