Le présent avis est publié afin de clarifier les obligations des membres et des personnes autorisées relativement au respect des codes conjoints de représentants.
Les activités auxquelles se livrent les personnes autorisées au moyen d’un code conjoint sont assujetties à l’ensemble des Statuts, des Règles et des Principes directeurs qui régissent généralement la façon dont un membre exploite son entreprise. Lorsque le personnel de l’ACFM est avisé d’un problème touchant le compte d’un client géré au moyen d’un code conjoint et qu’il est impossible de déterminer qui est responsable du compte, tous les représentants utilisant le code conjoint peuvent en être tenus responsables.
Les membres et personnes autorisées doivent savoir que chaque fois qu’une personne autorisée est appelée à gérer un compte utilisant un code conjoint, celle-ci doit connaître les faits essentiels se rapportant au client dans le but de s’assurer que les recommandations formulées à l’égard du compte sont pertinentes et conformes aux objectifs de placement du client. Lorsqu’une personne autorisée gérant un tel compte n’a pas participé à la collecte des renseignements « Connaître son client », elle doit demander au client de confirmer que les renseignements au dossier sont exacts avant de faire des recommandations.
Le membre est responsable de la conduite des personnes autorisées exerçant des activités au moyen d’un code conjoint et doit superviser une telle conduite comme il le fait pour les activités exercées en son nom par chaque personne autorisée qui travaille pour lui.