1. Surveillance des comptes des clients

En vertu de la Partie B de la Règle 3900, le courtier doit établir et tenir à jour des politiques et des procédures écrites qui énoncent ses normes de surveillance et d’examen des mouvements de comptes. Les parties C à G de la Règle 3900 contiennent des obligations plus précises de surveillance de divers types de comptes4 . Par exemple, la Partie C stipule les obligations de surveillance des comptes des clients de détail, et la Partie G, celles liées aux comptes gérés et aux comptes carte blanche.

1. Structure de surveillance

1. Observations générales

   1. Une structure de surveillance efficace tient compte du modèle d’affaires du courtier et comprend les facteurs suivants :
      • les types de produits négociés et de titres offerts;
      • le type d’activité à laquelle se livrent le courtier et ses employés inscrits;
      • l’endroit où travaillent le personnel de surveillance et les employés inscrits du courtier;
      • les différentes fonctions remplies par les surveillants.
   2. Le système de surveillance du courtier doit permettre aux surveillants de remplir adéquatement leurs fonctions.
   3. Les surveillants doivent avoir accès aux renseignements dont ils ont besoin pour exercer adéquatement leur surveillance. Pour examiner les comptes des clients, ils doivent disposer des renseignements facilement accessibles sur les clients et les mouvements de comptes, notamment :
      • les reçus;
      • les dépôts;
      • les retraits;
      • les écritures de journal.
   4. Les surveillants doivent avoir le pouvoir de prendre des mesures correctrices efficaces à point nommé lorsqu’ils détectent des mouvements de comptes qui s’écartent ou semblent s’écarter des normes de bonne conduite, des principes de négociation justes et équitables ou des bonnes pratiques commerciales. Une mesure acceptable consiste à transmettre le dossier à un surveillant d’échelon plus élevé ou à un dirigeant.

1. Facteurs à prendre en compte au moment de nommer un surveillant

Lorsqu’il nomme un surveillant, le courtier devrait tenir compte de ce qui suit :

1. Le surveillant doit avoir les compétences voulues pour surveiller les opérations sur tous les produits négociés par les personnes soumises à sa surveillance5 . Si un surveillant n’a pas les compétences voulues pour surveiller l’activité de négociation de certains produits, le courtier peut diviser les responsabilités de surveillance entre deux ou plusieurs surveillants, sous réserve des conditions suivantes :
   • Les surveillants disposent des mécanismes appropriés qui leur permettent de communiquer entre eux,
   • Le système permet de veiller à ce que le courtier ait un portrait global de la situation du client et des mouvements de ses comptes,
   • Les responsabilités sont réparties de façon claire et complète;
     
     Le courtier peut aussi nommer un surveillant principal que les autres surveillants informeront à propos de l’activité qu’il ne peut surveiller;
2. Le courtier doit prévoir un suppléant pendant l’absence du surveillant6 . Advenant l’absence prolongée du surveillant, son suppléant doit être informé de toute question en cours dont il doit être au courant pour assurer une bonne surveillance;
3. Le courtier doit aussi veiller à ce que, lorsqu’un surveillant inscrit à plus d’un titre formule des recommandations ou effectue des opérations pour ses propres clients, un autre surveillant examine ses recommandations et opérations. 

1. Facteurs propres aux activités de détail exercées à l’extérieur du siège social

Lorsque le courtier exerce des activités de détail à l’extérieur de son siège social, il doit prendre en considération les éléments suivants :

1. Un surveillant sur place7  est le mieux placé pour connaître les personnes inscrites de son bureau, rencontrer des clients, comprendre la situation et les besoins locaux, faciliter l’autorisation des nouveaux comptes dans les meilleurs délais et s’attaquer immédiatement aux problèmes. Cependant, le courtier peut déterminer la nécessité de nommer un surveillant sur place en fonction des facteurs suivants :
   • le nombre de personnes inscrites dans l’établissement;
   • l’expérience des personnes inscrites dans l’établissement;
   • la nature des activités de l’établissement;
   • la disponibilité de surveillants dans des établissements à proximité;
   • d’autres systèmes et contrôles atténuant le risque associé à une surveillance à distance.
2. Un surveillant externe devrait être affecté aux établissements où il n’y a pas de surveillants sur place. Ce surveillant externe doit se rendre dans l’établissement périodiquement pour examiner la conduite des affaires et la conformité avec les lois applicables. Les politiques et procédures du courtier devraient prévoir expressément de telles visites par les surveillants externes.

1. Politiques et procédures concernant la surveillance des comptes de détail

Le courtier doit tenir compte de ce qui suit lorsqu’il élabore des politiques et procédures concernant la surveillance des comptes de clients de détail, comme l’exige la Partie C de la Règle 3900 :

1. Les examens peuvent être menés avant ou après les opérations. Un solide processus d’examen avant les opérations peut rendre le recours aux examens après les opérations moins essentiel, voire inutile;
2. Les procédures d’examen devraient avoir trait à tous les types de comptes de détail. Par exemple, un courtier qui offre des comptes à commission et des comptes à honoraires ne peut pas sélectionner les comptes à soumettre à un examen en se fondant uniquement sur le montant des commissions; il doit aussi avoir une procédure de sélection des comptes à honoraires;
3. Les tendances en matière d’activité ne sont pas toujours discernables au moyen d’un examen isolé des opérations. Si le courtier examine des opérations sur une longue période, il peut détecter des problèmes associés aux mouvements globaux d’un compte, même si chaque opération convient au client;
4. Le courtier doit examiner les opérations d’ordre administratif, comme les paiements en retard, les problèmes de marge, les annulations d’opérations ou les transferts et circulations suspects de fonds ou de titres;
5. Le courtier peut avoir recours à une approche fondée sur les risques pour sélectionner les activités qui doivent faire l’objet d’un examen après les opérations, à condition que celui qui procède à cet examen dispose de tous les renseignements pertinents dont il a besoin pour évaluer les risques. Cette approche peut aussi servir à l’établissement de la période d’examen. Le courtier peut déterminer que certains clients présentent un risque plus élevé d’activité irrégulière sur les marchés, comme ceux qui ont accès à de l’information non publique importante concernant un émetteur ainsi que les détenteurs de blocs de contrôle d’émetteurs publics et les professionnels du marché;
6. Le courtier doit inclure les comptes des employés et des mandataires dans son examen;
7. Il doit examiner les comptes rapidement. Le calendrier des examens doit être établi de manière à ce que soient détectées le plus rapidement possible les questions devant attirer l’attention;
8. Durant un examen, le surveillant doit disposer et tenir compte de renseignements sur les clients qui présentent un risque élevé d’activité irrégulière sur les marchés;
9. Le courtier peut utiliser la technologie pour sélectionner les mouvements de comptes particuliers à examiner.

1. Examen à deux niveaux

Selon son modèle d’affaires, le courtier peut choisir d’utiliser le système d’examen à deux niveaux décrit dans la présente note d’orientation. Nous avons toujours considéré que le système d’examen à deux niveaux après les opérations était acceptable chez les courtiers qui comptent plusieurs établissements exerçant des activités de détail. Toutefois, d’autres systèmes de surveillance peuvent être adéquats selon le modèle d’affaires du courtier, pourvu qu’ils respectent nos exigences en matière de surveillance quotidienne et mensuelle des opérations8 . Nous invitons les courtiers qui envisagent d’adopter un système de surveillance différent à communiquer avec nous.

1. Examen de premier niveau

Les surveillants sur place effectuent habituellement l’examen de premier niveau à leur établissement. Le courtier peut procéder à ces examens dans un établissement central (siège social ou bureau régional), sous réserve des conditions suivantes :

• il y a suffisamment de ressources pour effectuer les examens à cet établissement;
• le courtier dispose de procédures adéquates pour s’attaquer à tout problème cerné.

1. Examen quotidien

Le courtier doit procéder quotidiennement à un examen de premier niveau des opérations du jour précédent afin de détecter les problèmes énumérés à l’article 3945. Il doit le faire le jour ouvrable suivant l’activité de négociation, à moins que des circonstances inhabituelles l’en empêchent.

1. Examen mensuel

L’examen mensuel de premier niveau devrait porter sur les mêmes éléments que ceux des examens quotidiens. Il pourrait être impossible d’examiner tous les relevés produits pour les clients de détail. Un examen mensuel de premier niveau débute par la sélection des comptes de clients de détail à examiner. Par exemple, le courtier peut examiner les activités de tous les clients qui ont dû payer des commissions brutes d’au moins 1 500 $ durant le mois visé.

Un examen mensuel de premier niveau doit comprendre tous les comptes de non-clients indiquant une autre activité que la réception de dividendes ou d’intérêts.

Le courtier doit effectuer cet examen dans les 21 jours suivant la période visée, à moins que des circonstances inhabituelles l’en empêchent.

1. Examen de second niveau

Bien que le siège social du courtier effectue habituellement cet examen, un bureau régional peut aussi le faire. L’examen de second niveau n’a pas le même objectif et n'est généralement pas aussi approfondi que l'examen de premier niveau. Le courtier doit concevoir son système d’examen de second niveau de façon à ce qu’il :

• détecte tout problème grave qui n’a pas été détecté par l’examen de premier niveau; 
• permette de veiller à ce que l’examen de premier niveau soit effectué adéquatement.

Lorsque l’examen de second niveau est effectué par des employés qui n’ont pas le pouvoir de régler les problèmes qu’ils détectent, le courtier doit disposer de procédures de transmission des problèmes à un surveillant qui a ce pouvoir.

1. Examen quotidien

Le courtier doit mentionner dans ses politiques et procédures les comptes et les activités de négociation qui doivent être soumis à un examen de second niveau. Par exemple, il respectera la Règle 3900 si son examen de second niveau porte sur les activités et comptes suivants :

• les opérations sur des actions dont le cours est inférieur à 5 $ et d’une valeur de plus de 5 000 $;
• les opérations sur des actions dont le cours est égal ou supérieur à 5 $ et d’une valeur de plus de 20 000 $;
• les opérations sur obligations d’une valeur de plus de 100 000 $ par opération;
• les opérations de non-clients;
• les comptes de clients des directeurs de succursale ayant leur propre clientèle;
• tous les comptes de clients qui ne sont pas examinés par un directeur de succursale;
• les annulations d’opérations;
• les comptes faisant l’objet de restrictions;
• les opérations dans les comptes d’attente;
• les changements de numéro de compte;
• les paiements en retard;
• les appels de marge non réglés.

Le courtier doit effectuer cet examen le jour ouvrable suivant l’activité, à moins que des circonstances inhabituelles l’en empêchent.

1. Examen mensuel

Le courtier doit choisir les comptes visés par l’examen de second niveau en fonction de critères établis dans ses politiques et procédures. Par exemple, il respectera la Règle 3900 si son examen vise les comptes suivants :

• les comptes de clients auxquels plus de 3 000 $ de commissions ont été facturées durant le mois;
• tous les comptes de clients et de non-clients auxquels plus de 1 500 $ de commissions ont été facturées au cours du mois et qui n’ont pas fait l’objet d’un examen de premier niveau, y compris les comptes de clients des surveillants de premier niveau qui ont leur propre clientèle.

Le courtier doit effectuer cet examen dans les 21 jours suivant la période visée, à moins que des circonstances inhabituelles l’en empêchent.

1. Autres activités

Le courtier doit avoir des politiques et procédures qui prévoient des mesures pour désigner et traiter d’autres questions liées aux clients et pour renseigner les surveillants de premier niveau au sujet de ces questions, comme les suivantes :

• les plaintes de clients;
• les infractions touchant les comptes au comptant;
• les transferts de fonds et de titres entre comptes non liés ou entre comptes clients et comptes non-clients ou les dépôts dans des comptes clients provenant de comptes non clients;
• des opérations effectuées sans marge suffisante dans le compte9 .

1. Dispositions applicables

La présente note d’orientation se rapporte aux dispositions suivantes des Règles de l’OCRCVM :

• Règle 3900.

1. Avis connexe

La présente note d’orientation se rapporte au document suivant :

• Avis 19-0201 – Note d’orientation sur la lutte contre le blanchiment d’argent

La présente note d’orientation est aussi publiée dans l’Avis d’approbation/de mise en œuvre 20-0007 – Avis d’approbation/de mise en œuvre – Projet d’examen des notes d’orientation du groupe 1.

• 4Partie C – Surveillance des comptes de clients de détail, Partie D –  Surveillance des comptes de clients institutionnels, Partie E – Surveillance des comptes sans conseils, Partie F – Surveillance des comptes d’opérations sur options, sur contrats à terme standardisés et sur options sur contrats à terme, et Partie G – Surveillance des comptes carte blanche et des comptes gérés.
• 5Se reporter aux paragraphes 2602(2) et 3905(5).
• 6Se reporter au paragraphe 3925(4).
• 7Un « surveillant sur place » est un surveillant qui travaille dans une succursale du courtier.
• 8Se reporter au paragraphe 3945(1).
• 9Se reporter au paragraphe 3946(1).