Alerte aux investisseurs :
L’OCRI met en garde les investisseurs canadiens contre les fraudeurs qui usent d’un stratagème de récupération d’argent en usurpant l’identité de l’OCRI.
(actualisé à 4 March 2013)
Le présent avis a pour but de donner des précisions sur les obligations des membres et des personnes autorisées à l’égard de la conservation des preuves de la transmission aux clients de l’information exigée par les Règles de l’ACFM.
Le personnel de l’ACFM a constaté, dans le cadre des vérifications de conformité effectuées jusqu’à maintenant, que certains membres et personnes autorisées ne conservent pas les documents permettant de démontrer qu’ils ont transmis l’information exigée à leurs clients. En effet, ces membres et personnes autorisées ne tiennent pas de piste de vérification adéquate permettant de retracer les mesures qu’ils ont prises pour se conformer aux Règles de l’ACFM.
L’obligation imposée aux membres de transmettre certains renseignements à leurs clients constitue un élément fondamental des exigences de l’ACFM, dont les suivantes :
La conservation des preuves de la transmission aux clients de l’information exigée, par exemple de son envoi par la poste, est un élément important du processus de contrôle interne, car elle crée une piste de vérification permettant au membre de s’assurer, en tout temps, mais aussi en cas de plainte ou de différent, que la réglementation a été respectée. Par conséquent, les membres et les personnes autorisées devraient transmettre l’information exigée par écrit et conserver suffisamment de documents à l’appui de sa transmission, par exemple :
Afin de s’assurer que tous les clients reçoivent l’information exigée, les membres peuvent également choisir d’inclure certains des renseignements exigés dans leur formulaire de demande d’ouverture de compte.
Le personnel de l’ACFM rappelle aux membres et aux personnes autorisées qu’ils sont tenus de conserver les preuves de la transmission de l’information exigée pendant sept années à compter de la date de création du registre, comme ils doivent le faire pour tous les registres et les documents conformément aux termes de la Règle 5.6 (Conservation des registres) de l’ACFM.