La santé et la sécurité de tous les participants aux audiences de l’Organisme canadien de réglementation des investissements (OCRI) sont primordiales. Dans cette optique, le présent protocole énonce les mesures mises en place pour maintenir un environnement sain et sécuritaire dans le contexte de la pandémie de COVID-19 ainsi que les directives concernant le retour aux audiences en personne au cours de cette période de transition. Pour obtenir plus de renseignements sur les pratiques de l’OCRI en matière de procédures électroniques, consultez les Pratiques exemplaires en matière de procédures électroniques.
Le présent protocole repose sur les directives actuelles des gouvernements fédéral et provinciaux et pourrait évoluer au fil du temps. Veuillez les lire attentivement et noter que les mesures et les directives préventives peuvent varier dans certaines villes ou provinces, en fonction des directives et des lois locales en vigueur au moment de votre audience.
Tous les participants aux audiences en personne de l’OCRI doivent respecter et garder à l’esprit leur propre santé et sécurité ainsi que celles des autres personnes concernées. Ils ne doivent pas se présenter en personne à l’audience en cas d’indisposition ou de symptômes liés à la COVID-19 (voir plus bas pour obtenir des renseignements sur des solutions de rechange sécuritaires) ou à d’autres maladies. Tous les participants doivent être prêts à passer d’une audience en personne à une audience entièrement virtuelle ou hybride, au besoin.
AUDIENCES EN PERSONNE ET HYBRIDES
OCRI a créé un cadre de mesures de contrôle pouvant être adapté à ses bureaux et à d’autres emplacements (tiers) où des audiences sont tenues (par exemple, bureaux des sténographes judiciaires, centres de conférence, hôtels) pour soutenir le retour sécuritaire aux audiences en personne dans le contexte de la pandémie de COVID-19 et assurer la santé et la sécurité de tous les participants aux audiences ainsi que des membres de la communauté et du public.
Les participants aux audiences de l’OCRI comprennent habituellement les membres du comité d’instruction de l’OCRI (soit les membres des formations d’instruction), le personnel administratif (y compris l’administratrice nationale des audiences dans le cas des audiences tenues en vertu des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées et l’adjointe aux audiences dans le cas des audiences tenues en vertu des Règles visant les courtiers en épargne collective), les greffiers et sténographes judiciaires, les témoins, les parties à la procédure et, si elles sont représentées, leurs avocats. Pour les besoins du présent document, les participants aux audiences excluent les observateurs, comme les membres du public et des médias.
Les audiences en personne nécessitent la présence en personne des parties, de leurs témoins et de leurs avocats (si les parties sont représentées) dans une salle d’audience physique où l’audience a lieu en présence d’une formation d’instruction.
Dans le cas des audiences hybrides, certains participants y assistent en personne dans la salle d’audience, tandis que d’autres y participent à distance. Les salles des audiences en personne et hybrides seront dotées de technologies permettant de faire des vidéoconférences (par exemple, Webex ou une autre plateforme numérique).
Dans tous les cas, un lien de vidéoconférence (Webex) permettant d’accéder à l’audience peut être utilisé par les personnes suivantes :
- un participant à l’audience qui décide d’y participer à distance;
- un participant à l’audience qui avait l’intention d’y assister en personne, mais qui, en raison d’une maladie ou d’autres circonstances, n’est plus en mesure de le faire et devra participer à distance;
- jusqu’à nouvel ordre, tous les observateurs, y compris les membres du public et des médias qui souhaitent participer aux audiences publiques.
Les protocoles suivants s’appliquent lorsque des personnes assistent en personne à une audience entièrement en personne ou hybride.
Nous nous attendons à ce que les procédures de la plupart des affaires se fassent par voie électronique.
Jusqu’à nouvel ordre, toutes les comparutions initiales, conférences préparatoires à l’audience et audiences de règlement sont généralement adaptées et peuvent se dérouler par voie électronique.
En cas de litige, les audiences pourront se tenir en personne, par voie électronique ou selon une formule hybride. Nous recommandons aux parties de discuter du type d’audience approprié entre elles et avec leurs témoins avant la tenue de leur audience et d’en informer le Bureau des audiences ainsi que la formation d’instruction le plus tôt possible, ou au plus tard lors de la première conférence préparatoire à l’audience. La tenue d’une audience entièrement en personne dépendra des circonstances liées à chaque affaire, y compris les recommandations des autorités de santé publique à la date de l’audience, la situation personnelle de chaque participant ainsi que la disponibilité des ressources, des salles et de l’équipement relatifs à l’audience. En cas de désaccord, une formation d’instruction déterminera le type d’audience approprié en vertu des règles : l’article 8409 des Règles visant les courtiers en placement et règles partiellement consolidées et les Règles 1.5 et 5 des Règles de Procédure de l’ACFM.
Puisque Santé Canada recommande fortement d’être vacciné contre la COVID-19, l'OCRI conseille à toutes les personnes qui assistent en personne aux audiences de l’être. Les comités d’instruction continueront de se conformer aux recommandations actuelles et futures des autorités de santé publique, s’il y a lieu.
Grâce à la technologie utilisée pour faciliter la tenue des audiences (Webex et Case Center), les personnes qui ne sont pas à l’aise ou qui ne sont pas en mesure de se présenter en personne auront la possibilité d’assister et de participer à l’audience ou d’observer cette dernière par vidéoconférence. Les participants peuvent communiquer avec le Bureau des audiences à l’adresse [email protected] pour savoir comment accéder à l’audience par voie électronique.
Conformément aux directives des services de santé publique indiquant que le port du couvre-visage est une méthode efficace de contrôle à la source, nous recommandons fortement aux participants aux audiences de porter un masque ou un couvre-visage qui couvre le nez, la bouche et le menton dans les salles d’audience, sauf lorsqu’ils prennent la parole (par exemple, lorsque les membres de la formation d’instruction qui président l’audience posent des questions, qu’une partie ou un avocat présente des observations, qu’un témoin témoigne oralement, etc.).
Du désinfectant pour les mains, des lingettes et des masques non médicaux seront fournis à la réception, aux tables des avocats et à la barre des témoins, au besoin.
Tous les documents doivent être transmis par les parties et remis à l’administratrice nationale des audiences ou à la secrétaire générale avant l’audience par voie électronique. Au cours de l’audience, les documents seront présentés et désignés comme pièces par voie électronique à l’aide de Case Center.