Les modifications aux Règles des courtiers membres de l’OCRCVM en vue de la mise en œuvre du projet de réforme de l’inscription sont entrées en vigueur le 28 septembre 2009.1 Le présent Avis a pour objet de répondre aux questions que le personnel de l’OCRCVM a reçues de plusieurs interlocuteurs au sujet des nouvelles catégories d’autorisation qui s’appliquent aux membres de la direction et aux surveillants, et sur les compétences qui sont exigées des surveillants.
1. Catégorie d’autorisation « membre de la direction »
Qui doit obtenir une autorisation à titre de « membre de la direction »?
Dans le cadre du projet de réforme de l’inscription, l’OCRCVM a simplifié et rationalisé ses catégories d’autorisation applicables aux associés, administrateurs et dirigeants afin de centrer l’attention principalement sur les personnes qui exercent une influence significative sur la conduite d’un courtier membre et, en particulier, sur les personnes qui sont responsables de la gouvernance de l’entreprise. La nouvelle catégorie d’autorisation à titre de « membre de la direction » vise à remplacer, en partie, les catégories « associé », « administrateur » et « dirigeant » qui existaient antérieurement et qui englobaient de très nombreuses fonctions. La nouvelle catégorie est centrée plutôt sur les associés, administrateurs et dirigeants d’un courtier membre qui exercent une influence significative sur la conduite de la société, c’est‑à-dire, les « têtes dirigeantes » de la société.2 Dans ce contexte, la catégorie « membre de la direction » a pour objet d’inclure uniquement les personnes dont l’autorisation constitue une « valeur ajoutée » pour l’OCRCVM aux fins de la réalisation de ses objectifs réglementaires. Cela consiste notamment à veiller à ce que les personnes qui exercent une influence significative sur les activités d’une société soient évaluées en regard de normes de conduite pertinentes nécessaires pour protéger les intérêts des investisseurs et ceux du secteur en général, et à faire en sorte que la surveillance réglementaire puisse contribuer à atteindre cet objectif.
La nouvelle catégorie d’autorisation à titre de « membre de la direction » englobe le président ou les vice-présidents du conseil d’administration, le chef de la direction, le président, le chef de l’administration, le chef des finances, le chef de la conformité et les autres membres de l’équipe de direction de la société. La définition de « membre de la direction » tient cependant compte du fait que, dans certaines sociétés de grande envergure, les cadres supérieurs qui se trouvent sous l’équipe dite « de direction » exercent aussi une influence significative sur la conduite des activités de la société, du moins en ce qui a trait à une activité réglementée de la société. L’OCRCVM s’attend à ce que ces personnes demandent aussi l’autorisation dans la catégorie « membre de la direction ».
La question de savoir si un cadre supérieur se trouve ou non sous l’équipe de direction d’une société dépend de chaque cas. Ce sont les courtiers membres qui sont les mieux placés pour répondre à cette question; en conséquence, le personnel de l’OCRCVM s’en remettra généralement aux sociétés pour identifier les personnes qui répondent à cet aspect de la catégorie « membre de la direction » au sein de leur société. Au moment d’évaluer cette question, les sociétés devraient déterminer si la personne a :
- une responsabilité significative ou une influence importante sur le plan de la gestion ou sur le plan stratégique à l’égard d’une division importante de la société qui exerce l’activité réglementée; ou
- le pouvoir de prendre des décisions importantes concernant l’affectation des ressources financières de la société, les engagements financiers de la société, les acquisitions d’éléments d’actif, la gestion du passif et la planification d’ensemble de la trésorerie et du capital de la société.
2. Catégorie d’autorisation « surveillant »
Qui doit obtenir une autorisation à titre de « surveillant »?
L’article 3 de la Règle 38 des courtiers membres stipule qu’« aucune personne ne peut agir, et aucun courtier membre ne doit permettre à une personne d’agir, comme surveillant sans l’autorisation de l’OCRCVM ». L’article 1 de la Règle 1 des courtiers membres de l’OCRCVM définit un « surveillant » comme étant « une personne à qui un courtier membre a confié la responsabilité et le pouvoir de gérer les activités d’autres associés, administrateurs, dirigeants, employés ou mandataires du courtier membre de manière à assurer leur conformité aux lois et aux règlements régissant leurs activités reliées aux valeurs mobilières ».
La catégorie « surveillant » englobe toutes les personnes qui étaient autorisées antérieurement dans les catégories d’autorisation suivantes de l’OCRCVM et qui assument des responsabilités de surveillance en matière de réglementation des valeurs mobilières :
- Directeur adjoint de succursale
- Directeur adjoint de succursale (clients institutionnels)
- Directeur de succursale
- Directeur de succursale (clients institutionnels)
- Codirecteur de succursale
- Codirecteur de succursale (clients institutionnels)
- Personne désignée suppléante
- Responsable désigné des contrats d’options
- Responsable suppléant des contrats d’options
- Responsable désigné des contrats à terme et options sur contrats à terme
- Responsable suppléant des contrats à terme et options sur contrats à terme
- Superviseur des contrats à terme et options sur contrats à terme
- Directeur des ventes
De plus, la nouvelle catégorie « surveillant » englobe les personnes qui étaient nommées pour accomplir certaines fonctions de surveillance précises prévues aux Règles des courtiers membres de l’OCRCVM, comme les surveillants désignés comme responsables de l’ouverture des comptes, aux termes de l’article 2 de la Règle 1300, ou les surveillants désignés comme responsables de la surveillance des comptes carte blanche, aux termes de l’article 4 de la Règle 1300. Ces personnes sont définies dans les Règles des courtiers membres de l’OCRCVM comme « surveillants désignés », bien que « surveillant désigné » ne soit pas, à proprement dit, une catégorie d’autorisation de l’OCRCVM.
La catégorie « surveillant » a principalement pour but d’englober toute personne qui exerce des pouvoirs à l’égard de la gestion au jour le jour et de la surveillance réglementaire de toute fonction ou activité commerciale réglementée par l’OCRCVM chez un courtier membre, ce qui comprend la gestion et la direction d’autres personnes autorisées de la société et le pouvoir de mettre en œuvre des changements en ce qui a trait à la manière dont est gérée la fonction ou l’activité commerciale en question.
Pour déterminer si une personne donnée est un « surveillant » devant obtenir une autorisation de l’OCRCVM, il faut d’abord déterminer si la personne a le degré de responsabilité, l’aptitude ou les pouvoirs nécessaires pour exercer une influence sur la conduite d’autres personnes autorisées de la société menant des activités reliées aux valeurs mobilières au nom de la société. Ainsi, une personne qui a la responsabilité directe d’embaucher ou de congédier des personnes autorisées ou d’accorder des primes ou d’imposer des mesures disciplinaires à des personnes autorisées du courtier membre a clairement un pouvoir de surveillance à l’égard de ces personnes. Les membres du personnel non hiérarchique, comme le personnel du Service de la conformité, des Services juridiques, de la gestion des risques, des opérations et de la vérification interne, bien qu’ils constituent des éléments essentiels de la culture et de la structure de surveillance d’un courtier, ne sont pas tenus, en revanche, d’obtenir une autorisation de l’OCRCVM dans la catégorie « surveillant », car ils n’ont généralement pas de responsabilité ou de contrôle immédiat à l’égard d’autres personnes autorisées du courtier membre (à moins qu’ils soient des surveillants désignés au sens prévu à la Règle 1 des courtiers membres).
Compétences requises des surveillants
La Règle 2900 énonce les compétences minimales que doivent posséder uniquement certains types de surveillants. En particulier, la Règle 2900 ne prescrit des compétences minimales que pour les personnes suivantes :
- les surveillants qui surveillent des représentants inscrits et des représentants en placement traitant avec des clients de détail;
- les surveillants qui surveillent des représentants inscrits et des représentants en placement traitant avec des clients institutionnels; et
- les surveillants qui surveillent les opérations effectuées sur des produits de placement en particulier, tels des options, des contrats à terme et des options sur contrats à terme.
Lorsque la Règle 2900 ne prescrit pas de compétences minimales précises pour un surveillant donné, c’est encore au courtier membre qu’il incombe de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que le surveillant en question possède la compétence et les connaissances voulues pour exercer les fonctions de surveillance que le courtier membre lui a confiées.3 Par exemple, une personne qui a été désignée par une société pour être responsable uniquement de l’ouverture des nouveaux comptes aux termes du paragraphe 2(a) de la Règle 1300, et qui ne surveille pas autrement des représentants inscrits et des représentants en placement ou des opérations sur des produits de placement en particulier, n’est pas assujettie à des exigences aux termes de la Règle 2900 en ce qui concerne les compétences requises. Avant la réforme de l’inscription, la Règle 1300 stipulait que les sociétés devaient désigner un administrateur, un associé ou un dirigeant de la société (ou, dans le cas d’une succursale, un directeur de succursale relevant directement de l’administrateur, de l’associé ou du dirigeant désigné) pour assumer cette responsabilité de surveillance, et cet administrateur, associé ou dirigeant devait, aux termes de la Règle 2900, avoir réussi le Cours à l’intention des associés, administrateurs et dirigeants (cours AAD). Par suite de la mise en œuvre de la réforme de l’inscription, l’OCRCVM ne dicte plus quelle personne les sociétés doivent désigner pour assumer un tel rôle de surveillance, aussi le cours AAD n’est-il plus exigé à titre de compétence minimale pour ces surveillants désignés. Cela dit, les sociétés peuvent quand même envisager d’exiger que ces surveillants réussissent le cours AAD ou le Cours à l’intention des directeurs de succursale, car ceux-ci constituent une formation utile pour ces surveillants.
Enfin, il convient de souligner que le nouvel alinéa 15(c) de la Règle 1300 remplace, en partie, la catégorie d’autorisation « gestionnaire adjoint de portefeuille » de l’OCRCVM par une obligation de surveillance. Le nouvel alinéa 15(c) de la Règle 1300 stipule qu’une personne qui offre des services de gestion de portefeuille à des clients depuis moins de moins deux ans chez un courtier membre, chez un conseiller détenant une inscription provinciale ou dans une institution réglementée par le gouvernement (une société de fiducie, par exemple) doit être surveillée par un autre gestionnaire de portefeuille non assujetti à une telle surveillance. Aux termes des modifications apportées aux Règles des courtiers membres, le gestionnaire de portefeuille surveillant doit demander l’autorisation de l’OCRCVM dans la nouvelle catégorie « surveillant ». Le gestionnaire de portefeuille surveillant doit posséder les mêmes compétences que celles exigées pour fournir des services de gestion discrétionnaire de portefeuille à l’égard des comptes gérés.4
- 1Avis sur les Règles no 09-0268 de l’OCRCVM
- 2L’article 1 de la Règle 1 des courtiers membres définit un « membre de la direction » comme étant « un associé, un administrateur ou un dirigeant d’un courtier membre qui participe à la haute direction du courtier membre, notamment une personne jouant le rôle de président ou vice-président du conseil d’administration, chef de la direction, président, chef de l’administration, chef des finances, chef de la conformité, membre d’un comité de direction, toute personne occupant un poste de gestion lui conférant un pouvoir significatif sur les activités quotidiennes, ou toute personne occupant un poste désigné par le courtier membre comme un poste de direction ».
- 3Paragraphes 1(v) et 2(b) de la Règle 38 des courtiers membres.
- 4Paragraphe A. 6 de la Partie 1 de la Règle 2900