Coronavirus (COVID – 19)

L’ACFM surveille de près la propagation de la maladie à coronavirus 2019 (COVID 19) pour être en mesure de réagir et de réduire les incidences sur son organisation, ses membres et les clients des membres. Étant donné que les circonstances évoluent rapidement, l’ACFM émettra désormais d’autres communications selon les besoins.

1. Activités de l’ACFM

L’ACFM continue d’exercer ses fonctions réglementaires. Toutefois, compte tenu de la COVID‑19, l’ACFM a pris des mesures proactives pour se protéger et protéger son personnel en exécutant ses fonctions réglementaires à distance dans la mesure du possible.

Conformité

Les inspections de conformité seront réalisées à distance. Lors des inspections, nous ne serons pas présents dans les bureaux des membres. L’ACFM comprend que la situation actuelle engendre des défis pour tout le monde et prévoit travailler en collaboration avec les membres. À ce sujet, nous demanderons aux membres de bien vouloir faciliter l’accès en lecture seule à leur système afin de procéder efficacement à l’inspection et de réduire le nombre de demandes de documents. L’accès en lecture seule se limitera strictement à l’étendue de notre inspection. Puisque nous travaillons ensemble dans le cadre de ce processus, nous encourageons les membres à communiquer avec le directeur de la conformité de l’ACFM responsable de leur société pour toute question ou obtenir de l’aide en cas de difficultés.

Mise en application

L’ACFM continuera ses activités de mise en application. En ce qui a trait aux entrevues et aux audiences disciplinaires, l’ACFM adaptera ses processus et ses procédures et utilisera les ressources technologiques disponibles au besoin pour faciliter la participation à distance des parties concernées lorsque cela est approprié.

Plaintes et demandes de renseignements

L’ACFM continue d’accepter et d’examiner les plaintes et demandes de renseignements de la part du public et d’y répondre.

Formation des membres et services aux membres

L’ACFM ne présentera pas son Forum de réglementation des membres du printemps 2020 en personne, mais prévoit l’offrir par webémission. Le personnel de l’ACFM demeure disponible pour faire des présentations au cours d’événements organisés par les membres ou le secteur au moyen d’une visioconférence, mais il ne participera pas à ces activités en personne. Le personnel des services aux membres continue de recevoir les demandes de renseignements et d’y répondre.

2. Activités des membres

Planification de la continuité d’activité

Conformément à la Règle 2.9 de l’ACFM, l’ACFM exige que les membres aient des plans de continuité d’activité adéquats en place afin d’être bien préparés à minimiser la perturbation de leurs activités et à continuer à desservir les clients. Si un membre voit ses activités perturbées et que cela l’empêche d’offrir des services adéquats aux clients ou de satisfaire les exigences réglementaires, il est prié de communiquer avec le directeur de la conformité de l’ACFM responsable de sa société ou avec les services aux membres au 1 888 466‑6332 (option 1) ou à [email protected].

Surveillance des membres

Nous adopterons une démarche raisonnable et souple envers l’application de plusieurs obligations de surveillance au cours de cette période. Nous comprenons que de nombreuses fonctions de surveillance, notamment la vérification quotidienne des opérations, pourraient devoir être accomplies à distance conformément au plan de continuité d’activité du membre.

Nous avons également reçu des demandes de renseignements concernant l’obligation des membres d’effectuer des examens de succursale sur place (Principe directeur n^o 5) et des visites périodiques (Principe directeur n^o 2). Pour le moment, reporter les visites périodiques et les examens de succursale ou réaliser les examens de succursale à distance sont des mesures raisonnables que les membres peuvent prendre.

Transmission des données et communications avec les clients

À mesure que les membres mettent en œuvre leurs plans de continuité d’activité pour travailler à distance et limiter les contacts directs, il pourrait y avoir un besoin croissant de transmettre des données confidentielles et de compter davantage sur la technologie pour interagir avec les clients. Nous rappelons aux membres que les renseignements confidentiels des clients doivent être transmis et stockés en toute sécurité. Lorsque les membres permettent aux personnes autorisées d’accepter des instructions de clients par téléphone ou par courriel, les personnes autorisées doivent respecter la politique du membre concernant l’obligation de vérifier l’identité du client.

Cybersécurité

Étant donné que les membres se fient de plus en plus à la technologie, particulièrement pour permettre le travail à distance, le risque d’incidents de cybersécurité pourrait être plus grand. Il est important que les membres continuent de se protéger contre les atteintes à la sécurité de l’information. Nous rappelons aux membres que l’ACFM a publié des notes d’orientation à leur intention concernant les risques et recommandations en matière de cybersécurité. Nous avons aussi préparé une webémission (en anglais) pour les conseillers concernant les pratiques de cybersécurité. Les membres doivent aussi savoir qu’ils sont tenus, aux termes du Principe directeur n^o 6 de l’ACFM (Exigences en matière de déclaration de renseignements), d’aviser l’ACFM chaque fois qu’ils prennent connaissance d’une violation de la vie privée.