1. Services téléphoniques

Un courtier peut avoir le même réceptionniste qu’une autre entité de services financiers. Cependant, les clients doivent comprendre clairement avec quelle entité ils traitent lorsqu’ils téléphonent chez le courtier ou à l’autre entité. Nous recommandons de tenir un répertoire téléphonique distinct pour chaque entité.

1. Enseignes

En vertu du paragraphe 2216(8), les dénominations sociales utilisées par le courtier et chacune des autres entités de services financiers dans l’exercice de leurs activités respectives doivent être affichées dans un endroit bien en vue. Le courtier peut aussi afficher la dénomination ou l’appellation commerciale sous laquelle toutes les entités qui se partagent les bureaux exercent leurs activités. Il n’est pas tenu d’afficher le nom de tous les représentants de chaque entité.

1. Lieux physiques

Il n’est pas nécessaire d’avoir des entrées distinctes. Nous recommandons toutefois que les représentants, employés ou mandataires respectifs du courtier et de l’autre entité de services financiers s’installent dans des zones distinctes si les ressources et l’infrastructure le permettent. Cela permet :

• de limiter la confusion possible dans l’esprit des clients;  
• d’assurer la protection des renseignements personnels et la confidentialité des dossiers.

1. Confidentialité des dossiers

Le courtier doit maintenir des contrôles à l’égard des dossiers de ses clients de sorte que l’autre entité de services financiers avec laquelle il partage des bureaux n’y ait pas accès. S’il partage aussi du matériel informatique et des logiciels avec l’autre entité, il doit s’assurer que des protocoles de confidentialité permettent de séparer les fichiers de ses clients de ceux de l’autre entité.

1.  Surveillance

Dans certains territoires, les autorités en valeurs mobilières permettent qu’un dirigeant avec privilège de négociation soit employé à la fois par un courtier et par une entité de services financiers qui n’est pas un courtier3 . Un tel dirigeant peut être nommé surveillant pour les deux entités. Dans d’autres territoires, la surveillance doit être exercée par des personnes différentes. Dans chaque cas, le surveillant peut travailler directement sur place ou non.

Un surveillant doit consacrer suffisamment de temps à la surveillance de la succursale. La Règle 3900 énonce les exigences précises à cet égard. Le surveillant a aussi d’autres responsabilités, notamment en ce qui concerne :  

• la confidentialité des dossiers des clients;
• la séparation des dossiers et des activités;
• les personnes inscrites employées par les deux entités;
• les personnes inscrites qui doivent exercer uniquement les activités pour lesquelles elles sont inscrites.

Les entités qui se partagent des bureaux peuvent aussi avoir le même responsable de l’administration chargé de la surveillance générale des bureaux. Il n’est pas nécessaire que cette personne soit inscrite, mais elle doit surveiller les pratiques commerciales et veiller à ce que le courtier se conforme aux exigences.

1. Cartes professionnelles

L’article 2216 comporte aussi des exigences à l’égard des employés qui travaillent à la fois pour un courtier membre et une autre entité de services financiers. En ce qui concerne les personnes inscrites à la fois dans le secteur des valeurs mobilières et le secteur des assurances, les lois provinciales renferment des dispositions qui diffèrent quant à l’usage de cartes professionnelles double face ou de cartes professionnelles distinctes. Le courtier doit s’assurer de respecter les lois applicables4 , dont celles qui régissent les secteurs des valeurs mobilières et des assurances.

Lorsqu’une personne inscrite est employée à la fois par un courtier et par une autre entité de services financiers, nous lui recommandons d’avoir des cartes professionnelles double face.

1. Employés communs

Les adjoints aux ventes ou les autres employés (hormis le réceptionniste, le responsable de l’administration ou les surveillants mentionnés ci-dessus) devraient travailler soit pour le courtier, soit pour l’autre entité uniquement, plutôt que d’accomplir des tâches pour les deux. Si les circonstances le justifient, certaines personnes devraient signer des ententes de confidentialité.

1. Dispositions applicables

La présente note d’orientation se rapporte aux dispositions suivantes des Règles de l’OCRCVM :

• article 2216;
• Règle 3900.

1. Documents connexes

La présente note d’orientation est aussi publiée dans l’Avis d’approbation/de mise en œuvre 20-0007 – Avis d’approbation/de mise en œuvre – Projet d’examen des notes d’orientation du groupe 1.

• 3Les dispositions des Règles de l’OCRCVM qui se rapportent à l’inscription de personnes physiques employées par deux entités se trouvent à l’article 2554. 
• 4Selon la définition donnée au paragraphe 1201(2).