(actualisé à 4 March 2013)
Le présent avis est publié pour rappeler aux membres la nécessité de vérifier les sites Web de leurs personnes autorisées pour en assurer la conformité aux Règles de l’ACFM.
Contexte
À la suite des inspections de conformité effectuées jusqu’à maintenant, il a été porté à l’attention du personnel de l’ACFM que certains sites Web de personnes autorisées de membres de l’ACFM ne sont pas conformes aux Règles de l’ACFM. Dans de nombreux cas, ces sites Web font référence aux affaires d’un membre ou en font la promotion. Cependant, le membre ne semble pas être au courant de l’existence de ces sites Web ou n’a pas examiné et approuvé les sites conformément aux stipulations de la Règle 2.7.3 (Publicité et outils de commercialisation – Examen requis) de l’ACFM. Les inspections de conformité en ce qui a trait à ces sites Web ont également révélé d’autres irrégularités, dont les suivantes :
- Le nom du membre n’est pas mentionné sur le site Web, bien qu’une promotion des affaires du membre y soit faite;
- Les sites Web font la promotion de produits ou de services que la personne autorisée n’a ni l’autorisation de vendre ni les qualifications nécessaires pour le faire;
- Il n’y a pas d’information quant aux produits et aux services vendus par l’intermédiaire du membre et qui relèvent de la responsabilité de ce dernier, et ces produits et services sont offerts par la personne autorisée en tant qu’autre activité rémunératrice de celle-ci;
- Publicité trompeuse (par exemple : mesures du rendement ou qualifications ou compétence des personnes autorisées).
Obligation d’approuver les sites Web des personnes autorisées qui font la promotion des affaires d’un membre (Règle 2.7.3)
La Règle 2.7.3 de l’ACFM exige que toute publicité et tout outil de commercialisation soient approuvés par un associé, un administrateur, un dirigeant, un directeur de la conformité ou un directeur de succursale nommé à cette fin avant sa parution ou son utilisation. La définition de « publicité » dans la Règle 2.7.1 englobe tous les médias d’information, y compris les sites Internet, qui servent à développer les affaires d’un membre. Par conséquent, les membres doivent approuver les sites Web des personnes autorisées qui font référence aux affaires d’un membre ou qui en font la promotion. Plus particulièrement, les membres doivent s’assurer que ces sites Web sont conformes aux restrictions générales établies à la Règle 2.7.2 en ce qui concerne la publicité et les outils de commercialisation faux ou trompeurs.
Examen des sites Web des personnes autorisées pour en assurer la conformité aux Règles de l’ACFM
Les membres doivent examiner les sites Web de leurs personnes autorisées pour s’assurer que ces sites sont conformes aux Règles de l’ACFM et à toute autre législation applicable, dont les éléments suivants :
- Obligation que toute entreprise reliée aux valeurs mobilières telle qu’elle est définie dans le Statut no 1 de l’ACFM soit exploitée pour le compte du membre par l’entremise des services du membre, sous réserve de dispositions contraires des Règles (Règle 1.1.1);
- Exigences en ce qui a trait au cumul de fonctions prévues à la Règle 1.2.1 c), dont :
- approbation obligatoire du membre en ce qui concerne les activités rémunératrices autres que celles du membre dont la promotion est faite sur le site Web (Règle 1.2.1 c) iii));
- information sur le site Web expliquant au client quels sont les produits et services offerts par le membre et relevant de sa responsabilité et quels produits et services sont exploités par une autre activité rémunératrice (Règle 1.2.1 c) vi));
- exigences en ce qui concerne la planification financière (Règle 1.2.1 c) vii));
- Obligations relativement aux noms commerciaux selon la Règle 1.1.7, et plus précisément l’obligation de fournir le nom du membre lorsque la dénomination commerciale appartenant à une personne autorisée est utilisée relativement aux affaires d’un membre (Règle 1.1.7 c));
- Conditions relatives aux titres qui interdisent à toute personne autorisée d’utiliser une dénomination sociale ou des titres professionnels ou d’indiquer avoir une expérience professionnelle qui trompe ou qui pourrait vraisemblablement tromper un client ou toute autre personne au sujet de ses compétences (Règle 1.2.1 d)).
Politiques et procédures
Selon la Règle 2.5.1 (Responsabilités du membre) de l’ACFM, les membres sont assujettis à un critère général qui les oblige à établir des politiques, des procédures et des contrôles internes visant à assurer que la conduite de leurs affaires est conforme aux Statuts, aux Règles et aux Principes directeurs de l’ACFM ainsi qu’aux lois sur les valeurs mobilières applicables. Les membres devraient s’assurer que ces politiques et procédures comprennent : 1) une procédure particulière de vérification des sites Web des personnes autorisées afin d’assurer la conformité aux critères applicables décrits plus haut et 2) une procédure d’approbation des sites Web des personnes autorisées qui font référence aux affaires d’un membre ou qui en font la promotion, conformément à la Règle 2.7.3 de l’ACFM. Ces politiques et procédures devraient entre autres inclure les éléments suivants :
- politique qui oblige les personnes autorisées à aviser les membres de l’existence de leurs sites Web;
- procédures de vérification des sites Web à la réception de l’avis de leur existence et de vérification suivie pour assurer la conformité aux Règles de l’ACFM et aux lois applicables;
- politique exigeant l’obtention de l’approbation des membres pour tous les sites Web des personnes autorisées qui font référence aux affaires d’un membre ou qui en font la promotion;
- processus d’autorisation des nouveaux sites Web qui font référence aux affaires d’un membre ou qui en font la promotion et de tout document faisant référence ou connexe aux affaires d’un membre affiché sur les sites;
- processus d’autorisation de tout changement subséquent ou tout ajout aux sites Web qui fait référence ou est connexe aux affaires d’un membre;
- processus de communication aux personnes autorisées des exigences en ce qui a trait à l’approbation des sites Web;
- procédures en vue de prendre des mesures correctives lorsque des sites non conformes sont repérés;
- processus d’attestation de la vérification et de l’approbation des sites Web des personnes autorisées conformément à la Règle 2.5.7 de l’ACFM.