Le présent avis est publié afin de clarifier les obligations des membres relativement au respect des exigences aux termes des Statuts, des Règles et des Principes directeurs de l’ACFM dans les cas où le membre a conclu des arrangements entre un remisier et un courtier chargé de comptes ou a retenu les services de fournisseurs de services tiers.
Aux termes de la Règle 1.1.3 de l’ACFM, un membre ou une personne autorisée peut retenir les services d’une personne, y compris un autre membre ou une personne autorisée, qui lui fournira des services, à condition que le membre ou la personne autorisée qui retient les services demeure responsable de la conformité aux Statuts et aux Règles de l’ACFM ainsi qu’à la législation applicable.
La Règle 1.1.6 b) xii) de l’ACFM relative aux arrangements entre un remisier et un courtier chargé de comptes mentionne que, à moins que les Règles ne le prévoient autrement, les remisiers des niveaux 2, 3 ou 4 sont responsables de la conformité aux Statuts et aux Règles à l’égard de chaque compte que le remisier a transmis à un courtier chargé de comptes, à condition que le courtier chargé de comptes soit également responsable de la conformité relativement aux fonctions qu’il a accepté d’assumer aux termes de l’arrangement.
Le personnel de l’ACFM a été informé de certaines situations où des membres ont retenu les services d’un fournisseur de services tiers dans le but de créer et d’installer des services de soutien et d’autres systèmes qui n’offrent pas les fonctionnalités nécessaires pour respecter les exigences des organismes de réglementation. Aux termes de la Règle 1.1.3, les membres ont l’obligation de s’assurer que les services fournis par un tiers leur permettent de se conformer aux Statuts et aux Règles de l’ACFM. De plus, aux termes de la Règle 1.1.6, les membres des niveaux 2, 3 et 4 qui agissent à titre de remisiers sont solidairement responsables avec les courtiers chargés de comptes de la conformité à l’égard des services fournis par le courtier chargé de comptes. Par conséquent, les membres qui choisissent de conclure des arrangements entre un remisier et un courtier chargé de comptes ou qui retiennent les services de fournisseurs externes doivent voir eux-mêmes à ce que les services respectent toutes les exigences des organismes de réglementation applicables. Les membres doivent tenir compte de ces obligations lorsqu’ils mènent leurs enquêtes de diligence raisonnable avant de conclure de tels arrangements.
Dans le cas où un membre se rend compte qu’un service extérieur existant n’est pas conforme aux exigences des organismes de réglementation, il doit immédiatement voir à ce que cette lacune soit corrigée. Dans le cas où une période de non-conformité risque d’être longue avant que l’on ait remédié au problème, le membre doit aviser le Service de la conformité de l’ACFM du problème et l’informer de la solution qu’il propose.