(actualisé à 4 March 2013)
Le présent Avis est publié afin d’aider les membres et leurs personnes autorisées à se conformer aux Règles de l’ACFM et aux lois sur les valeurs mobilières au moment de conclure un arrangement concernant l’indication de clients avec d’autres personnes inscrites du secteur des valeurs mobilières.
Contexte
Au cours des examens de conformité effectués à ce jour, le personnel de l’ACFM a constaté que de nombreux membres avaient conclu des arrangements concernant l’indication de clients avec des conseillers en valeurs ou des sociétés de gestion de portefeuille. Le personnel a relevé des situations où les personnes autorisées de sociétés membres agissent à titre de « directeurs de relations » au nom d’une autre personne inscrite. Dans certains cas, cette autre personne inscrite peut ne jamais rencontrer le client ou avoir un rôle direct minime, voire inexistant, avec le client référé. Selon le personnel, certaines personnes autorisées :
- remplissent des documents d’ouverture de compte, y compris obtenir des renseignements « Connaître son client », pour une autre personne inscrite;
- reçoivent d’une personne inscrite des renseignements sur un compte qui décrivent les activités de négociation exercées à l’extérieur du membre ou ont accès à de tels renseignements;
- assistent à des réunions au cours desquelles les clients reçoivent des conseils en placement relativement à un compte qu’ils détiennent auprès d’une autre personne inscrite.
Exigences relatives aux permis
La Règle 1.1.1 a) (Structure de l’entreprise – Membres) de l’ACFM stipule que toutes les activités de courtage effectuées par une personne autorisée doivent être faites pour le compte du membre, par l’entremise des services du membre. Lorsqu’une personne autorisée obtient des renseignements « Connaître son client » pour ouvrir un compte auprès d’une autre personne inscrite ou donne des conseils sur des valeurs mobilières au nom d’une autre personne inscrite, elle enfreint la Règle 1.1.1 de l’ACFM et les exigences en matière de permis d’exercice en valeurs mobilières, que ces ententes soient conclues ou non avec des personnes du même groupe que le membre.
Les personnes autorisées peuvent fournir à des tiers des renseignements personnels (par exemple, nom, adresse, âge, revenu net et valeur nette) à la demande d’un client. Les clients peuvent aussi permettre aux personnes autorisées d’obtenir une copie des relevés de compte qui sont détenus à l’extérieur du membre et de participer à des réunions et à des conversations avec d’autres personnes inscrites. Toutefois, ces activités augmentent le risque que les personnes autorisées dépassent les limites de leur permis. Les membres devraient avoir des politiques et des procédures visant à empêcher et à détecter les activités non conformes. Par exemple, les membres devraient avoir des politiques et des procédures à l’intention des personnes autorisées décrivant les activités qui ne sont pas acceptables lorsque celles-ci réfèrent un client à une autre personne inscrite. De plus, si un membre reçoit une plainte au sujet d’une activité exercée par une personne autorisée à l’égard d’un compte détenu à l’extérieur de la société, le membre est censé mener une enquête pour savoir si la personne autorisée a agi conformément à son permis. Les membres devraient être au courant de ces activités au cours des examens de succursales.
Les membres devraient aussi savoir que les indications de clients dans le cadre d’activités liées aux valeurs mobilières doivent être conformes à la section 3, Ententes d’indication de clients, de la partie 13, Relations des personnes physiques et des sociétés avec les clients, du Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites, qui exige qu’une convention soit conclue avec le membre, que les clients soient avisés des arrangements et que les honoraires soient inscrits dans les livres et registres du membre.