Historique
Dans le cadre du processus de demande d’adhésion à l’ACFM, les courtiers en épargne collective (appelés aux présentes les « membres ») qui emploient des personnes autorisées comme mandataires sont tenus de fournir un modèle de leurs conventions de mandat. Les conventions de mandat doivent satisfaire aux exigences de la Règle 1.1.5 (Structure de l’entreprise – Mandataires) de l’ACFM et contenir, entre autres, des modalités qui reflètent les dispositions des paragraphes a) à j), inclusivement, de cette règle. Ces exigences ont pour objet d’assurer, notamment, que les principes réglementaires de surveillance rigoureuse de la personne autorisée et de responsabilité du membre envers le client qui caractérisent la relation entre un employeur et son employé s’appliquent également à la relation entre un contrepartiste et son mandataire.
Le personnel de l’ACFM reconnaît que ses membres et leurs personnes autorisées souhaitent disposer d’une certaine souplesse dans l’organisation de leurs relations d’affaires. C’est pourquoi il n’a prescrit aucun modèle de convention de mandat précis à ses membres. Toutefois, le personnel de l’ACFM doit s’assurer que les conventions de mandat des membres soient conformes aux exigences de la Règle 1.1.5. Plus particulièrement, ces conventions doivent contenir les dispositions des paragraphes a) à j) de la Règle 1.1.5, et leurs modalités ne doivent pas être incompatibles avec les Règles de l’ACFM ni les enfreindre. Il incombe au membre de convaincre le personnel de l’ACFM que ces conventions de mandat respectent les exigences réglementaires applicables aux relations entre un contrepartiste et son mandataire.
Modifications des conventions
De nombreux membres utilisaient des conventions de mandat avant de présenter une demande d’adhésion à l’ACFM. La plupart de ces conventions devront être modifiées. Certains membres ont préféré rédiger de nouvelles conventions qui soient conformes aux Règles de l’ACFM, tandis que d’autres pourraient décider de modifier leurs conventions de mandat à cette fin. Afin d’aider les membres à cet égard, le personnel de l’ACFM a préparé une « reconnaissance de dérogation à la convention de mandat » (la « reconnaissance de dérogation »), jointe à l’annexe A des présentes, devant être utilisée par les membres et chaque personne autorisée qui est partie à une convention de mandat et qui : a) confirme que la convention de mandat respecte les exigences des Statuts et des Règles de l’ACFM ou b) modifie la convention de mandat, s’il y a lieu, pour assurer sa conformité.
Preuve de conformité des conventions de mandat
L’ACFM exige que chacun de ses membres lui remette une attestation signée par un de ses dirigeants ou de ses administrateurs confirmant que ses conventions de mandat sont conformes à la Règle 1.1.5. L’attestation doit suivre, pour l’essentiel, le modèle joint à l’annexe B des présentes.
Si, au moment où elle l'examine, le personnel de l’ACFM n’est pas convaincu que la convention de mandat respecte les dispositions de la Règle 1.1.5, ou si la convention de mandat est relativement complexe, le personnel de l’ACFM demandera au membre de :
- la modifier pour respecter les règles de l’ACFM (ce qui peut comprendre l’utilisation d’une reconnaissance de dérogation selon le modèle fourni); ou
- lui fournir un avis juridique selon le modèle prescrit (joint à l’annexe C des présentes).
Le but de l’avis juridique est de s’assurer que l’on a examiné attentivement les exigences des Règles de l’ACFM et que les modifications apportées aux conventions existantes, le cas échéant, sont appropriées et compatibles de sorte que les conventions modifiées soient conformes aux Règles de l’ACFM.
Le présent avis décrit les exigences qui devraient s’appliquer à la plupart des conventions de mandat. Toutefois, le personnel de l’ACFM se réserve le droit de déterminer les preuves que le membre devra lui fournir pour être convaincu que les conventions de mandat sont conformes aux Règles de l’ACFM.
En ce qui a trait aux conventions de mandat futures, le personnel de l’ACFM encourage fortement les membres à inclure des clauses traitant des sujets exposés dans les paragraphes a) à j), inclusivement, de la Règle 1.1.5 de l’ACFM.
Annexe A - Reconnaissance de dérogation à la convention de mandat
Annexe B - Attestation relative à la convention de mandat conclue entre un membre et une personne autorisée
Annexe C - Avis juridique concernant la convention de mandat conclue entre un membre et une personne autorisée