Inscription auprès de l’OCRI – Qualités requises des personnes autorisées

1. Examens des dossiers d’inscription auprès de l’OCRI

1.1. Introduction

En vertu des Règles de l’OCRI1 et de la législation en valeurs mobilières, la demande d’une personne physique sera approuvée sauf si :

1. le demandeur :

• ou bien ne satisfait pas aux exigences de l’OCRI;
• ou bien risque de ne pas satisfaire aux exigences de l’OCRI;
• ou bien ne satisfait pas à la législation en valeurs mobilières ou n’a pas les aptitudes requises en matière de formation, d’expérience, de solvabilité ou d’intégrité pour l’autorisation; ou

2. l’autorisation n’est pas dans l’intérêt public ou est par ailleurs inadmissible.

L’approbation de la demande d’une personne physique peut être assujettie aux conditions jugées indiquées.

Les autorités en valeurs mobilières ont délégué à l’OCRI la fonction d’inscrire, en vertu de la législation en valeurs mobilières, les personnes physiques associées à des courtiers membres. Le régime d’inscription prévu par la législation en valeurs mobilières est fondé sur les mêmes principes.

Le personnel de l’inscription déterminera, pour chaque demande d’inscription, si la personne remplit les critères stipulés dans les Règles de l’OCRI ou la législation en valeurs mobilières, selon le cas2. Le personnel évalue notamment si la personne physique possède les « qualités requises » appropriées ou si l’autorisation ou l’inscription n’est pas dans l’intérêt public ou est par ailleurs inadmissible.

Un examen semblable peut être effectué pour les personnes autorisées en vertu des Règles de l’OCRI et de la législation en valeurs mobilières.

1.2 Qualités requises

Trois critères fondamentaux servent à déterminer si une personne physique a les « qualités requises », à savoir :

• l’intégrité, ce qui comprend l’honnêteté et la bonne foi, particulièrement dans les rapports avec les clients, de même que le respect des Règles de l’OCRI et de la législation valeurs mobilières;
• la solvabilité, laquelle est considérée comme étant pertinente puisqu’elle constitue une indication du risque que la personne se livre à des activités à son propre avantage, au détriment de celui des clients;
• la compétence, soit la connaissance des exigences prévues aux Règles de l’OCRI et à la législation en valeurs mobilières, et l’expérience prescrite en la matière, s’il y a lieu.

1.2.1 Intégrité

Aux fins de l’évaluation de l’intégrité d’une personne physique, le personnel de l’inscription sera appelé à examiner si celle-ci :

• a été reconnue coupable de quelque infraction que ce soit. Une attention particulière sera portée aux infractions de malhonnêteté, de fraude ou de crime financier, ou à toute infraction définie dans les lois sur les valeurs mobilières, les services financiers, l’insolvabilité, les assurances, la protection des consommateurs, le blanchiment d’argent, la manipulation du marché ou le délit d’initié. Toutes les infractions sont examinées, peu importe si elles ont été commises au Canada ou non;
• a fait l’objet de quelque accusation que ce soit ou de quelque règlement que ce soit dans une procédure civile, particulièrement en ce qui a trait à des placements ou à d’autres activités financières, à une inconduite ou à une activité frauduleuse;
• fait l’objet ou a déjà fait l’objet d’une enquête ou d’une procédure disciplinaire de la part de l’OCRI ou d’une autre autorité en valeurs mobilières, d’un autre organisme d’autoréglementation ou d’un organisme gouvernemental;
• fait l’objet ou a déjà fait l’objet d’une procédure disciplinaire ou criminelle, ou a été informée de la tenue possible de toute procédure ou enquête qui pourrait se traduire par une telle procédure;
• a contrevenu aux exigences ou aux normes du régime de réglementation des valeurs mobilières ou aux exigences ou normes équivalentes d’autres organismes de réglementation, ordres professionnels ou organismes gouvernementaux;
• a fait l’objet de quelque plainte que ce soit relativement à des activités réglementées;
• a déjà eu des liens avec une entreprise, une société de personnes ou une autre entité à qui on a refusé une inscription ou une autorisation ou dont l’inscription ou l’autorisation a été révoquée;
• a déjà été un administrateur, associé ou dirigeant d’une entreprise qui est devenue insolvable ou qui a été liquidée ou mise sous séquestre pendant que la personne y était reliée;
• a été congédiée, ou a été sommée de démissionner et a quitté son emploi, ou a démissionné alors qu’elle faisait l’objet d’une enquête;
• a fait l’objet d’une mesure disciplinaire interne de la part d’un courtier membre de l’OCRI ou d’une autre société inscrite;
• s’est déjà fait interdire d’agir en qualité d’administrateur ou de dirigeant d’un émetteur ou d’une personne inscrite, ou a déjà été sommée de démissionner d’un ou de plusieurs postes qu’elle occupait à titre d’administrateur ou de dirigeant d’un émetteur ou d’une personne inscrite;
• dans le passé, a été franche et honnête dans tous ses rapports avec tout organisme de réglementation, et a fait preuve d’une disposition ou d’une volonté à se conformer aux exigences et aux normes du système de réglementation applicable ainsi qu’aux autres exigences et normes d’ordre législatif, réglementaire ou professionnel;
• a respecté les ordonnances de tribunaux, d’organismes d’accréditation ou de décideurs.

Nous traitons chaque demande au cas par cas en tenant compte des facteurs suivants : les circonstances qui se rattachent à toute affaire susceptible d’influer sur les aptitudes de la personne physique et l’importance de cette affaire; l’explication fournie par la personne physique; le temps écoulé depuis l’événement; et la preuve que la personne physique comprend bien l’importance de l’affaire.

Les courtiers, les demandeurs et les personnes autorisées doivent être conscients de l’importance de donner des renseignements véridiques et complets en temps opportun. Le manquement à l’obligation de fournir les renseignements demandés sera pris en considération durant l’examen3.

1.2.2 Solvabilité

Aux fins de l’évaluation de la solvabilité d’une personne physique, nous examinerons si celle-ci :

• a déjà été visée par toute créance attribuée ou constatée par jugement, au Canada ou ailleurs, créance qui n’est toujours pas réglée ou qui n’a pas été réglée dans un délai raisonnable;
• au Canada ou ailleurs, a déjà conclu des arrangements avec ses créanciers, a déjà déclaré faillite ou fait l’objet d’une requête de mise en faillite, ou a déjà été déclarée en faillite;
• a déjà manqué à une obligation financière importante à l’échéance de celle-ci, ou a déjà fait l’objet de saisies-arrêts, de jugements non exécutés ou de directives sommant le paiement.

1.2.3 Compétence

Aux fins de l’évaluation de la compétence et des aptitudes d’une personne physique, nous examinerons si celle-ci :

• possède les compétences minimales exigées par l’OCRI ou la législation en valeurs mobilières pour l’activité qu’elle exerce ou se propose d’exercer;
• a démontré, par son expérience et sa formation, qu’elle est apte ou sera apte, si elle obtient l’autorisation, à exercer l’activité en question.

1.3 L’autorisation ou l’inscription proposée est-elle contraire à l’intérêt public ou est-elle inacceptable pour d’autres motifs?

Les Règles de l’OCRI et la législation en valeurs mobilières font généralement une distinction entre la question de savoir si :

• un demandeur a les qualités requises pour obtenir l’autorisation ou l’inscription;
• l’autorisation est contraire à l’intérêt public ou l’inscription est inadmissible selon la législation en valeurs mobilières en général.

Pour déterminer si une autorisation est contraire à l’intérêt public ou si une inscription est inadmissible pour d’autres motifs :

• nous tiendrons compte du mandat d’intérêt public que doivent remplir les autorités de réglementation des valeurs mobilières :
  • protéger les investisseurs contre les pratiques déloyales, inappropriées ou frauduleuses,
  • favoriser l’équité et l’efficacité des marchés financiers ainsi que la confiance dans ces marchés;
• nous évaluerons si l’autorisation ou l’inscription devrait être accordée sur la base d’une notion élargie d’intérêt public, quelle que soit la détermination de l’admissibilité.

Dans la plupart des cas, la question de savoir si l’autorisation ou l’inscription d’une personne physique va à l’encontre de l’intérêt public ou est autrement inadmissible est liée aux mêmes facteurs qui sont pris en considération pour évaluer l’admissibilité. Nous évaluerons aussi si l’autorisation ou l’inscription doit être accordée sur la base d’une notion élargie d’intérêt public, quelle que soit la détermination établie selon les critères et facteurs d’admissibilité.

1.4 Mesures prises par l’OCRI lorsque des questions sont soulevées

Si le personnel de l’inscription a des interrogations ou des doutes quant à une personne physique, il peut recommander le refus, la révocation ou la suspension de l’autorisation ou de l’inscription, ou l’imposition de conditions à l’autorisation ou à l’inscription de la personne. Dans tous ces cas, la personne physique aura l’occasion d’être entendue avant qu’une décision ne soit prise au sujet de son autorisation ou de son inscription4.

Le personnel de l’inscription recommandera l’imposition de conditions à l’autorisation ou à l’inscription de la personne physique dans les cas où ces mesures pourraient être appropriées. Nous ne considérons pas que la surveillance effectuée sur une base volontaire est une démarche réglementaire appropriée. L’imposition de conditions officielles assure la transparence. Ces conditions, alors qu’elles sont en vigueur, sont publiées dans le rapport Info-conseiller de l’OCRI et sur le site Web de la Base de données nationale d’inscription (BDNI). Les investisseurs et autres parties intéressées ont ainsi accès à des renseignements au sujet des personnes physiques autorisées ou inscrites.

Nous savons qu’il est important, pour les courtiers, que les autorisations ou les inscriptions soient accordées le plus rapidement possible. Nous pourrions avoir besoin de plus de temps dans les cas où nous avons des interrogations ou des doutes au sujet d’une personne physique sur la base des critères énoncés dans la présente note d’orientation. Ces examens sont, en fin de compte, autant dans l’intérêt des investisseurs que dans l’intérêt du secteur lui-même. Pour faciliter nos examens, il est important que les courtiers et les personnes physiques qui leur sont associées fournissent en temps voulu des réponses complètes à nos questions.

2. Examen de l’information importante et des autres pièces justificatives

Les circonstances suivantes donnent généralement lieu à un examen approfondi de la part du personnel de l’inscription de l’OCRI :

• toute demande d’autorisation ou d’inscription (formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4, Inscription d’une personne physique et examen d’une personne physique autorisée) ou tout avis déposé par une personne physique déjà autorisée ou inscrite qui présente de l’information importante dans les rubriques suivantes :
  • rubrique 12 (Démissions et cessation des fonctions);
  • rubrique 13 (Renseignements concernant la réglementation);
  • rubrique 14 (Renseignements sur les infractions criminelles);
  • rubrique 15 (Renseignements sur les poursuites civiles);
  • rubrique 16 (Renseignements sur la situation financière);
• tout renseignement important au sujet d’une personne autorisée ou inscrite qui pourrait autrement être porté à notre attention.

Dans de tels cas, le personnel de l’inscription demandera généralement que la personne physique fournisse une lettre (signée par elle-même et par une personne autorisée exerçant un rôle de surveillance) expliquant les circonstances qui ont mené à la déclaration en question. Dans les cas où le personnel de l’inscription a de sérieuses interrogations au sujet d’une personne physique, il demandera aussi à celle-ci et au chef de la conformité du courtier une lettre expliquant pourquoi tous deux estiment que la personne physique a les qualités requises pour obtenir l’autorisation ou l’inscription et pourquoi le courtier appuie la demande de la personne physique ou le maintien de son autorisation ou de son inscription. Les courtiers devraient s’attendre à ce que les demandes qui renferment de l’information importante ou qui font l’objet d’une entente de non-divulgation de l’information demandée exigent plus de temps de la part de l’OCRI.

Les courtiers doivent fournir les documents justificatifs pertinents sur toute question importante lorsqu’ils font une demande d’inscription pour des personnes physiques ou transmettre ces documents à l’OCRI dès qu’il est possible de le faire après le dépôt initial. Nous pourrions également demander de l’information supplémentaire ou d’autres documents à n’importe quel moment durant le processus d’examen.

3. Contrôles diligents à exercer avant l’embauche

Il est essentiel que les courtiers procèdent à une vérification des antécédents des éventuelles personnes autorisées. La vérification des antécédents est un élément important de la détermination du risque réglementaire qu’un candidat peut présenter pour le courtier et pour les clients de celui-ci. En plus d’examiner le formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4 du candidat, de discuter avec lui du contenu de celui-ci et de communiquer avec les employeurs précédents, nous recommandons aux courtiers d’appliquer les pratiques exemplaires suivantes en matière d’embauche :

• discuter avec le demandeur de la nature de ses clients antérieurs et du type de valeurs mobilières qu’il vendait;
• obtenir des explications du demandeur au sujet de toute plainte de client ou de toute mesure réglementaire prise pour déterminer, autant que possible, le bien-fondé de chacune;
• poser des questions au demandeur au sujet de l’existence ou de la nature de toute procédure, plainte de client, enquête réglementaire ou procédure civile non encore réglée;
• faire appel au personnel de la conformité et des affaires juridiques, au besoin, durant le processus d’embauche. Nommer une personne (à un échelon supérieur à celui de directeur de succursale) ou un comité chargé d’examiner les circonstances de tout renvoi motivé antérieur, les antécédents du candidat en matière de plaintes de clients, ses antécédents de nature disciplinaire ou toute procédure réglementaire ou civile non réglée;
• passer en revue le dossier d’inscription du demandeur, y compris tout avis de fin de l’inscription d’une personne physique déposé par des employeurs antérieurs (le formulaire prévu à l'Annexe 33-109A1, Avis de fin de l’inscription d’une personne physique ou de la qualité d’une personne physique autorisée);
• s’assurer que le demandeur comprend les questions posées dans le formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4 et qu’il a l’occasion d’en discuter afin d’y répondre correctement. Nous nous attendons à obtenir des renseignements exacts et complets. La négligence ou l’incompréhension ne sauraient justifier la non-production de ces renseignements.

Nous encourageons vivement les courtiers à examiner de manière proactive les questions qui sont décrites dans la présente note d’orientation avant d’embaucher ou de promouvoir une personne physique et avant de présenter une demande d’autorisation ou d’inscription. Nous recommandons aux courtiers de consulter le Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (le Règlement 31-103), l’Instruction générale relative à ce règlement ainsi que le Règlement 33-109 sur les renseignements concernant l’inscription pour obtenir plus de détails sur leurs obligations en matière de contrôle diligent. Le manquement d’une société inscrite à son obligation de prendre des mesures raisonnables pour s’acquitter de ses responsabilités en matière de contrôle diligent pourrait être important pour le maintien de son aptitude à l’inscription.

4. Dispositions applicables

Les dispositions des Règles de l’OCRI auxquelles se rapporte la présente note d’orientation sont les suivantes :

• articles 9204 et 9207 des Règles CPPC.

5. Note d’orientation antérieure

La présente note d’orientation remplace l’Avis 9200-21-001 – Inscription auprès de l’OCRCVM – Qualités requises des personnes autorisées.

6. Document connexe

Bulletin 26-0135 – Mise à jour de la note d’orientation concernant les qualités requises des personnes autorisées

7. Annexes

Annexe A – Article 9204 des Règles CPPC et articles équivalents de la législation en valeurs mobilières

Annexe A – Article 9204 des Règles CPPC et articles équivalents de la législation en valeurs mobilières

• 1Tous les renvois à des règles concernent à la fois les Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées (les Règles CPPC) et les Règles visant les courtiers en épargne collective (les Règles CEC) de l’OCRI, sauf indication contraire.
• 2Voir l’article 9204 des Règles CPPC ou les articles équivalents de la législation en valeurs mobilières qui sont énumérés à l’annexe A.
• 3Se reporter à l’Avis 33-320 du personnel des ACVM – L’obligation de déposer des demandes d’inscription véridiques et exhaustives.
• 4Se reporter à la Règle 9400 des Règles CPPC – Procédures donnant l’occasion d’être entendu pour les personnes physiques des courtiers en placement. Des procédures semblables s’appliquent aux personnes physiques des courtiers en épargne collective.