Examen relatif au contrôle diligent des nouveaux produits – Déficiences courantes et obligations en ce qui concerne les politiques et procédures écrites et les contrôles

1. Les déficiences courantes

2. Politiques et procédures écrites

Deux des quatorze courtiers membres sondés n’avaient pas de politiques écrites. Chez ceux qui avaient des politiques écrites, de nombreuses politiques comportaient des déficiences sur quelque aspect important. Quelques-unes ne comportaient pas de procédures écrites valables pour assurer la mise en œuvre de leur intention. Voici quelques exemples des déficiences observées dans les politiques et procédures écrites :

1. L’absence d’une définition claire de « nouveau produit »
   Il est essentiel que le courtier membre cerne bien tous les produits qui ont besoin d’être soumis au processus de contrôle diligent. La définition de « nouveau produit » doit comprendre les critères permettant de déterminer dans quelles conditions un produit doit être examiné. La Note d’orientation contient des orientations détaillées sur la portée d’une bonne définition et sur les critères qui devraient déclencher l’examen des produits pour les clients de détail et les clients institutionnels. Les produits complexes et non transparents comportant des caractéristiques comme des dérivés incorporés, des échéances variables, des structures de frais complexes ou des actifs opaques, devraient être cernés par la définition et soumis à un contrôle diligent. La définition devrait également comporter des détails sur les conditions dans lesquelles une modification d’un produit existant doit être soumise au processus de contrôle diligent.
2. L’absence d’un niveau approprié d’examen interne
   À tout le moins, la politique devrait prévoir une proposition écrite du « nouveau produit » et un examen interne effectué par le chef de la conformité. La pratique exemplaire dicte de faire participer des experts du domaine provenant de tous les secteurs intéressés de la société.
3. L’absence d’un cadre d’analyse adéquat pour l’examen de l’opportunité d’offrir le nouveau produit
   L’objectif premier de tout contrôle diligent d’un « nouveau produit » est de faire en sorte que les experts du domaine posent les bonnes questions et les règlent de façon satisfaisante. Ce cadre définit les problèmes qu’il faut examiner de façon approfondie et fait ressortir des points en vue de la formation et de la commercialisation. On se reportera à la Note d’orientation qui donne une liste de questions et de considérations nécessaires pour un bon cadre d’analyse dans le processus de contrôle diligent.
4. L’absence de prise en compte de scénarios de conflits d’intérêts possibles et de la façon de les traiter
   Les points suivants doivent être abordés dans le document écrit sur la politique et les procédures et ces procédures doivent être mises en œuvre et surveillées efficacement.

• Le « nouveau produit » provient-il d’un monteur ou d’un émetteur ayant un lien de dépendance?
• S’agit-il d’un produit d’un émetteur relié ou associé?
• S’agit-il d’un produit exclusif?
• Y a-t-il d’autres incitatifs pour le personnel de vente?
• Si oui, quelle information faut-il fournir?

5. L’absence de prise en compte des questions ayant trait aux compétences, à la formation et à la commercialisation
   Les questions de compétences doivent être examinées dans le cadre du processus de contrôle diligent. Toutes les questions particulières liées à la formation doivent être consignées dans les caractéristiques et les risques du « nouveau produit ». Les conseillers et les surveillants doivent bien comprendre le produit pour appuyer la convenance des recommandations faites aux clients. La politique doit aborder la nécessité d’une réévaluation des besoins de formation sur une base continue et prévoir un examen des documents de commercialisation.
6. L’absence de processus de suivi et d’examen des plaintes de clients concernant les nouveaux produits et de suivi du respect des restrictions sur la vente du « nouveau produit »
   Il faut qu’un processus de suivi permettant de faire monter très tôt à un échelon supérieur les problèmes ayant trait aux clients, au produit ou à la conformité soit en place. Cela permettra à la société d’être informée des problèmes systémiques qui peuvent être détectés du fait de plaintes de même nature et de leur apporter une solution.

7. Problèmes opérationnels et contrôles

L’examen des contrôles sous-jacents aux politique et procédures du courtier a permis de constater les déficiences suivantes :

1. L’absence de contrôles adéquats sous-jacents aux politiques écrites  
   Certains courtiers membres n’avaient pas de preuve suffisante des contrôles à l’appui du processus de contrôle diligent d’un « nouveau produit ». Les courtiers membres doivent avoir un système de contrôles internes et de surveillance à l’appui des conseils et recommandations sur la convenance des placements pour les clients de détail et les clients institutionnels, le cas échéant, à l’égard des « nouveaux produits ». On se reportera à la Note d’orientation au sujet des détails d’un système de contrôle acceptable.
2. L’absence de méthodes de contrôle pour capter les sources de « nouveaux produits »
   Chez certaines sociétés, le processus de contrôle diligent n’est enclenché qu’au moment où un conseiller propose un « nouveau produit ». La plupart des sociétés n’ont pas de contrôle à l’égard des produits qui arrivent par la voie de transferts ou de dépôts effectués par les clients. La politique doit capter toutes les sources de « nouveaux produits ».
3. L’absence d’un processus standardisé exigeant une proposition écrite de « nouveau produit » en vue d’un examen interne
   Ce ne sont pas tous les courtiers membres qui envoient tous les « nouveaux produits » à un comité de contrôle diligent des produits. L’exigence d’une proposition écrite enclencherait une évaluation préliminaire visant à déterminer si le produit ou le concept proposé constitue un « nouveau produit » (y compris une modification importante d’un produit existant) appelant un examen interne plus poussé et cette proposition écrite constituerait le premier document dans la trace papier du contrôle diligent du « nouveau produit ».
4. L’absence d’un comité de contrôle diligent des produits
   Les courtiers membres n’ont pas tous un comité de contrôle diligent des produits. La pratique exemplaire serait un comité ou un groupe de travail composé de représentants de tous les services intéressés de la société et comprenant des membres de la haute direction. Les services correspondant aux fonctions suivantes devraient faire partie du comité, Affaires juridiques, Financement, Commercialisation, Ventes et Exploitation, de même que le chef de la conformité. Toutes les préoccupations, qu’il s’agisse de convenance, des restrictions sur la vente du produit, des risques ou des besoins de formation, doivent être consignées par écrit dans le processus de délibération et les approbations devraient être subordonnées à l’exigence d’une réévaluation périodique.

5. Prochaines étapes

Chacun des courtiers membres ayant participé à l’examen a reçu une lettre faisant état des constatations de l’OCRCVM et des mesures correctives proposées par l’OCRCVM. L’OCRCVM va veiller à ce que chacune de ces sociétés apporte les améliorations nécessaires à ses politiques et procédures de contrôle diligent des produits.

À compter de maintenant, le Service de la conformité de la conduite des affaires de l’OCRCVM transmettra au Service de la mise en application toutes les déficiences significatives et importantes du processus de contrôle diligent des « nouveaux produits » qu’il rencontre au cours de ses examens.

Les courtiers membres qui ont des questions au sujet de la présente note d’orientation peuvent s’adresser aux personnes-ressources indiquées au début ou au chef de la conformité de la conduite des affaires intéressé.