Guide de production de documents du personnel de la mise en application

Table des matières

PARTIE I – PRÉSENTATION
1. Objectif
Partie II – COLLABORATION AVEC LE PERSONNEL DE LA MISE EN APPLICATION POUR LA PRODUCTION DE DOSSIERS
2. Collaboration avec le personnel de la mise en application
3. Format des documents produits
4. Caviardage
5. Procédure applicable en cas de production involontaire de documents privilégiés
6. Privilège
7. Registre des documents privilégiés
PARTIE III – ORGANISATION ET TRANSMISSION DES RENSEIGNEMENTS STOCKÉS ÉLECTRONIQUEMENT
8. Organisation des documents produits en réponse à une demande de renseignements
9. Transmission sécurisée des fichiers
PARTIE IV – EXIGENCES RELATIVES À LA PRODUCTION DE RENSEIGNEMENTS STOCKÉS ÉLECTRONIQUEMENT
10. Principales exigences
11. Formats de fichier acceptés
Partie V – PRODUCTION DE DOCUMENTS DANS LE CADRE D’UNE INVESTIGATION NUMÉRIQUE
12. Métadonnées
13. Structure des fichiers
14. Numérotation Bates
PARTIE VI – PRODUCTION DE DOCUMENTS PAPIER
15. Numérisation et conversion numérique des documents papier
16. Production de documents papier originaux
ANNEXE A – MÉTADONNÉES
ANNEXE B – FORMATS DE FICHIER ACCEPTÉS
ANNEXE C – TERMES CLÉS

PARTIE I – PRÉSENTATION

Le Guide de production de documents vise à aider les personnes physiques et les courtiers membres à soumettre des documents, de la correspondance et d’autres dossiers au personnel de la mise en application de l’Organisme canadien de réglementation des investissements (le personnel de la mise en application). Il décrit les méthodes privilégiées par le personnel de la mise en application pour la production et la communication des renseignements stockés électroniquement (RSE), des dossiers et des documents demandés en vertu des règles de l’OCRI.

Le présent guide s’applique aux demandes faites dans le cadre des enquêtes menées par l’Organisme canadien de réglementation des investissements (OCRI), qu’il s’agisse :

d’une réponse à une demande de renseignements aux termes de la Règle 8100 des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées et de la Règle 6 des Règles visant les courtiers en épargne collective;
de renseignements fournis de manière volontaire.

1. Objectif

Le personnel de la mise en application peut formuler une demande de renseignements écrite afin d’accéder aux livres, aux registres, aux dossiers de clients ou à tout autre document en lien avec les activités d’une personne réglementée1.

Le présent guide décrit les procédures à suivre pour préparer et soumettre des documents en réponse à une demande de renseignements d’une manière efficace tant pour le personnel de la mise en application que pour la personne réglementée.

Ces procédures permettent notamment :

de préserver les données et les métadonnées afin de maintenir l’intégrité et la fiabilité des dossiers;
de réduire au minimum les délais de traitement en diminuant le temps que passe la personne réglementée à fournir des précisions, à effectuer des suivis et à présenter de de nouveau des documents;
d’améliorer l’efficacité et l’intégrité du processus d’enquête, en garantissant le repérage, la recherche et l’analyse rapides des preuves.

Partie II – COLLABORATION AVEC LE PERSONNEL DE LA MISE EN APPLICATION POUR LA PRODUCTION DE DOSSIERS

2. Collaboration avec le personnel de la mise en application

Les questions relatives à la portée ou à l’interprétation d’une demande de renseignements doivent être adressées à la personne de la mise en application dont le nom est indiqué dans la demande. Le fait d’éclaircir rapidement les termes et les attentes contribue à une plus grande efficacité, tout en réduisant le fardeau administratif et les coûts pour toutes les parties.

Les formats à respecter pour les documents à produire sont précisés dans le présent guide. Toutefois, d’autres formats peuvent être acceptés avec l’autorisation du personnel de la mise en application. Pour connaître les critères relatifs à la production des documents, notamment la portée, les formats acceptés et les délais, communiquez avec le personnel de la mise en application.

3. Format des documents produits

Le personnel de la mise en application exige que les documents soient produits dans leur format natif, mais reconnaît que d’autres formats peuvent être utilisés dans certaines circonstances, auquel cas une autorisation préalable est requise.

Le tableau ci-dessous présente les formats acceptés par l’OCRI, sous réserve de toute autorisation préalable.

Format	Description
Format natif	Les documents sont produits dans le format utilisé dans le cours normal des activités (p. ex., Microsoft Word, Excel, PowerPoint).
Données traitées	Les RSE sont convertis en image statique. Les fichiers PDF ou TIFF sont les formats les plus courants.
Format hybride	Les données sont produites sous forme d’image et les autres types de fichiers sont produits dans leur format natif. Les feuilles de calcul doivent toujours être produites dans leur format natif.
Format papier	Les documents papier doivent être convertis en fichiers images avant d’être communiqués.

Dans le cas où nos systèmes ne permettent pas d’accéder aux documents soumis ou de les traiter, un format compatible avec notre logiciel d’investigation numérique sera demandé.

4. Caviardage

Le caviardage de documents faisant l’objet d’une revendication de privilège doit être effectué de manière à empêcher tout accès au contenu sous-jacent par le personnel de la mise en application.

Afin de garantir la conformité de tels documents, certaines erreurs courantes doivent être évitées :

Type d’erreur	Description
Caviardage incomplet ou non uniforme	Seule une partie des informations sensibles est caviardée, tandis que d’autres restent visibles.
Méthode de caviardage non conforme	Les informations sensibles sont caviardées par superposition visuelle, sans suppression du texte sous-jacent, ce qui permet de rétablir les données masquées.
Format du fichier non conforme	Le document est sauvegardé dans un format modifiable qui permet d’annuler le caviardage.

5. Procédure applicable en cas de production involontaire de documents privilégiés

Toute partie qui produit des documents (la partie productrice) doit prendre toutes les mesures nécessaires pour s’assurer qu’aucun document privilégié n’est joint aux documents fournis en réponse à une demande de renseignements.

Dans le cas où des documents privilégiés seraient fournis par erreur, la partie productrice doit suivre les étapes suivantes :

Étape	Description
Aviser le personnel de la mise en application	La partie productrice doit aviser le personnel de la mise en application dès qu’elle constate qu’un document a été produit par erreur.
Sécuriser les documents	La partie productrice doit collaborer avec le personnel de la mise en application afin de sécuriser les documents concernés et d’en bloquer l’accès.
Retirer les documents privilégiés	La partie productrice doit repérer les documents privilégiés qui ont été produits par erreur et les retirer du dossier.
Apporter les corrections nécessaires	La partie productrice doit prendre les mesures appropriées pour apporter les corrections nécessaires à la documentation fournie, notamment en produisant de nouveau les documents et en créant un registre de documents privilégiés, selon les modalités convenues avec le personnel de la mise en application.

6. Privilège

La partie productrice doit s’assurer que les documents privilégiés, notamment la correspondance avec les avocats, ne sont pas joints à la documentation fournie en réponse à une demande de renseignements.

Le manquement à cette obligation peut entraîner la renonciation au privilège et à toute allégation ultérieure selon laquelle le personnel de la mise en application aurait reçu, examiné ou étudié les documents de façon inadéquate. En outre, la production de tels documents pourrait constituer une renonciation à tout privilège applicable à ces documents.

La partie qui produit des documents privilégiés doit indiquer quels sont ces documents et préciser les motifs du privilège au personnel de la mise en application. Elle doit également fournir un registre des documents exclus de la documentation fournie en raison de privilèges.

Le tableau ci-dessous présente les directives à suivre pour les documents faisant l’objet d’une revendication de privilège :

Classification des documents privilégiés	Directives
Document partiellement privilégié	Les renseignements privilégiés doivent être caviardés, et la production de ces documents dans leur format natif n’est pas requise. Un paramètre fictif avec l’intitulé du document doit être fourni.
Document entièrement privilégié exclu d’un groupe de documents	Les documents entièrement privilégiés qui ne font pas partie d’un groupe de documents spécifié dans la demande de renseignements sont exclus.
Document entièrement privilégié inclus dans un groupe de documents	Un paramètre fictif doit préciser que le document fait l’objet d’une revendication de privilège et doit être désigné uniquement par l’intitulé du document. Il n’est pas nécessaire de produire les fichiers au format natif.
Document parent privilégié	Chaque pièce jointe doit être produite séparément et se rattacher au document parent privilégié au moyen de métadonnées (p. ex., références à la famille de documents ou à l’intitulé du document).
Document parent avec pièces jointes privilégiées	Il n’est pas nécessaire de produire le document parent au format natif. Un fichier au format PDF est suffisant.

7. Registre des documents privilégiés

Le registre devrait contenir les renseignements suivants :

Champ	Description
Date du document	Date à laquelle le document a été créé ou envoyé
Auteur(s)	Personne(s) ayant créé ou rédigé le document
Destinataire(s)	Personne(s) ayant reçu le document (dest., c. c., c. c. i.)
Type de document	Courriel, note de service, lettre, rapport, etc.
Type de privilège	Avis juridique, travail préparatoire, etc.
Description de la ligne d’objet	Description du contenu du document sans divulguer des renseignements privilégiés
Numéro Bates/intitulé du document	Identifiant unique ou numéro Bates (s’il y a lieu)
Détenteur	Personne ou entité auprès de laquelle le document a été obtenu
Fondements du privilège	Privilège allégué

PARTIE III – ORGANISATION ET TRANSMISSION DES RENSEIGNEMENTS STOCKÉS ÉLECTRONIQUEMENT

8. Organisation des documents produits en réponse à une demande de renseignements

Tous les fichiers soumis en réponse à une demande de renseignements doivent respecter une structure standardisée. Cette structure consiste notamment à utiliser des dossiers clairement désignés, à joindre une lettre d’accompagnement détaillée et à répertorier tous les documents référencés. Le tableau ci-dessous détaille la procédure à suivre :

Étape	Description
Lettre d’accompagnement	Inclure la date de la demande de renseignements et la liste des éléments soumis
Structure du dossier	Regrouper les documents dans des dossiers désignés par le numéro de la demande de renseignements.
ShareFile	Téléverser les fichiers directement dans les dossiers appropriés par ShareFile : Lettre d’accompagnement Élément 1 Élément 2 Élément 3
Documents relatifs à plusieurs éléments	Indiquer dans la lettre d’accompagnement si un document a trait à plusieurs éléments

La partie productrice doit conserver des registres détaillés de son processus de collecte et d’examen des documents. Le personnel de la mise en application peut demander une explication de toute question relative à la compilation des registres ou aux registres eux-mêmes.

9. Transmission sécurisée des fichiers

Tous les documents fournis en réponse à une demande de renseignements doivent être transmis de manière sécurisée par ShareFile.

PARTIE IV – EXIGENCES RELATIVES À LA PRODUCTION DE RENSEIGNEMENTS STOCKÉS ÉLECTRONIQUEMENT

Le personnel de la mise en application privilégie la production des documents électroniques dans leur format natif. Cette approche garantit l’intégrité et l’accessibilité totale des dossiers, notamment des métadonnées intégrées.

Le format natif peut comprendre :

le format dans lequel les documents sont généralement conservés dans le cours normal des activités (p. ex., Microsoft Word, Excel, PowerPoint);
le format généré par le système d’origine lors de l’exportation de documents (p. ex., fichier PST exporté à partir de Microsoft Outlook).

10. Principales exigences

Le tableau ci-dessous présente les principales exigences pour la production de RSE :

Exigence	Description
Format des fichiers	Les documents doivent être fournis dans leur format natif dans la mesure du possible. Le format natif des fichiers (p. ex., .xlsx, .docx, .pst) doit être conservé tel quel, sans conversion.
Préservation des métadonnées	Toutes les métadonnées doivent demeurer intactes. Les fichiers doivent être regroupés dans un seul conteneur de fichiers, comme un fichier ZIP ou PST, avant leur collecte afin d’éviter toute modification des métadonnées.
Intégrité des fichiers	Tous les fichiers doivent être analysés et exempts de virus informatique et de logiciel malveillant afin de garantir la sécurité du système.
Groupes de documents parents et de pièces jointes	Le lien entre le document parent et le document enfant doit être préservé à la fois lors de leur collecte et de leur production.
Fichiers en double	Les documents en double doivent être conservés.
Fuseaux horaires	Les paramètres de fuseau horaire doivent être configurés avant toute exportation de fichiers sous forme de courriel.
Fichiers protégés par mot de passe et cryptés	Les mots de passe doivent être transmis dans un document distinct joint à la lettre d’accompagnement.

11. Formats de fichier acceptés

Les documents produits doivent être compatibles avec le système d’investigation numérique utilisé par le personnel de la mise en application.

Tout document produit dans un format non standard doit être approuvé au préalable par le personnel de la mise en application.

Une liste exhaustive des formats de fichier acceptés est fournie à l’annexe B.

Partie V – PRODUCTION DE DOCUMENTS DANS LE CADRE D’UNE INVESTIGATION NUMÉRIQUE

Les présentes directives visent à faciliter la communication par les parties concernées de documents dont le format est compatible avec le logiciel d’investigation numérique utilisé par le personnel de la mise en application.

12. Métadonnées

Veillez à inclure toute métadonnée et tout intitulé de document pertinents lorsque vous préparez un dossier en réponse à une demande de renseignements afin de garantir une ingestion, un suivi et un examen adéquats.

La partie productrice doit également fournir les métadonnées décrites à l’annexe A.

13. Structure des fichiers

La partie productrice doit soumettre l’ensemble des fichiers suivants pour tous les documents produits :

Dossier	Exigences
Fichier de chargement	Toute documentation produite doit inclure un fichier de chargement de métadonnées .dat, qui se présente sous la forme d’un fichier texte délimité.
	La première ligne du fichier doit contenir une liste des colonnes de métadonnées.
	Chaque ligne suivante doit contenir les métadonnées pour un seul document.
	Chaque colonne de chaque ligne doit contenir une valeur de métadonnées, les valeurs étant encapsulées par un caractère spécial de citation et les colonnes, par un caractère spécial de séparation, et ce, tout au long du document.
	Le fichier de chargement doit utiliser le caractère thorn (þ, caractère ASCII 231) comme caractère de citation et le caractère spécial non imprimable DC4 (caractère ASCII 20) comme caractère de séparation.
	La première ligne doit contenir le nom des colonnes et des champs.
	Les champs Numéro Bates de début, Numéro Bates de fin et Chemin d’accès au format natif doivent être inclus.
	Chaque ligne suivante doit contenir les métadonnées d’un seul document.
	Chaque ligne doit comporter le même nombre de colonnes/champs (les valeurs vides sont acceptables).
	Les fichiers au format texte doivent être encodés en ASCII, UTF-8 ou UTF-16.
	Le fichier de chargement doit être placé dans le dossier des données de la documentation fournie dans le répertoire racine.
Textes extraits et fichiers ROC (fichiers .txt)	Chaque document correspond à un fichier texte unique qui regroupe toutes les pages du document au format texte.
	Les pages doivent être séparées par un caractère de saut de page (code décimal 12, hexadécimal 0x0C).
	Le nom des fichiers doit correspondre au format suivant : <numéro Bates>.txt, où <numéro Bates> correspond au numéro Bates indiqué à la première page du document.
	Les fichiers au format texte et le nom des fichiers doivent être encodés au format transformé d’Unicode UTF-8.
	Les fichiers doivent être placés dans le sous-répertoire /text.
Fichiers images	Le nom des fichiers doit être encodé en UTF-8.
	Un seul fichier PDF de 300 ppp, en couleur, autorisant la recherche de texte par document, est autorisé.
	Un seul fichier PDF de 300 ppp, en couleur, autorisant la recherche de texte par document, est autorisé.
	Le nom des fichiers doit correspondre au format suivant : <numéro Bates>.pdf, où <numéro Bates> correspond au numéro Bates indiqué à la première page du document.
	Les fichiers doivent être placés dans le sous-répertoire /image.
	Les fichiers PDF doivent permettre la recherche de texte.
	Aucun autre renseignement ne doit être fourni dans le nom des fichiers images, y compris le niveau de confidentialité.
Fichiers au format natif	Chaque fichier doit avoir un nom unique, sauf si son contenu est identique à celui d’un autre fichier. Nous vous recommandons de nommer les fichiers à l’aide du numéro Bates figurant sur la première page du document connexe.
	Les fichiers doivent être placés dans le dossier réservé aux fichiers au format natif.
	Le nom des fichiers doit être encodé en UTF-8.
	Chaque nom de fichier, y compris l’extension, doit correspondre au champ de métadonnées Chemin d’accès au format natif dans la ligne du document correspondant du fichier de chargement.
	Le nom du fichier doit conserver l’extension correspondant au format natif (p. ex., l’extension d’une feuille de calcul Excel 2003 doit être .xls).

14. Numérotation Bates

La partie productrice doit numéroter ses documents comme suit :

Type	Exigences
Images du document	Chaque page d’un document produit doit comporter un numéro d’identification unique et lisible (le numéro Bates) apposé électroniquement sur l’image à un emplacement qui n’efface, ne cache ou ne modifie pas de manière déraisonnable les informations contenues dans le document source.
	La partie productrice doit utiliser un préfixe uniforme tout au long du dossier. Ainsi, lorsqu’une partie choisit un préfixe de deux à cinq lettres, p. ex. ABCD, elle ne doit pas produire ultérieurement un document utilisant un préfixe différent, p. ex. EFGH.
	Aucune autre mention ou marque ne sera apposée sur l’image du document, à l’exception d’une mention de confidentialité (le cas échéant), des caviardages et du numéro Bates désigné ci-dessus. La mention de confidentialité sera apposée sur l’image de chaque document à un emplacement qui n’efface ni ne masque de manière déraisonnable les informations contenues dans le document source.
	Les numéros Bates doivent être énumérés, tel qu’indiqué à la section Principales exigences ci-dessus.
Documents au format natif	Afin de préserver l’intégrité des documents au format natif, aucun numéro Bates, aucune mention de confidentialité ni aucun numéro de suivi interne ne doit être ajouté au contenu du document natif.
Ordre de tri	Pour la numérotation Bates, les documents seront classés par ordre croissant en fonction du chemin d’accès au format natif, en conservant l’ordre des familles.

Pour toute question concernant les exigences liées à la production de documents, communiquez avec le personnel de la mise en application.

PARTIE VI – PRODUCTION DE DOCUMENTS PAPIER

15. Numérisation et conversion numérique des documents papier

Chaque document papier doit être numérisé et satisfaire aux exigences suivantes :

Flux de spécifications	Exigence
Fichiers PDF	Les documents papier doivent être numérisés au format PDF en noir et blanc, en plusieurs pages, avec une résolution de 300 ppp (un fichier PDF par document, et non par page).
Fichiers ROC et textes extraits par ROC	Chaque document numérisé doit inclure un fichier ROC au format texte à l’échelle du document qui contient l’intégralité du texte extrait.
Couleur	Les documents numérisés doivent être en noir et blanc, sauf si la couleur est nécessaire à la compréhension du contenu.
Document original volumineux	Si le format A4 (21 x 29,7 cm) ne convient pas, un format plus grand peut être demandé.
Division en unités	Les documents doivent rester intacts, et ne doivent pas être divisés ou fusionnés. Les pages agrafées ou reliées doivent être considérées comme un seul document.
Compilations	Les documents regroupés (p. ex., classeurs) doivent être numérisés séparément. L’ordre et les relations d’origine doivent être préservés au moyen de métadonnées.

Une fois les documents produits, les copies papier originales doivent être conservées conformément aux exigences applicables en matière de conservation des documents.

16. Production de documents papier originaux

Au besoin, le personnel de la mise en application peut exiger la production des documents papier originaux. Ces documents doivent être produits dans leur format natif, sans modification. Dans de tels cas, le personnel de la mise en application fournira des instructions détaillées concernant leur transmission.

ANNEXE A – MÉTADONNÉES

Pour chaque document, la partie productrice doit créer une ligne dans le fichier répertoire avec les champs suivants, dans la mesure du possible. Les conventions de dénomination des champs sont les suivantes :

Nom du fichier	Description	Type de données	Exemple
Numéro Bates de début	Numéro Bates de la première page d’un document	Texte	ABCD000001
Numéro Bates de fin	Numéro Bates de la dernière page d’un document	Texte	ABCD000003
Début de la famille	Numéro Bates du premier document parent de la famille des pièces jointes	Texte	ABCD000001
Fin de la famille	Numéro Bates de la dernière pièce jointe de la famille	Texte
Pages	Nombre de numéros Bates apposés sur chaque page du document PDF	Nombre	3
Chemin d’accès au format natif	Chemin d’accès au fichier au format natif du dossier, comprenant le nom et l’extension du fichier au format natif au sein du dossier Uniquement pour les documents produits dans leur format natif	Texte	.\VOL001\natives\ 001\ABCD000001.xlsx
Chemin d’accès au format texte	Chemin d’accès au fichier au format texte du dossier, comprenant le nom et l’extension du fichier au format texte au sein du dossier	Texte	.\VOL001\text\001\ ABCD000001.txt
Paramètre fictif	Si le document marqué d’un numéro Bates est produit avec une image de remplacement (valeurs : oui ou non)	Texte	Oui
Caviardage	Si le document est caviardé (valeurs : oui ou non)	Texte	Oui
Tous les détenteurs	Pour les documents en double – indiquer la liste de tous les détenteurs auprès desquels les copies en double ont été obtenues	Texte
Tous les chemins d’accès	Pour les documents en double – indiquer la liste de tous les chemins d’accès des copies en double	Texte
Auteur	Nom de la personne ayant créé le document	Texte	Jones
C. C. I.	Destinataires supplémentaires invisibles d’un courriel (copie carbone invisible)	Texte	[email protected]
C. C.	Destinataires supplémentaires d’un courriel (copie carbone)	Texte	[email protected]
Détenteur	Nom de la personne auprès de laquelle les documents ont été obtenus	Texte	Jones
Date de création	Date à laquelle le document a été créé	Date et heure	21/07/1969 2:56:00
Date de modification	Date à laquelle le document a été modifié	Date et heure	21/07/1969 2:56:00
Date de réception	Date à laquelle le document a été reçu	Date et heure	21/07/1969 2:56:00
Date d’envoi	Date à laquelle le document a été envoyé	Date et heure	21/07/1969 2:56:00
Type de fichier	Suffixe à la fin du nom du fichier natif indiquant le type de fichier	Texte	.docx .pdf .xlsx
Nom du fichier	Nom du document original au format natif, extension comprise	Texte	Interesting spread sheet.xlsx
Chemin d’accès du fichier	Chemin d’accès au fichier source au format natif, y compris l’emplacement, le nom du dossier, le nom du fichier et l’extension	Texte	media.zip//jones.pst//sent mail/444.eml//interesting_spreadsheet.xlsx
Expéditeur	Adresse courriel de l’expéditeur	Texte	[email protected]
En réponse à	ID du message à l’origine de ce courriel	Texte
ID du message	ID unique du message provenant d’en-têtes Internet	Texte
Hachage MD5	Valeur de hachage MD5 du document	Hachage MD5
Hachage SHA-1	Valeur de hachage SHA-1 du document	Hachage SHA-1
Objet	Ligne d’objet	Texte	Jetez-y un coup d’œil!
Destinataire	Adresse courriel du destinataire	Texte	[email protected]

ANNEXE B – FORMATS DE FICHIER ACCEPTÉS

Les formats de fichier natif suivants sont compatibles avec le logiciel d’investigation numérique de l’OCRI :

Formats courriel et clavardage	EML, EMLX
	Google Chat (exportations Google Vault des discussions par courriel et des données Hangouts JSON)
	iChat (fichier .db)
	Microsoft Teams (HTML)
	Microsoft Teams (PST)
	Slack (tel qu’il a été initialement exporté depuis Slack : un fichier .zip contenantles fichiers users.json, channels.json et integration_logs.json, ainsi que tous les fichiers .json de messages)
	Lotus Notes (NSF)
	MBox
	MSG
	OST
	PST
	OLM (Outlook pour Mac)
	iOS WhatsApp (SQLite)
	Bases de données Outlook Express
	TNEF
	Instant Bloomberg (IBXML) – regrouper toutes les pièces jointes connexes dans le même fichier conteneur que le fichier IBXML avant de procéder au téléversement
	Bloomberg Messages (MSGXML) – regrouper toutes les pièces jointes connexes dans le même fichier conteneur que le fichier MSGXML avant de procéder au téléversement
	RSMFv2 – compresser le fichier lors du téléversement
	Pendant le téléversement et le traitement, le logiciel d’investigation numérique de l’OCRI ne tient pas compte du fichier EML externe (utile uniquement pour des raisons de compatibilité ascendante au sein de l’écosystème Relativity) – le ou les fichiers JSON sont traités en un ou plusieurs fichiers de conversation, et les fichiers joints sont extraits et reliés (les données RSMF seront désormais correctement représentées sous forme de conversations dans le logiciel d’investigation numérique de l’OCRI)
Fichiers conteneurs et/ou compressés	7Zip (7Z) – nous ne prenons pas en charge les fichiers ZIP fractionnés créés par WinZip pour l’instant
	AD1 (AccessData Images)
	E01, Ex01 (EnCase)
	GZip, GZ
	Bzip
	Données compressées Zlib
	L01, Lx01 (EnCase Logical Image)
	PST
	OLM (Outlook pour Mac)
	RAR
	TAR, TGZ
	JAR
	WAR
	VeraCrypt/TrueCrypt
	ZIP
	AppleSingle
	CAB
	DBX
	MacBinary
	LEF (LiveNote Evidence File)
	Cellebrite UFDR Archive
	ACCDB, MDB (base de données Microsoft Access)
	7Zip (7Z) – nous ne prenons pas en charge les fichiers ZIP fractionnés créés par WinZip pour l’instant
Formats Web	HTML (HTM, HTML, XHTML, SHTML)
	MHTML, MHT
	SVG
Formats document	Microsoft : Word, PowerPoint, Excel, OneNote (DOCX, DOC, DOCM, DOC95, RTF, PPT, PPS, PPTX, PPM, XLS, XLSX, XLT, XLS95, XLT5, XLSM, XLR, XLSB)
	Étiquettes de confidentialité pour les fichiers Microsoft non prises en charge par les fichiers OneNote 2010 (ONE); métadonnées liées aux modifications suivies ou aux versions préliminaires des documents Word non extraites
	Feuilles de calcul
	Visio
	Formats de document OpenOffice
	PDF
	iWork (Pages, Numbers, Key)
	Note – prise en charge d’iWork limitée (nous vous recommandons de convertir les documents Numbers au format .xlsx ou Google Sheets)
	WPD (WordPerfect)
	RTF (Rich text)
	Tous les fichiers au format texte brut (TXT, CSV, XML, JSON, code source, etc.)
	QuattroPro (QPW, prise en charge limitée)
	Lotus
	HWP
	Fichiers Google Drive
	XPS
	EPUB
	PTX
	XFA
Formats image	GIF, TIF, TIFF, PNG, JPG, JPEG, HEIF, HEIC, PBM, TGA, JXR, DNG, WMF (Windows Metafile), EMF, BMP
Formats image	Un fichier au format texte doit être inclus pour les images contenant du texte
Imagerie médicale	DICOM (DCM)
Formats de conception assistée par ordinateur (CAO)	DGN (V7, V8)
	DWG
	DXF
	Fichiers SolidWorks : .sldprtt, .slddrw, .sladasm
Fichiers audio et vidéo	MP3, AAC, WMA, WAV, FLAC, M4A, OGG, AIFF, OGA, AMR, VOX, MPG, MPEG, AVI, WMV, FLV, OGV, MOV, QT, M4V, MP4, WEBM, MPE, ASF, OPUS
Fichiers de gestion de projets	Microsoft Project (MPP)
	Microsoft Project Exchange (MPX)
	Microsoft Project Data Interchange Format (MSPDI)
	Primavera XML pour P3 et P6
	Primavera P6 (XER)
	Primavera Self-Extracting Archive (PRX) pour P3 et P6
	Exports Jira (Excel, Word, CSV, XML, HTML, PDF)
Fichiers de systèmes d’information géographique (SIG)	KMZ/KML (GoogleKeyhole Markup Language)
	SHP/SHX (fichier Shapefile Esri) - des fichiers supplémentaires peuvent composer un fichier Shapefile (p. ex., .DBF et/ou PRJ), désignés comme des fichiers de type base de données et texte, respectivement (pour extraire l’intégralité de vos fichiers Shapefiles, assurez-vous de garder une trace de vos téléchargements de fichiers SIG et d’élargir vos recherches si nécessaire)
	GPX (GPS eXchange Format)
	GEOJSON (Geographic JavaScript Object Notation)
	Sauf si le fichier SIG est un fichier texte (p. ex., KML, GeoJSON), il ne peut pas être visualisé dans la fenêtre de révision (nous recommandons de l’ouvrir dans l’application dédiée pour assurer une visualisation correcte)
Autres formats de fichier	PTX (transcription électronique)
	ICS (iCalendar)
	Apple PropertyList
	PostScript
	Tous les fichiers au format texte brut (TXT, CSV, XML, code source, etc.)
	Bases de données SQLite (SQLITE, SQLITE2)
	Image disque (ISO, etc.)
	Formats binaires courants (EXE, DLL, MSI, PGP, etc.)
	PCAP
	Exports Zendesk
	DBF (base de données)
	eCTD (fichier ZIP ou dans un dossier)

ANNEXE C – TERMES CLÉS

Terme	Définition dans le contexte d’investigation numérique
Documents	Les RSE comprennent toutes les données stockées sur un support accessible ou convertible sous une forme raisonnablement utilisable.
Documents électroniques	Souvent désignés comme RSE, ils sont définis comme des données au format électronique. Ils comprennent un large éventail de documents numériques comme les courriels, les présentations, les bases de données, etc.
Documents physiques	Documents conservés sous forme physique (p. ex., papier, CD).
Groupe de documents	Ensemble de documents connexes regroupés aux fins d’examen et de production. Ce regroupement peut être basé sur divers critères, notamment le type de fichiers, le contenu ou les relations entre les documents.
Format natif ou fichier natif	Les RSE comportant une structure de fichiers connexes doivent être produits dans le format défini par l’application dans laquelle ils sont habituellement créés, consultés ou modifiés.
Métadonnées	Informations associées à un fichier natif ou intégrées à celui-ci qui ne font pas partie de son contenu principal, y compris les métadonnées générées par le système lors de la création, de la modification, de la transmission ou de la suppression du fichier, ainsi que d’autres actions de l’utilisateur.
Fichier de chargement	Fichier électronique qui permet de désigner les documents, de définir les pages ou les fichiers qui composent chaque document et qui comprend des métadonnées connexes, comme le texte extrait et les informations d’encodage.
ROC	Reconnaissance optique de caractères, qui consiste à générer un texte à partir d’une image de texte à l’aide d’un logiciel.
Texte extrait	Tout le contenu textuel extrait d’un fichier natif.
Partie productrice	Partie chargée de produire les documents en réponse à une demande de renseignements.
Numéro Bates	L’identifiant se compose d’un préfixe court de deux à huit lettres, associé au nom de la partie productrice, suivi de six chiffres (p. ex., ABCD000001). Le préfixe ne doit comporter que des lettres, des tirets ou des traits de soulignement. Le préfixe et les chiffres ne doivent pas être séparés par un espace. Chaque page de la documentation produite se voit attribuer un numéro Bates unique et séquentiel. Le préfixe doit être le même pour toutes les pages produites par la même partie.
Demande de renseignements	Demande officielle formulée par le personnel de la mise en application de l’OCRI à un courtier membre ou à une personne réglementée dans le cadre d’une enquête.

COORDONNÉES

Pour des questions ou commentaires concernant le présent guide, communiquez avec l’équipe d’investigation numérique à l’adresse suivante [email protected].

1Au sens de l’article 1201 des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées et de la Règle 1A des Règles visant les courtiers en épargne collective.