Alerte aux investisseurs :
L’OCRI met en garde les investisseurs canadiens contre les fraudeurs qui usent d’un stratagème de récupération d’argent en usurpant l’identité de l’OCRI.
(actualisé à 26 January 2017)
Le personnel de l’ACFM constate qu’il arrive encore que des personnes autorisées ont en leur possession ou ont créé ou utilisé des documents, tels que les formulaires « Connaître son client », les formulaires d’ordre ou les chèques, qui ont été signés en blanc ou dont la signature du client a été falsifiée de diverses façons. Les membres et les personnes autorisées peuvent seulement utiliser un formulaire qui a été signé par le client après que les renseignements demandés ont été dûment fournis. Aux termes de la Règle 2.1.1 (Norme de conduite) de l’ACFM, les membres et les personnes autorisées sont tenus d’agir équitablement, honnêtement et de bonne foi avec leurs clients et de respecter des normes d’éthique et de conduite élevées dans l’exercice de leurs activités.
Le présent Avis du personnel de l’ACFM passe en revue l’information générale sur la falsification de signature et décrit les mesures que les personnes autorisées et les membres devraient prendre pour éviter cette situation.
Les jurys d’audition des conseils régionaux de l’ACFM ont systématiquement décrété que la falsification de signature était interdite aux termes de la Règle 2.1.1 de l’ACFM.
Voici quelques exemples de falsification de signature qui ont été relevés dans les décisions rendues par les jurys d’audition :
La falsification d’une signature peut enfreindre la Règle 2.1.1 qu’elle soit faite ou non dans les cas suivants :
La falsification d’une signature peut avoir l’une des conséquences suivantes :
Conformément à la Règle 2.10 (Manuel des politiques et procédures) de l’ACFM, chaque membre doit élaborer et maintenir des politiques et procédures écrites (qui ont été approuvées par la haute direction du membre) pour régir les relations avec les clients et s’assurer de la conformité avec les Règles, les Statuts et les Principes directeurs de l’ACFM ainsi qu’avec les lois sur les valeurs mobilières applicables. Les jurys d’audition de l’ACFM ont déclaré que, conformément à la Règle 2.1.1, les personnes autorisées doivent suivre les politiques et procédures de membre qui visent à déceler et à éviter la falsification d’une signature, et les personnes autorisées doivent répondre avec honnêteté aux demandes de renseignements du membre à ce sujet.
Le but d’une autorisation d’opération limitée (une « AOL ») aux termes de la Règle 2.3.2 (Autorisation d’opération limitée) de l’ACFM est de faciliter une opération lorsque les actifs sont détenus par une société d’organisme de placement collectif au nom du client. Lorsqu’un client signe une AOL, il autorise le membre à exécuter l’opération sans avoir à fournir d’instructions écrites signées. Une AOL peut aider une personne autorisée à réduire le nombre de formulaires liés aux opérations qui exigent la signature du client. L’utilisation appropriée d’une AOL permet d’éviter que des personnes autorisées justifient l’emploi abusif d’un formulaire en disant qu’elles rendent service au client.
Les personnes autorisées doivent consigner les instructions des clients à l’égard de toute opération et en conserver la preuve conformément à la Règle 5.1 b) (Registres obligatoires) de l’ACFM. Lorsqu’une opération est réalisée au moyen d’une AOL, le dossier d’instructions de négociation du client devrait indiquer la manière dont les instructions ont été données, par exemple, par téléphone, en personne ou par télécopieur. Dans le cas d’une AOL, il n’est pas approprié de signer le formulaire d’opération à la place du client.
Les personnes autorisées ne doivent pas demander ou permettre à quiconque de falsifier une signature. En supervisant le personnel de soutien, elles doivent régler immédiatement le cas de falsification de signature et prendre des mesures pour que la situation ne se reproduise pas.
Aux termes du Principe directeur no 2 de l’ACFM, Normes minimales de surveillance des comptes, les surveillants ont le devoir de s’assurer que les politiques et procédures du membre ainsi que les exigences réglementaires de l’ACFM sont respectées. Les surveillants, les responsables de la conformité et le personnel du membre qui traitent des documents doivent porter attention à la falsification de signature lorsqu’ils examinent la documentation qui doit être signée ou autorisée par un client. Ce type de documentation peut comprendre les ordres de négociation, les formulaires « Connaître son client » et les formulaires d’ouverture de compte. Les surveillants, les responsables de la conformité et le personnel qui traitent les documents doivent recevoir une formation appropriée sur la manière de déceler les signatures falsifiées. Les directeurs de succursale peuvent jouer un rôle prépondérant à ce sujet lors des vérifications de premier niveau.
Les documents des clients qui sont utilisés lors des vérifications de premier et de deuxième niveau et autres contrôles des surveillants devraient être les originaux, des copies ou des numérisations en couleurs pour qu’un examen raisonnable puisse déceler une éventuelle falsification de signature.
Dans le cadre de leurs tâches de surveillance générales conformément à la Règle 2.5 (Normes minimales de supervision) de l’ACFM, les membres peuvent demander aux personnes autorisées de remplir un questionnaire, au moins une fois par année, au sujet de leur conduite et de leurs pratiques. Ce questionnaire devrait comprendre des questions visant à déterminer si la personne autorisée a falsifié une signature.
Aux termes du Principe directeur no 5 de l’ACFM, Exigences en matière d’examen des succursales, chaque membre doit établir un programme d’examen des succursales afin d’évaluer et de surveiller la conformité avec les exigences réglementaires dans tous les établissements. L’ACFM considère que les examens de succursale sont un outil très utile pour aider les membres à déceler et à décourager la falsification de signature.
Le Principe directeur no 5 de l’ACFM exige que les dossiers des clients soient examinés au cours d’un examen de succursale pour vérifier si les instructions des clients ont été dûment consignées et que les autorisations d’opération ont été versées au dossier. Les membres devraient également porter attention, au cours de cet examen, aux cas de falsification de signature.
Le Principe directeur no 5 de l’ACFM précise que les entrevues en succursale ont pour objet de confirmer que les directeurs de succursale et les personnes autorisées connaissent les exigences en vigueur dans les Statuts, les Règles et les Principes directeurs de l’ACFM ainsi que dans la réglementation applicable des valeurs mobilières. Les membres devraient utiliser les entrevues en succursale pour demander aux directeurs de succursale et aux personnes intéressées s’ils ont remarqué des cas de falsification de signature ou participé à de tels actes.
Les membres devraient discuter de la falsification de signature au cours de la formation donnée aux personnes autorisées conformément au Principe directeur no 1 de l’ACFM, Formation et supervision des nouveaux représentants inscrits, et lors de séances de formation offertes aux personnes autorisées en poste.
Conformément au Principe directeur no 6 de l’ACFM, Exigences en matière de déclaration de renseignements, les membres doivent aviser l’ACFM chaque fois qu’ils découvrent qu’une personne autorisée, qui est ou a été à leur service, a enfreint une loi ou une exigence réglementaire concernant les déclarations fausses ou trompeuses. Le personnel de l’ACFM considère que la falsification de signature est une forme de déclaration trompeuse qui doit être signalée à l’ACFM dans les cinq jours de sa découverte, conformément au paragraphe 6.1 b) du Principe directeur no 6, y compris un seul cas de falsification de signature, comme un formulaire signé en blanc dans le dossier d’un client.
Conformément au Principe directeur no 3 de l’ACFM, Traitement des plaintes, enquêtes du personnel de supervision et discipline interne, les membres ont l’obligation de mener une enquête approfondie dans tous les cas décrits dans la partie I, onglet 3, de ce Principe directeur. Les conduites énumérées comprennent les déclarations trompeuses. Le personnel de l’ACFM est d’avis que la falsification de signature est une forme de déclaration trompeuse et, par conséquent, les membres doivent mener une enquête approfondie à ce sujet.
L’enquête peut être plus ou moins étendue selon les faits. Pour déterminer l’ampleur de l’enquête, le membre doit interroger la personne autorisée concernée, examiner les dossiers de ses clients, puis effectuer une analyse. L’analyse devrait déterminer si l’un des facteurs suivants était présent, ce qui exigerait une enquête plus poussée :
Lorsqu’une enquête plus poussée est justifiée, les mesures additionnelles suivantes peuvent être requises en totalité ou en partie :
Dans ces circonstances, les membres doivent s’assurer que tous les formulaires en question sont supprimés des dossiers de la personne autorisée.
Lorsqu’un membre découvre qu’une personne autorisée a falsifié une signature, il doit lui demander de mettre fin à cette pratique. Il devrait également envisager d’exercer une surveillance accrue ou d’appliquer d’autres mesures de contrôle, comme demander des échantillons de documents ou effectuer des examens de succursale plus fréquents.
Le Principe directeur no 3 de l’ACFM stipule que chaque membre doit établir des procédures qui font en sorte que les manquements aux Statuts, aux Règles et aux Principes directeurs de l’ACFM fassent l’objet de mesures disciplinaires internes appropriées. La falsification de signature est une conduite grave selon les autorités de réglementation des valeurs mobilières. Le niveau de discipline interne devrait être compatible à la gravité de la conduite dans les circonstances, que les facteurs suivants soient présents ou non :
Il convient de souligner dans les audiences disciplinaires, l’ACFM demandera des pénalités plus lourdes pour les conduites reprochées qui se sont produites après la publication du Bulletin no 0661‑E.
Lorsqu’un membre détermine qu’un directeur de succursale ou une autre personne exerçant des fonctions de surveillance a falsifié une signature, il devrait remettre en question ses compétences. Le membre devrait également examiner les activités des personnes autorisées supervisées par ce surveillant pour savoir si elles ont également falsifié des signatures.
Les personnes autorisées et les membres devraient consulter les ressources supplémentaires qui ne sont pas mentionnées ci‑dessus pour obtenir d’autres renseignements sur la falsification de signature :