1. Contexte

1. Aperçu du projet d’examen des notes d’orientation  

Parallèlement au projet de réécriture en langage simple, de remise en forme, de rationalisation et de réorganisation de nos Règles des courtiers membres2 , le personnel de l’OCRCVM a entrepris de revoir les notes d’orientation existantes (le projet d’examen des notes d’orientation).

L’objectif du projet d’examen des notes d’orientation est de faire en sorte que toutes les notes d’orientation actuelles de l’OCRCVM cadrent avec les Règles de l’OCRCVM (connues auparavant sous le nom de Manuel de réglementation en langage simple des courtiers membres de l’OCRCVM), lesquelles entreront en vigueur le 1^er juin 2020.3  Dans le cadre de ce projet, nous avons :

• mis à jour le contenu des notes d’orientation actuelles pour qu’il tienne compte des Règles de l’OCRCVM;
• adopté un modèle standard;
• archivé les notes d’orientation redondantes ou désuètes, ou qui ne sont plus pertinentes;  
• mis en place un nouveau système de numérotation pour identifier et organiser les notes d’orientation.4

Pour aider les courtiers à s’y retrouver :  

• nous procéderons à une refonte du site Internet de l’OCRCVM pour faciliter la recherche des notes d’orientation;
• nous publierons une table de concordance pour indiquer quelles anciennes notes d’orientation ont été mises à jour.  

1. Catégories de notes d’orientation  

Dans le cadre du projet d’examen des notes d’orientation, nous avons réparti dans cinq catégories les notes d’orientation existantes de l’OCRCVM :

1. Groupe 1 : Ces notes d’orientation ont été réécrites en langage simple pour qu’elles soient harmonisées avec les Règles de l’OCRCVM. Leur contenu est principalement tiré de certaines parties des Règles des courtiers membres existantes qu’il était plus approprié de convertir en notes d’orientation. Elles décrivent également les nouvelles exigences en matière d’inscription qui sont mentionnées dans les Règles de l’OCRCVM.
2. Groupe 2 : De petits changements ont été apportés au contenu de ces notes d’orientation pour qu’elles cadrent avec les Règles de l’OCRCVM. Dans certains cas, nous avons regroupé des notes d’orientation connexes dans un même document. Certains changements terminologiques ont aussi été apportés dans la version française par souci d’uniformité avec les termes employés dans les règles.
3. Groupe 3 : Dans ces notes d’orientation, les renvois aux règles ont été modifiés par souci de cohérence avec les Règles de l’OCRCVM. Certains changements terminologiques ont aussi été apportés dans la version française par souci d’uniformité avec les termes employés dans les règles.
4. Historique : Ces notes d’orientation ne sont plus pertinentes ou actuelles; elles seront donc déplacées vers une page « Historique » nouvellement créée sur notre site Internet.
5. Projet distinct : Ces notes d’orientation sont mises à jour dans le cadre d’un projet distinct.  

Nous publierons les notes d’orientation du groupe 2 et du groupe 3 au cours de la période de mise en œuvre et avant l’entrée en vigueur des Règles de l’OCRCVM.

1. Notes d’orientation du groupe 1

Dans la présente section, nous exposons de façon plus détaillée chaque note d’orientation du groupe 1. Nous avons mis à jour certaines formulations et les renvois aux règles dans toutes les notes d’orientation du groupe 1 pour qu’elles cadrent avec les Règles de l’OCRCVM.

1. Information à fournir dans les rapports de recherche et pratiques exemplaires (NO‑3600-20-001)

Cette note d’orientation :

• remplace les indications et lignes directrices figurant dans les avis sur la réglementation des membres RM1096 et RM0248 et dans l’Avis 12‑0369;
• intègre des dispositions concernant les pratiques exemplaires applicables aux rapports de recherche qui se retrouvent dans la Règle 3400 des courtiers membres, plus particulièrement les « lignes directrices »;
• met en œuvre les indications et lignes directrices qui ont été publiées précédemment pour commentaires dans l’Avis 10‑0266, sous le titre Note d’orientation 3600-3 – Information à fournir dans les rapports de recherche et pratiques exemplaires, avec les dispositions correspondantes des Règles de l’OCRCVM.

1. Modifications relatives à l’inscription (NO‑2600‑20‑001)

La présente note d’orientation :

• décrit les nouvelles exigences en matière d’inscription qui ont été mentionnées dans le cadre du Projet RLS;
• met à jour les indications et lignes directrices qui ont été publiées précédemment dans l’Avis 09-0227 et l’Avis 09‑0268.

1. Surveillance des comptes (NO‑3900‑20‑001)

Cette note d’orientation :

• intègre des dispositions concernant les structures de surveillance, les systèmes et les procédures des courtiers membres ainsi que l’activité de surveillance des comptes en général qui se retrouvent dans la Règle 2500 des courtiers membres;
• met en œuvre les indications et lignes directrices qui ont été publiées précédemment pour commentaires dans l’Avis 10-0266, sous le titre Note d’orientation 3900-1 – Surveillance des comptes, avec les dispositions correspondantes des Règles de l’OCRCVM

1. Partage des bureaux (NO‑2200‑20‑001)

Cette note d’orientation :

• intègre des dispositions concernant le partage des bureaux avec une autre entité de services financiers qui se retrouvent dans la Règle 2400 des courtiers membres, plus particulièrement les « normes minimales pour les bureaux partagés »; 
• met en œuvre les indications et lignes directrices qui ont été publiées précédemment pour commentaires dans l’Avis 11‑0061, sous le titre Note d’orientation 2150‑2 – Partage des bureaux, avec les dispositions correspondantes des Règles de l’OCRCVM.

1. Contenu des livres et des dossiers (NO‑3800‑20‑001)

Cette note d’orientation :

• intègre les meilleures pratiques concernant le contenu de certaines parties des livres et des dossiers des courtiers qui sont exposées à l’article 2 de la Règle 200 des courtiers membres, plus particulièrement le « guide d’interprétation de l’article 2 de la Règle 200 »;
• met en œuvre les indications et lignes directrices qui ont été publiées précédemment pour commentaires dans l’Avis 10‑0266 sous le titre Note d’orientation 3800-2 et 3800-3 – Contenu et conservation des livres et des dossiers, avec les dispositions correspondantes des Règles de l’OCRCVM.

1. Initiatives futures relatives aux politiques

Dans le cadre des initiatives continues relatives aux politiques, il est possible que nous réexaminions certains des sujets traités dans les notes d’orientation du groupe 1. Par exemple, dans notre plan stratégique et l’énoncé de nos priorités, il est question de moderniser notre approche en matière de surveillance. Cela pourrait donner lieu à de futures mises à jour de la NO‑3900-20‑001. Toutefois, nous publions la NO-3900‑20‑001 maintenant pour offrir aux courtiers une orientation concernant la Règle 3900 pendant que nous continuons de travailler sur ce projet distinct. Il sera question des autres projets futurs qui auront une incidence sur les notes d’orientation du groupe 1 dans le document Priorités de l’OCRCVM en matière de politiques – Mise à jour.

1. Système de numérotation des notes d’orientation

Nous mettons en œuvre un nouveau système de numérotation des notes d’orientation liées aux Règles de l’OCRCVM. Le nouveau système permettra d’indiquer clairement le sujet principal auquel se rapporte chaque note d’orientation. Par exemple, « NO‑3600‑20‑001 » se comprend comme suit :   

• « NO » fait référence à « Note d’orientation »;
• « 3600 » indique la Règle de l’OCRCVM sur laquelle porte principalement la note d’orientation (communications avec le public);
• « 20 » indique l’année d’entrée en vigueur de la note d’orientation;  
• « 001 » fait référence à la chronologie des notes d’orientation publiées sur le sujet.

1. Date d’entrée en vigueur des notes d’orientation du groupe 1  

Les notes d’orientation du groupe 1 entreront en vigueur le même jour que les Règles de l’OCRCVM, soit le 1^er juin 2020.  

1. Annexes

Annexe A – Information à fournir dans les rapports de recherche et pratiques exemplaires (NO‑3600‑20‑001)

Annexe B – Modifications relatives à l’inscription (NO‑2600‑20‑001)

Annexe C – Surveillance des comptes (NO‑3900‑20‑001)

Annexe D – Partage des bureaux (NO‑2200‑20‑001)

Annexe E – Contenu des livres et des dossiers (NO‑3800‑20‑001)

• 2Se reporter à l’Avis 19-0144 pour obtenir davantage de renseignements sur ce projet (le Projet RLS).
• 3Se reporter à l’Avis 19-0144 pour obtenir davantage de renseignements sur les Règles de l’OCRCVM.
• 4On trouvera une description plus complète de ce système de numérotation à la section 4 ci-dessous.