Guide de production de documents du personnel de la mise en application

Aperçu

Le Guide de production de documents (le guide) établit les attentes du personnel de la mise en application de l’OCRI en ce qui concerne la production de documents et de dossiers en réponse à une demande de renseignements transmise conformément à la Règle 8100 des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées ou à la Règle 6 des Règles visant les courtiers en épargne collective, ou lorsque de l’information est fournie de manière volontaire.

Le guide prendra effet le 1^er mai 2026.

Objectif du guide

Le guide aide les courtiers membres et les personnes réglementées à préparer et à soumettre des documents, des dossiers et des renseignements stockés électroniquement conformément aux exigences de l’OCRI. En suivant les instructions du guide, on s’assure de préserver les données et les métadonnées aux fins de l’intégrité et de la fiabilité des dossiers, on réduit au minimum les délais de traitement en abaissant le temps consacré par les courtiers membres et les personnes réglementées à la clarification et aux nouvelles soumissions, et on améliore l’efficacité et l’intégrité du processus d’enquête, ce qui assure un repérage, une recherche et une analyse rapides des éléments de preuve.

Sujets abordés dans le guide

• Des pratiques uniformisées pour l’organisation et la transmission des dossiers en toute sécurité
• Des directives sur le traitement des documents privilégiés, y compris la préparation des registres liés au privilège et l’application adéquate des caviardages pour protéger les renseignements sensibles
• Des directives selon lesquelles les dossiers doivent être produits dans leur format d’origine à moins qu’une entente ait été conclue avec le personnel de la mise en application pour l’utilisation d’autres formats ou méthodes
• Des exigences d’ordre technique supplémentaires pour les dossiers électroniques, notamment pour la préservation des métadonnées et l’intégrité des fichiers
• Des particularités pour la production des investigations numériques, y compris les fichiers de chargement, la numérotation Bates et les structures de fichiers

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