Le personnel de l’ACFM publie des avis et des bulletins de l’ACFM pour aider les membres et leurs personnes autorisées à appliquer et à observer les Statuts, les Règles et les Principes directeurs de l’ACFM et pour communiquer de l’information relative à l’évolution de la réglementation, y compris les initiatives qui ont été prises en cette matière. Le personnel de l’ACFM a eu connaissance de situations où des membres n’ont pas communiqué à leurs personnes autorisées et à leurs employés l’information pertinente contenue dans les avis du personnel et les bulletins de l’ACFM.
Nous rappelons aux membres l’obligation prévue dans le Principe directeur no 2 de l’ACFM, Normes minimales de surveillance des comptes, de faire en sorte que l’information pertinente contenue dans les avis du personnel et les bulletins de l’ACFM, ainsi que d’autres informations en matière de réglementation pertinentes, soient communiquées à toutes les personnes autorisées et à tous les employés. De plus, les procédures relatives à la méthode et au moment de distribution de l’information pertinente contenue dans les avis du personnel et les bulletins de l’ACFM doivent être exposées clairement dans les procédures écrites du membre à ce sujet et mises à la disposition de tous les membres du personnel des ventes et de la surveillance. Les membres doivent s'assurer de conserver la preuve de l’observation de ces procédures.
Obligation de veiller à ce que les politiques et procédures du membre soient conformes aux exigences réglementaires courantes
Les membres doivent aussi veiller à ce que leurs politiques et procédures soient mises à jour pour intégrer les exigences indiquées dans les avis du personnel et les bulletins de l’ACFM.