1. Structure des Ententes de services

Dans le cadre d’une Entente de services, un courtier membre détient l’argent ou les titres d’un investisseur dans un compte à l’égard duquel un gestionnaire de portefeuille inscrit (le gestionnaire de portefeuille) a un pouvoir discrétionnaire. Le courtier membre (le courtier) exécute, compense et règle les opérations de l’investisseur dans le compte selon les instructions qu’il reçoit du gestionnaire de portefeuille. L’investisseur est considéré comme le client du gestionnaire de portefeuille et du courtier, mais chacun a des fonctions et responsabilités distinctes ainsi que des obligations réglementaires différentes envers le client.

Voici les modalités habituelles des Ententes de services :

• Un investisseur conclut une convention de gestion de placements avec le gestionnaire de portefeuille, laquelle confère à celui-ci le pouvoir discrétionnaire de gérer les placements de l’investisseur, qui devient ainsi son client.
• Le gestionnaire de portefeuille recueille les renseignements sur le client qui lui sont nécessaires pour réaliser une évaluation de la convenance.
• Le gestionnaire de portefeuille aide le client à ouvrir un compte de négociation à son nom chez le courtier. Il fournit au client le formulaire d’ouverture de compte du courtier que le client doit remplir, et obtient de lui toute la documentation pertinente associée au compte que le courtier exige pour l’ouverture d’un compte. Le gestionnaire de portefeuille transmet ensuite ces renseignements au courtier. Une fois que le surveillant désigné du courtier a examiné et approuvé le nouveau compte, le client du gestionnaire de portefeuille devient aussi client du courtier.
• Le courtier exécute, compense et règle des opérations pour le client selon les instructions de négociation qu’il reçoit du gestionnaire de portefeuille, et il garde les placements du client au nom de ce dernier.
• Le courtier ne fait pas de recommandations au client quant aux opérations et n’effectue pas d’évaluation de la convenance.

1. Objectif et champ d’application

La présente note d’orientation a pour objectif d’aider les courtiers qui concluent des Ententes de services à comprendre leurs obligations réglementaires selon les Règles de l’OCRCVM.

Cette note s’applique aux Ententes de services dans le cadre desquelles les placements du client sont détenus chez le courtier et comptabilisés sur une base « client par client », c’est-à-dire lorsqu’un compte de négociation distinct est ouvert chez le courtier pour chaque client du gestionnaire de portefeuille, et établi au nom du client.

Cette note ne s’applique pas dans les cas où les placements du client sont détenus de façon anonyme dans le cadre d’un arrangement omnibus (dans les circonstances limitées prévues aux lois sur les valeurs mobilières1 ), c’est-à-dire lorsque les placements de plusieurs clients du gestionnaire de portefeuille sont regroupés et détenus dans un compte ouvert au nom du gestionnaire de portefeuille uniquement.

Cette note d’orientation ne s’applique pas non plus aux autres ententes de services conclues entre un gestionnaire de portefeuille et un courtier, par exemple :

• les ententes de services de courtage primaire;
• les ententes avec un sous-conseiller;
• les ententes d’indication de clients.

Bien que les Ententes de services ne soient régies par aucune exigence réglementaire en particulier, plusieurs exigences de l’OCRCVM ont une incidence sur celles-ci. Nous en abordons quelques-unes ci-après, mais la liste n’est pas exhaustive et ne comprend pas toutes les exigences de l’OCRCVM qui s’appliquent aux activités professionnelles d’un courtier.

3. Exigences de l’OCRCVM

4. Entente écrite entre le courtier et le gestionnaire de portefeuille

Nous nous attendons à ce que les courtiers signent avec le gestionnaire de portefeuille une entente écrite qui explique avec précision l’entente et définit clairement les fonctions et responsabilités de chacune des parties2 . Cette entente doit prévoir les dispositions suivantes3  :

• les services que le courtier fournira au gestionnaire de portefeuille et au client, ainsi que ses responsabilités et obligations à leur égard;
• les services que le gestionnaire de portefeuille fournira au courtier et au client, ainsi que ses responsabilités et obligations à leur égard;
• les frais que le courtier facturera au gestionnaire de portefeuille ou au client, ou aux deux, pour l’entente;
• les dispositions relatives à la résiliation de l’entente advenant notamment l’insolvabilité du gestionnaire de portefeuille, la radiation de son inscription ou une fusion.

Lorsqu’un courtier envisage de signer une entente type fournie par un gestionnaire de portefeuille, il doit en examiner de près les dispositions pour s’assurer que les dispositions clés susmentionnées en font partie.

1. Ouverture de compte

En vertu d’une Entente de services, le courtier est chargé d’ouvrir un compte au nom du client et de s’assurer que le gestionnaire de portefeuille est autorisé à effectuer des opérations dans le compte. Pour que ces comptes de clients soient facilement repérables dans les livres et registres du courtier, ils doivent figurer dans une série distincte de comptes ou comporter des identifiants de compte uniques.

1. Ouverture de compte et fonctionnement

Les responsabilités du courtier sont les suivantes :

• passer en revue les renseignements relatifs à l’identité du client4
• et tout autre document d’ouverture de compte fourni par le gestionnaire de portefeuille et dont le courtier a besoin pour ouvrir un compte (convention de compte, accusé de réception du document d’information par le client, autorisation d’effectuer des opérations, etc.)5
• s’assurer que la documentation associée au compte du client est exacte, complète et à jour (ententes conclues avec le client, information fournie au client, barème de frais, etc.) et vérifier l’information lorsque des changements importants y sont apportés6 ;
• dans le cas de clients institutionnels, s’assurer que le client remplit les conditions applicables aux clients institutionnels7 ;
• lorsque le client ouvre un compte sur marge ou emprunte des fonds aux fins de placement, vérifier qu’il est conscient du risque associé aux opérations sur marge et lui remettre un document d’information sur le risque associé à l’effet de levier, le cas échéant8 ;
• satisfaire aux obligations de meilleure exécution et de « priorité aux clients » pour tous les ordres des clients9 ;
• transmettre directement à l’OCRCVM toute information relative aux opérations sur titres de créance10 ;
• surveiller et superviser les comptes de clients (notamment surveiller sur une base quotidienne et mensuelle les activités de négociation, prendre des mesures raisonnables pour détecter tout conflit d’intérêts réel ou éventuel entre le courtier et le client, se conformer aux exigences en vertu de la législation et des règlements sur la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement des activités terroristes)11 ;
• tenir un dossier des activités professionnelles, des opérations du client et des communications avec le gestionnaire de portefeuille et le client, conformément aux exigences de l’OCRCVM (notamment maintenir une piste de vérification des instructions et des ordres reçus du gestionnaire de portefeuille agissant pour le compte du client, ainsi que de chaque opération transmise ou exécutée pour un client, cerner et séparer les fonds et les titres du client, et envoyer au client des relevés de compte mensuels ou trimestriels)12 ;
• s’assurer que les actifs du client détenus par le courtier (y compris les titres détenus en garde) sont séparés et protégés adéquatement, conformément aux exigences de l’OCRCVM13 .

Le courtier n’a pas la responsabilité d’effectuer une évaluation de la convenance lorsqu’il achète, vend, détient, échange ou transfère des positions dans le compte d’un client14 .

1. Information à fournir au client

Le courtier doit fournir au client le document d’information sur la relation, comme l’exige l’article 3216. En vertu des obligations du courtier en matière d’information sur la relation, lorsque le compte d’un client est visé par une Entente de services, l’information écrite doit expliquer clairement :

• l’objectif et les clauses importantes de l’Entente de services;
• les principaux services que le courtier fournira au client;
• les principales responsabilités et obligations du courtier envers le client;
• que le gestionnaire de portefeuille est le seul responsable de la convenance des avoirs dans le compte;
• que seul le gestionnaire de portefeuille est autorisé à effectuer des opérations dans le compte et à prendre des mesures susceptibles de modifier la nature des avoirs dans le compte;
• la façon dont l’entente de rémunération qui est décrite dans l’Entente de services se rattache au compte du client.

Nous nous attendons à ce que le courtier personnalise le document d’information sur la relation et fasse en sorte que ce document reflète l’entente entre lui et le client. Le courtier peut remettre le document d’information sur la relation directement au client ou, pour veiller à ce que l’information transmise au client soit cohérente, exhaustive et exacte, le courtier et le gestionnaire de portefeuille peuvent préparer un document conjoint d’information sur la relation indiquant les services qui seront fournis par le gestionnaire de portefeuille, et les responsabilités et obligations de ce dernier15 . Cependant, avant de procéder ainsi, il est recommandé de s’adresser à l’OCRCVM pour déterminer s’il convient d’utiliser un document d’information conjoint.

Le courtier doit remettre au client le document d’information sur la relation au moment de l’ouverture du compte16 . Lorsque des changements importants sont apportés à ce document après l’ouverture du compte, le courtier doit rapidement en informer le client17 .

1. Renseignements sur le compte fournis au client

2. Avis d’exécution

Le courtier doit transmettre sans tarder au client les avis d’exécution des achats et des ventes de placements qui ont été effectués suivant les instructions de négociation du gestionnaire de portefeuille, à moins que le client ne l’autorise par écrit à envoyer les avis d’exécution seulement au gestionnaire de portefeuille18 . Nous nous attendons à ce que le courtier conserve en dossier chaque ordre et chaque instruction reçus du gestionnaire de portefeuille pour le compte d’un client.

1. Relevés de compte

Puisque le courtier est responsable de la garde des placements du client, il doit envoyer à ce dernier un relevé de compte mensuel (ou trimestriel, le cas échéant)19 . Le courtier doit présenter une demande de dispense à l’OCRCVM s’il souhaite plutôt respecter la fréquence de transmission des relevés de compte applicable aux gestionnaires de portefeuille prévue au paragraphe 14.14.1(3) du Règlement 31-103.

Quand le client a plus d’un compte, le courtier doit lui fournir un relevé distinct pour chaque compte. Les renseignements propres aux multiples comptes ne peuvent pas être combinés en un relevé sommaire, comme s’il s’agissait d’un seul compte ou portefeuille. Les différents relevés de compte peuvent cependant être transmis au client dans un seul envoi. Par ailleurs, le courtier pourrait devoir fournir au client un relevé de compte consolidé en plus de relevés de compte distincts si le client le demande pour mieux comprendre son portefeuille de placements.

Les relevés de compte ne devraient porter que la marque du courtier et indiquer toute l’information nécessaire, y compris une mention selon laquelle le courtier est membre du Fonds canadien de protection des épargnants (FCPE)20 .

Le courtier doit apposer bien en évidence, sur la première page du relevé de compte, l’information suivante du FCPE, particulièrement lorsqu’il y a une Entente de services :

De plus, le courtier peut modifier l’énoncé descriptif du FCPE, qui doit être indiqué sur tous les relevés de compte, comme suit : « Les comptes de clients chez les courtiers membres de l’OCRCVM sont protégés par le Fonds canadien de protection des épargnants sous réserve de certaines limites. Un dépliant d’information décrivant la nature et les limites de la garantie est disponible [sur demande] ou [sur demande ou sur le site www.fcpe.ca] »21 .

Lorsque le courtier prévoit également indiquer sur le relevé de compte du client les coordonnées du gestionnaire de portefeuille, il doit le faire comme suit :

Cependant, le courtier ne doit pas indiquer les coordonnées du gestionnaire de portefeuille :

• près du logo de l’OCRCVM ou de celui du FCPE (c.-à-d. directement au-dessus, au-dessous ou à côté);
• d’une façon qui pourrait laisser entendre que la protection offerte par le FCPE s’applique aux pertes découlant de l’insolvabilité du gestionnaire de portefeuille.

1. Rapport sur le rendement et rapport sur les honoraires et frais

Le courtier est tenu de fournir au client un rapport annuel sur le rendement22 . Lorsque le courtier conclut une Entente de services et que le gestionnaire de portefeuille fournit un rapport sur le rendement en vertu de l’article 14.18 du Règlement 31-103, le courtier peut alors envisager de demander à l’OCRCVM d’être dispensé de cette exigence.

Le courtier doit aussi fournir au client un rapport sur les honoraires et frais lorsqu’il est chargé de percevoir directement ou indirectement les honoraires et frais et autres paiements auprès du client23 , à moins que l’entente ne respecte les exigences de l’Avis 16-011324 . Lorsque les ententes de rémunération associées à une Entente de services sont complexes, des notes ou des rappels doivent accompagner le rapport annuel sur les honoraires et frais afin d’expliquer au client la façon dont les frais associés à l’Entente de services s’appliquent à son compte.

1. Politiques et procédures relatives aux Ententes de services

Le courtier est tenu d’établir des politiques et des procédures qui traitent de ses activités professionnelles et de ses opérations, y compris dans le cadre d’Ententes de services. Ces politiques et procédures doivent être conçues de manière à garantir le respect des exigences de l’OCRCVM et des lois applicables25 .

Les politiques et procédures relatives aux Ententes de services du courtier doivent, à tout le moins :

• aider le client à bien comprendre l’objectif de l’Entente de services, les principaux services que le courtier et le gestionnaire de portefeuille lui offrent, et les responsabilités et obligations de ces derniers envers lui;
• indiquer comment les documents de procuration, les renseignements sur les actionnaires et les avis relatifs aux événements de marché seront communiqués au gestionnaire de portefeuille, et comment les instructions du gestionnaire de portefeuille ou du client seront exécutées;
• établir un processus efficace pour le traitement et le règlement des plaintes de clients relatives aux services fournis dans le cadre de l’Entente de services;
• établir un processus pour régler avec diligence tout écart dans les relevés de compte quant aux services fournis au titre de l’Entente de services;
• faire en sorte que le gestionnaire de portefeuille fournisse l’information requise et collabore avec le courtier advenant une enquête de l’OCRCVM ou une enquête menée par un marché26 .

1. Cessation de la relation entre le gestionnaire de portefeuille et le client

Si la relation entre le client et le gestionnaire de portefeuille prend fin pour quelque raison que ce soit, le courtier doit restreindre les opérations associées aux comptes du client aux versements de fonds, aux livraisons de titres et aux transferts de positions. Le courtier continuera d’avoir la garde des actifs du client, mais ne pourra effectuer d’opérations pour celui-ci. Si le client souhaite maintenir une relation de négociation avec le courtier, ce dernier devra lui ouvrir un autre compte et suivre le processus d’ouverture de compte.

4. Questions

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le chef de la conformité des finances et des opérations ou le chef de la conformité de la conduite des affaires de l’OCRCVM qui est responsable de votre société.

5. Dispositions applicables

La présente note d’orientation se rapporte aux dispositions suivantes des Règles de l’OCRCVM :

• article 2354;
• article 2355;
• article 2356;
• article 3103;
• article 3120;
• article 3202;
• article 3212;
• article 3213;
• article 3216;
• article 3217;
• article 3246;
• article 3247;
• paragraphe 3404(2);
• article 3503;
• paragraphe 3804(1);
• article 3804;
• article 3808;
• article 3810;
• article 3811;
• article 3816;
• article 3900;
• article 3904;
• article 4300;
• article 4400;
• article 7200.

6. Note d’orientation antérieure

La présente note d’orientation remplace l’Avis  18-0242 – Ententes de services entre courtiers membres et gestionnaires de portefeuille.

7. Document connexe

La présente note d’orientation est aussi publiée dans l’Avis 21-0190 - Règles de l’OCRCVM, Formulaire 1 et notes d'orientation.

• 1Se reporter à l’article 14.5.3 du Règlement 31-103.
• 2Voir le paragraphe 3804(1) des Règles de l’OCRCVM. Dans la présente note d’orientation, tous les renvois à des règles sont des renvois aux Règles de l’OCRCVM, à moins d’indication contraire.
• 3L’Association canadienne du commerce des valeurs mobilières a préparé un modèle d’entente (« Entente de services entre un gestionnaire de portefeuille et un courtier membre de l’OCRCVM ») que peuvent utiliser les courtiers.
• 4Le courtier peut nommer le gestionnaire de portefeuille comme mandataire pour s’occuper des exigences relatives à l’identité du client prévues à la législation et aux règlements sur la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes.
• 5Articles 3202 et 3212.
• 6Articles 3212 et 3213.
• 7Article 3212.
• 8Articles 3217, 3246 et 3247.
• 9Articles 3120 et 3503.
• 10Article 7200.
• 11Article 3900.
• 12Article 3804.
• 13Articles 4300 et 4400.
• 14Paragraphe 3404(2).
• 15Le courtier doit veiller à ce que le document conjoint soit remis au client selon les exigences de l’OCRCVM en la matière.
• 16Article 3216.
• 17Idem.
• 18Article 3816.
• 19Article 3808.
• 20Articles 2284 et 2285.
• 21Article 2284.
• 22Article 3810.
• 23Article 3811.
• 24Question 27 de l’Avis 16-0113.
• 25Article 3904.
• 26Selon la définition donnée à l’article 1.1 du Règlement général n^o 1 de l’OCRCVM.