(actualisé à 8 June 2020)
Le présent Avis contient des orientations au sujet de l’utilisation de signatures électroniques par les membres.
Règles de l’ACFM – Exigences en matière de signature
Les Règles, les Principes directeurs et les Formulaires de l’ACFM stipulent que les membres doivent obtenir divers documents signés. L’ACFM permet d’apposer une signature électronique sur un document électronique lorsque les Règles, les Principes directeurs et les Formulaires de l’ACFM exigent un document signé.
Chaque membre peut choisir les types de signatures et de documents (p. ex., signature électronique sur un document électronique ou signature à l’encre sur un document papier) qu’il acceptera et utilisera pour respecter les exigences des Règles, des Principes directeurs et des Formulaires de l’ACFM.
Autres obligations juridiques
Les lois fédérales, provinciales et territoriales (y compris la législation sur le commerce électronique) peuvent interdire ou permettre l’utilisation juridiquement valable de documents électroniques et de signatures électroniques ou préciser les obligations à ce sujet afin de satisfaire les obligations juridiques à l’égard d’un document ou d’un renseignement qui doit être fourni « par écrit » et « signé » ou de respecter d’autres formalités (p. ex., en matière de transmission, de conservation, de témoin ou de sceau) prescrites par la loi. Les membres doivent tenir compte de toutes les lois applicables régissant l’utilisation de signatures électroniques et de documents électroniques.
Technologies de signature électronique et systèmes de conservation des dossiers
Les membres doivent faire preuve de diligence et obtenir un avis technique et juridique approprié lorsqu’ils choisissent et mettent en œuvre des technologies de signature électronique et des systèmes de conservation de dossier, pour que :
- la procédure de signature électronique protège adéquatement la confidentialité et la sécurité des documents électroniques;
- les documents signés par voie électronique obtenus et éléments connexes (courriels et pistes de vérification) fournissent une garantie acceptable d’authenticité, d’intégrité et de fiabilité afin de réduire les risques de fraude et de rejet;
- les documents signés par voie électronique soient sauvegardés dans un système de conservation de dossiers fiable et sécurisé pendant une période appropriée et qu’ils puissent être récupérés pour une utilisation future (notamment dans le cadre d’enquêtes réglementaires ou comme preuve dans une instance).
Nous suggérons aux membres de consulter le document Lignes directrices sur les signatures électroniques destinées à l’industrie des fonds d’investissement, publié par Fundserv pour faciliter l’adoption d’une approche normalisée concernant l’utilisation de la signature électronique et l’acceptabilité de cette solution par les membres de Fundserv.
Cybersécurité et protection de la vie privée
L’utilisation de signatures électroniques peut présenter des risques sur le plan de la sécurité et de la protection des renseignements personnels. Nous invitons les membres à prendre connaissance de l’orientation fournie dans le Bulletin no 0690‑C (Cybersécurité) de l’ACFM et à respecter les lois sur la protection des renseignements personnels provinciales et fédérales applicables (p. ex., la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et les lois provinciales similaires en Colombie-Britannique, en Alberta et au Québec).
Politiques et procédures
Conformément à la Règle 2.10 (Manuel des politiques et procédures), les membres doivent établir et maintenir des politiques et procédures écrites en ce qui a trait à leurs rapports avec les clients et respecter les Règles, les Statuts et les Principes directeurs de l’Association ainsi que la législation en valeurs mobilières applicable. Lorsque les membres utilisent des signatures électroniques pour respecter les Règles de l’ACFM, ils doivent avoir des politiques et procédures concernant l’acceptation et l’utilisation de signatures électroniques pour s’assurer qu’elles soient appliquées de manière uniforme à tous les types de clients et de comptes.