Obligation de déclaration imposée aux personnes tenues de veiller aux intérêts du client

1. Contexte

Les obligations de veiller aux intérêts du client en vertu des RUIM s’appliquent à un participant ou à une personne ayant droit d’accès et à leurs administrateurs, dirigeants et employés respectifs. La présente note d’orientation décrit ces obligations, précise les dispositions particulières des RUIM auxquelles s’applique l’obligation de déclaration rattachée à celle de « veiller aux intérêts du client » (les dispositions particulières des RUIM) et établit une procédure officielle de déclaration par souci de conformité. Aux termes du paragraphe 10.16 des RUIM, on attend de chaque participant ou personne ayant droit d’accès qu’il agisse en fonction de « signaux d’alarme » qui peuvent indiquer l’existence possible d’un comportement inadéquat et qu’il déclare l’activité qui peut constituer une violation des dispositions particulières des RUIM à son superviseur ou service de la conformité. À son tour, le superviseur ou le service de la conformité est censé établir un dossier écrit de l’information reçue, faire enquête sur les faits allégués et faire état des conclusions pertinentes. Au besoin, le participant ou la personne ayant droit d’accès doit soumettre à l’OCRI un rapport contenant les conclusions pertinentes (le rapport).

2. Questions et réponses

2.1 Comment un rapport devrait-il être produit?

Aux fins de déclaration, l’OCRI offre un portail en ligne sécurisé accessible en cliquant sur le bouton « Services de l’OCRI » situé au bas du site Web de l’OCRI, ou directement à l’adresse Services de l’OCRI. Une fois sur le site des Services de l’OCRI, les participants peuvent naviguer jusqu’à la section sur l’obligation de veiller aux intérêts des clients à partir du menu situé à gauche de la page. Pour obtenir de l’aide pour ouvrir une session, parcourir le site ou gérer les accès des utilisateurs, un guide d’utilisation contenant de l’information détaillée et des instructions se trouve sur le site Web Services de l’OCRI. Pour obtenir des données de connexion, ou pour toute demande d’aide générale avec le portail, communiquez avec l’équipe de soutien à l’adresse [email protected]. Pour les demandes d’information relatives à l’obligation de déclaration imposée aux personnes tenues de veiller aux intérêts des clients, un soutien supplémentaire peut être obtenu à l’adresse [email protected].

Une fois le formulaire rempli et envoyé à l’OCRI, l’expéditeur recevra un accusé de réception du rapport. Le participant devrait conserver une copie de cet accusé de réception. Les renseignements soumis ne sont pas conservés dans une base de données ou un serveur relié au site Web public de l’OCRI et, par conséquent, ne sont pas accessibles par une personne externe à l’organisme, y compris la personne qui a présenté le rapport. L’OCRI pourra communiquer avec le service de la conformité du participant ou de la personne ayant droit d’accès après avoir reçu le rapport pour demander un complément d’information ou davantage de précisions.

2.2 Quels renseignements le rapport doit-il contenir?

Au minimum, le rapport doit contenir ce qui suit :

• l’indication des dispositions particulières des RUIM pouvant avoir été violées;
• les dates précises auxquelles la violation a eu lieu (ou peut s’être produite);
• une précision quant au titre ou aux titres en cause;
• le cas échéant, le détail des ordres ou des transactions, y compris :
  • l’heure de la saisie de l’ordre ou de l’exécution de la transaction,
  • le marché sur lequel les ordres ont été saisis ou exécutés,
  • le volume et le prix des ordres ou des transactions;
• le nom de tous les employés qui ont participé au traitement ou à la saisie des ordres;
• le cas échéant, le nom du client pour le compte duquel l’ordre ou la transaction a été saisi ou exécuté;
• la manière dont le comportement a été repéré et le moment où il a été détecté;
• toutes les enquêtes et autres mesures prises par le participant ou la personne ayant droit d’accès en conséquence du repérage initial;
• toutes les mesures que le participant ou la personne ayant droit d’accès a prises ou s’est proposé de prendre en conséquence des conclusions de l’enquête;
• le nom, le titre et les coordonnées de la personne qui dépose le rapport.

2.3 Quand un rapport doit-il être produit?

L’alinéa 4 du paragraphe 10.16 de RUIM indique que le rapport devrait être produit « au plus tard le quinzième jour du mois suivant celui au cours duquel les conclusions sont faites ». L’OCRI encourage la présentation des rapports dès que possible et, dans tous les cas, au plus tard le 15^e jour du mois suivant celui au cours duquel le participant ou la personne ayant droit d’accès est parvenu aux conclusions dans le cadre de son enquête. Par exemple, si un participant ou une personne ayant droit d’accès repère un comportement qui pourrait constituer une inconduite le 28 janvier, il ou elle est tenu de mener « avec diligence » une enquête pour formuler des conclusions dans un délai qui n’est pas déraisonnable. Si le participant ou la personne ayant droit d’accès procède à une enquête diligente sur le comportement et parvient, le 20 février, à la conclusion qu’il y a eu violation de l’une des règles énumérées au paragraphe 10.16, le rapport devrait être présenté à l’OCRI dès que possible et, dans tous les cas, au plus tard le 15 mars de l’année en cours.

De plus, des déclarations régulières sont exigées en cas d’opérations fictives n’ayant pas été annulées. Toutes les opérations fictives qui n’ont pas été annulées, dont celles qui ont été générées par des systèmes automatisés de transactions déclenchées par ordinateur, doivent être déclarées à l’OCRI aux termes du paragraphe 10.16 des RUIM, soit une fois par mois, soit plus fréquemment si le participant le désire.1

2.4 L’obligation de déclaration vise-t-elle les activités dans les comptes propres, les comptes non-clients et les comptes clients?

L’alinéa 10.16(1) des Règles énonce expressément qu’un participant est tenu d’agir lorsqu’une activité constitue un « signal d’alarme » « au sein d’un compte propre, d’un compte non-client ou d’un compte client du participant ». Cela comprend les activités de négociation d’un client disposant d’un accès électronique direct, d’un courtier en placement ou d’une personne assimilable à un courtier étranger qui ont conclu un accord d’acheminement, ou d’un client détenant un compte sans conseils.2 Si, après une enquête diligente, un comportement constituant potentiellement une violation s’est produit à l’égard de l’un de ces types de comptes, un rapport doit être déposé auprès de l’OCRI.

2.5 Un participant ou une personne ayant droit d’accès doit-il signaler chaque violation des RUIM qui est repérée?

Comme l’énonce le paragraphe 10.16 des RUIM, un participant doit déposer un rapport auprès de l’OCRI s’il parvient à la conclusion que l’une des règles suivantes a été enfreinte ou pourrait l’être :

• l’alinéa (1) du paragraphe 2.1 concernant les activités de négociation inacceptables;
• le paragraphe 2.2 concernant les activités manipulatrices et trompeuses;
• le paragraphe 2.3 concernant les ordres et transactions irréguliers;
• l’alinéa (1) du paragraphe 3.3 concernant une attente raisonnable de pouvoir régler la transaction avant la saisie d’un ordre de vente à découvert;
• la paragraphe 4.1 concernant les transactions en avance sur le marché;
• la Partie C – Meilleure exécution des ordres clients – de la Règle 3100 de l’Organisation concernant l’exécution d’ordres clients au meilleur cours;
• le paragraphe 5.3 concernant la priorité aux clients;
• le paragraphe 6.4 concernant l’obligation de négocier sur un marché;
• toute exigence3 qui a été désignée par l’autorité de contrôle du marché aux fins du présent alinéa.

Une personne ayant droit d’accès doit déposer un rapport auprès de l’OCRI si elle parvient à la conclusion que l’une des règles suivantes a été enfreinte ou pourrait l’être :

• l’alinéa (2) du paragraphe 2.1 concernant les activités de négociation inacceptables;
• la Règle 2.2 concernant les activités manipulatrices et trompeuses;
• la Règle 2.3 concernant les ordres ou transactions irréguliers;
• l’alinéa (1) du paragraphe 3.3 concernant une attente raisonnable de pouvoir régler la transaction avant la saisie d’un ordre de vente à découvert;
• toute exigence qui a été désignée par l’autorité de contrôle du marché aux fins du présent alinéa.

L’OCRI peut désigner des règles supplémentaires en vertu desquelles un rapport doit être déposé si une violation a été détectée par un participant ou une personne ayant droit d’accès.

De plus, aux termes des paragraphes 10.17 et 10.18, un participant doit aussi signaler ce qui suit :

• Si un courtier en placement ou un tiers autorisé en vertu du paragraphe 7.1 des RUIM à assumer des fonctions de gestion du risque ou de supervision :
  • a vu son entente écrite être résiliée, ou
  • n’a pas remédié rapidement à une défaillance décelée par le participant.
• Si le participant :
  • a mis fin à l’accès électronique direct d’un client ou à l’accès d’un courtier en placement ou d’une personne assimilable à un courtier étranger ayant conclu un accord d’acheminement, ou
  • sait ou soupçonne que le client, le courtier en placement ou la personne assimilable à un courtier étranger a enfreint une disposition importante des normes d’accès du participant ou de l’entente écrite applicable.

2.6 Y a-t-il obligation de déposer un rapport lorsqu’un participant ou une personne ayant droit d’accès est parvenu à la conclusion « qu’il y a peut-être eu violation » et non seulement qu’« il y a eu violation »?

L’OCRI attend de chaque participant et personne ayant droit d’accès qu’il ou elle procède avec diligence à une enquête sur toutes les violations possibles de l’une ou l’autre des dispositions particulières des RUIM. Une fois l’enquête terminée, si le participant ou la personne ayant droit d’accès conclut qu’une règle a été violée, ou pourrait l’avoir été, il ou elle doit déposer un rapport auprès de l’OCRI.

Un rapport relatif à l’obligation de veiller aux intérêts du client devrait contenir autant des renseignements énumérés à la réponse 2 ci-dessus que possible. Par exemple, si la déclaration volontaire a été effectuée de façon « provisoire » avant la conclusion de l’enquête ou dans les cas où l’enquête n’a pas été concluante, l’OCRI reconnaît que les renseignements peuvent être incomplets. Si l’enquête d’un participant ou d’une personne ayant droit d’accès est menée de façon diligente, en bonne et due forme, mais n’est néanmoins pas concluante, l’OCRI n’attend pas d’un participant ou d’une personne ayant droit d’accès qu’il ou elle épuise ses ressources afin de parvenir à une conclusion définitive. En pareil cas, l’OCRI inviterait un participant ou une personne ayant droit d’accès à produire un rapport, de sorte que l’organisme puisse user de ses ressources afin d’approfondir l’enquête. Un participant ou une personne ayant droit d’accès est tenu de conserver tous les dossiers se rapportant à son examen, à son enquête et à ses conclusions pendant une période de sept ans, peu importe si un rapport a été présenté à l’OCRI ou si les conclusions indiquaient qu’il n’y a pas eu de violation des RUIM.

2.7 Un rapport est-il nécessaire si un participant ou une personne ayant droit d’accès a déterminé qu’une violation ne s’est produite qu’une fois?

L’OCRI s’attend à ce qu’un participant ou une personne ayant droit d’accès procède à une enquête diligente sur une violation possible de l’une des dispositions particulières des RUIM. Si l’enquête menée par un participant ou une personne ayant droit d’accès permet de conclure qu’une violation de l’une des dispositions particulières des RUIM s’est produite, l’OCRI attend du participant ou de la personne ayant droit d’accès qu’il ou elle dépose un rapport auprès de lui, même si l’enquête aboutit à la conclusion que la violation ne s’est produite qu’une fois. Un participant ou une personne ayant droit d’accès ne doit pas attendre de conclure que le comportement inadéquat est ou pourrait être récurrent avant de produire un rapport.

2.8 À quelle « rétroaction » un participant ou une personne ayant droit d’accès est-il en droit de s’attendre de l’OCRI une fois qu’il a fait un rapport sur une violation ou une violation possible?

L’OCRI ne peut formuler de commentaires publics à l’égard d’une enquête en cours qu’elle mène ou envisage de mener. En tant que tel, un participant ou une personne ayant droit d’accès ne devrait pas s’attendre à être « mis au courant » de l’état d’avancement de l’enquête que mène l’OCRI à l’égard d’un rapport. Toutefois, l’organisme comprend que des renseignements généraux concernant des rapports et ses enquêtes peuvent aider les participants et les personnes ayant droit d’accès à se conformer aux exigences. À cet égard, l’OCRI peut inclure des statistiques et d’autres données pouvant se révéler utiles pour les participants ou les personnes ayant droit d’accès dans ses différentes publications. Celles-ci peuvent notamment contenir des précisions sur le nombre de rapports relatifs à l’obligation de veiller aux intérêts du client qui ont mené à des mesures supplémentaires de la part de l’OCRI, dont un suivi, une enquête officielle, une mesure disciplinaire ou un renvoi à une autorité en valeurs mobilières ou à un autre organisme d’autoréglementation. En outre, l’OCRI peut inclure des renseignements concernant des situations intéressantes ou nouvelles, sans préciser les noms. Les rapports relatifs à l’obligation de veiller aux intérêts du client d’un participant peuvent être révisés par l’OCRI dans le cadre d’une inspection de la conformité de la conduite de la négociation, au cours de laquelle l’organisme pourrait être en mesure de fournir au participant des renseignements généraux sur ses activités de déclaration par rapport à certains de ses pairs.

3. Les dispositions des RUIM auxquelles se rapporte la présente note d’orientation sont les suivantes :

• Paragraphe 1.1 des RUIM;
• Paragraphe 2.1 des RUIM;
• Paragraphe 2.2 des RUIM;
• Paragraphe 2.3 des RUIM;
• Paragraphe 3.3 des RUIM;
• Paragraphe 4.1 des RUIM;
• Paragraphe 5.3 des RUIM;
• Paragraphe 6.4 des RUIM;
• Paragraphe 7.1 des RUIM;
• Paragraphe 10.16 des RUIM.

4. Note d’orientation antérieure

La présente note d’orientation remplace l’avis suivant :

• Avis relatif à l’intégrité du marché 2006-007 – Obligation de déclaration imposée aux personnes ayant une obligation de veiller aux intérêts du client (24 février 2006).

5. Documents connexes

La présente note d’orientation est liée aux notes d’orientation suivantes :

• Note d’orientation GN-URPART7-26-0004 – Note d’orientation concernant l’accès électronique aux marchés accordé à des tiers (24 mars 2026)
• Note d’orientation GN-URPART7-26-0008 - Note d’orientation sur les obligations de supervision de la négociation (27 mars 2026)

• 1Note d’orientation GN-URPART7-26-0008 - Note d’orientation sur les obligations de supervision de la négociation (27 mars 2026)
• 2Note d’orientation de l’OCRI GN-URPART7-26-0004 – Note d’orientation concernant l’accès électronique aux marchés accordé à des tiers (24 mars 2026)
• 3Aux termes du paragraphe 1.1 des RUIM, « exigences » s’entend collectivement : a) des RUIM; b) des politiques; c) des règles de négociation; d) des règles du marché; e) de toute direction, de tout ordre ou de toute décision émanant de l’autorité de contrôle du marché ou d’un responsable de l’intégrité du marché; f) de la législation en valeurs mobilières, dans sa version modifiée et complétée, telle qu’elle est en vigueur à l’occasion.