Manuel des politiques et procédures

La Règle 2.10 de l’ACFM prévoit que chaque membre doit établir et maintenir des politiques et procédures écrites, approuvées par la haute direction, régissant les relations avec les clients et permettant de s’assurer de la conformité avec les Règles, les Statuts et les Principes directeurs de l’ACFM et avec les lois sur les valeurs mobilières applicables.  Ces politiques et procédures doivent être énoncées dans un Manuel des politiques et procédures (« MPP »), qui peut être sous forme électronique.  Le MPP courant du membre doit être mis à la disposition du personnel de supervision et de vente et conservé au siège social ainsi que dans chaque succursale.  Le présent avis fournit aux membres des lignes directrices concernant les sujets qui devraient être traités dans un MPP.

Le MPP doit établir des politiques et procédures administratives et liées aux opérations détaillées dans le but de contrôler la conformité avec les exigences réglementaires.  Par conséquent, le manuel doit aborder au moins les sujets suivants :  

Processus et fonction liés à la conformité

• Expliquer le processus et la fonction liés à la conformité au sein du membre, y compris les éléments suivants : les objectifs de la fonction liée à la conformité et de la gestion des risques en général; un exposé de la législation applicable; le rôle des directeurs de la conformité et leurs pouvoirs, responsabilités et obligations de rendre compte aux fins de la conformité; le processus utilisé pour communiquer les exigences législatives pertinentes aux entités commerciales du membre ainsi qu’à son personnel de supervision et de vente; les procédures concernant la surveillance et l’évaluation des pratiques en matière de conformité; et les procédures d’enquêtes internes relatives aux questions liées au contrôle et à la conformité.

Succursales et sous-succursales

• Formuler des politiques et procédures relatives aux exigences réglementaires, à l’organisation, à l’administration et à l’exploitation des succursales et des sous-succursales ainsi qu’au rôle et aux responsabilités des directeurs de succursale. Ces politiques et procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Exigences relatives à l’inscription

• Formuler des politiques et procédures relatives à l’inscription et au renouvellement de l’inscription des personnes autorisées en vertu des lois sur les valeurs mobilières applicables. Ces politiques et procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Cumul de fonctions

• Formuler des politiques et procédures relatives aux activités commerciales externes des personnes autorisées, y compris des procédures visant à obtenir l’approbation du membre et des exigences en matière de divulgation pour les communications avec les clients afin de préciser que les activités externes exercées par les personnes autorisées ne sont pas offertes par le membre et n’engagent pas sa responsabilité. Ces politiques et procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Noms commerciaux

• Établir des procédures permettant de s’assurer que les exigences indiquées dans la Règle 1.1.7 de l’ACFM concernant l’utilisation d’appellations ou de noms commerciaux soient respectées. Plus particulièrement, en ce qui concerne les personnes autorisées exerçant des activités sous leur propre nom commercial, veiller à ce que les exigences pertinentes aient été respectées, telles que l’obtention de l’approbation préalable du membre, la remise d’un avis aux organismes de réglementation et l’utilisation du nom commercial avec le nom du membre.

Comptes de clients

Nouveaux comptes

• Formuler des politiques et procédures relatives aux nouveaux comptes de clients, y compris des exigences et des lignes directrices concernant la règle « connaître son client » et le « caractère adéquat des opérations », l’approbation et l’examen des nouveaux comptes ainsi que la mise à jour des documents lorsque la situation du client change. Ces politiques et procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Types de comptes

• Formuler des politiques et procédures relatives aux exigences, autorisations et documents particuliers requis pour divers types de comptes de clients (p. ex., comptes fiduciaires, comptes enregistrés et comptes conjoints). Ces politiques et procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Supervision des comptes

• Formuler des politiques et procédures visant à superviser convenablement les opérations effectuées dans les comptes de clients tant au siège social qu’aux bureaux régionaux et aux succursales. Ces politiques et procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Transferts de comptes

• Formuler des politiques et procédures relatives aux transferts de comptes et au processus à suivre après l’obtention de l’autorisation du client. Ces politiques et procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Blanchiment d’argent

• Formuler des politiques et procédures visant à assurer le respect de la législation sur le blanchiment d’argent. Plus particulièrement, la politique doit énumérer les documents précis qui doivent être obtenus lors de l’ouverture d’un compte et maintenus conformément aux exigences législatives et comprendre des procédures permettant de vérifier l’identité des clients ainsi que de déclarer et de traiter les opérations et les activités suspectes.  Ces politiques et procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Traitement des opérations

• Expliquer le processus à suivre pour exécuter des opérations sur des titres et fournir des modèles des documents requis.

Conduite des affaires

Publicité, outils de commercialisation et autres communications avec les clients

• Formuler une politique relative à la publicité, aux outils de commercialisation et aux autres communications avec les clients, y compris des procédures relatives à l’examen et à l’approbation de la publicité et des outils de commercialisation, ainsi que des politiques concernant l’utilisation de taux de rendement dans les communications avec les clients. Ces politiques et procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Plaintes

• Formuler des procédures relatives au traitement des plaintes de clients, y compris la tenue d’un registre de plaintes. Ces procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Arrangements concernant l’indication de clients

• Formuler des procédures visant à assurer la conformité des arrangements concernant l’indication de clients avec les Règles de l’ACFM, y compris la tenue d’une liste des entités ou des autres membres avec lesquels le membre a conclu des arrangements concernant l’indication de clients; la consignation en dossier des arrangements concernant l’indication de clients (c’est-à-dire la garde des conventions écrites ainsi que l’enregistrement des honoraires et de la rémunération dans les livres et registres du membre); la formulation des obligations de divulgation envers les clients et l’établissement d’un processus visant l’approbation et l’examen des nouveaux arrangements concernant l’indication de clients. Ces procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Autorisations d’opérations limitées

• Expliquer les procédures relatives à l’acceptation et à l’utilisation d’autorisations d’opérations limitées par les membres et les personnes autorisées.

Emprunts pour l’achat de titres

• Expliquer les politiques et procédures relatives aux emprunts contractés par les clients pour acheter des titres, y compris la remise aux clients de documents d’information sur les risques, les circonstances qui font en sorte qu’il est approprié de recommander l’achat de titres au moyen d’un emprunt, les renseignements qui doivent figurer dans le dossier du client ainsi que les procédures visant l’examen des opérations à effet de levier.

Conflits d’intérêts

• Expliquer les politiques et procédures visant à recenser et à traiter les conflits ou les conflits éventuels découlant des activités exercées par les membres pour des clients.

Exigences relatives au capital

• Formuler des procédures visant à assurer la conformité aux exigences relatives au capital minimum prescrites par les Règles de l’ACFM, ce qui devrait comprendre les définitions pertinentes (p. ex., « capital régularisé en fonction du risque »), des exemples de calcul, des lignes directrices concernant l’établissement des états financiers et les moyens utilisés pour communiquer, tant à l’interne qu’à l’externe, les cas où un membre est près de se trouver dans une situation de signal précurseur. Ces procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.

Cautionnement et assurance

• Formuler des politiques visant à assurer la conformité aux exigences relatives au cautionnement et à l’assurance prescrites par les Règles de l’ACFM. Ces politiques devraient inclure des explications relativement à leur application et expliquer les définitions pertinentes (p. ex., « montant de base »), les montants de couvertures requis, les procédures détaillées relatives à l’obtention et au maintien d’un cautionnement et d’une assurance, la détermination et la réclamation des pertes assurables et l’avis à envoyer à la haute direction du membre et de l’ACFM concernant les réclamations.

Comptes fiduciaires des courtiers

• Formuler des politiques concernant la gestion et le maintien de comptes fiduciaires de courtiers pour les liquidités détenues par les membres au nom des clients. Ces politiques doivent inclure des explications relativement à leur application.

Livres et registres

• Formuler des politiques et procédures concernant les exigences relatives à la tenue des registres en vertu des Règles de l’ACFM et de la législation applicable, ainsi que l’entreposage, la conservation et la destruction de ces registres. Ces politiques et procédures doivent inclure des explications relativement à leur application.