Rôles de la conformité et de la surveillance

(actualisé à 6 February 2013)

Introduction

Le 5 décembre 2006, le personnel de Services de réglementation du marché inc., de l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels (l’ACFM), de la Bourse de Montréal inc. et de l’Association canadienne des courtiers en valeurs mobilières1 (maintenant l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières – l’OCRCVM) a publié l’avis réglementaire conjoint intitulé Rôles de la conformité et de la surveillance (l’avis réglementaire conjoint, publié par l’ACFM sous la forme de l’Avis de réglementation aux membres n^o RM‑0057). Cet avis présentait les attentes des organismes d’autoréglementation (OAR) à l’égard de la fonction de conformité au sein des sociétés membres, ainsi que le rôle, les responsabilités et l’obligation de rendre compte des sociétés membres, de leur conseil d’administration, de leur direction, de leur service de la conformité et de leurs directeurs de la conformité.

La présente mise à jour de l’avis est publiée en réponse aux modifications liées à la réforme de l’inscription prévues par le Règlement-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (le Règlement 31-103, et la norme canadienne 31‑103 ailleurs qu’au Québec) et aux modifications corrélatives apportées aux règles de l’ACFM. Les modifications liées à la réforme de l’inscription du Règlement 31-103 ont entre autre ajouté de nouvelles catégories d’inscription, des modifications aux définitions des activités susceptibles d’inscription, des mises à jour sur les fonctions liées à la conformité et des mises à jour sur les rôles et les responsabilités des surveillants. Le présent avis révisé a pour but d’assurer l’harmonisation et la conformité des modifications liées à la réforme de l’inscription avec l’avis réglementaire conjoint antérieur.

En raison des modifications apportées aux catégories d’inscription de l’OCRCVM et pour que les sociétés membres de l’ACFM et de l’OCRCVM reçoivent des conseils suffisamment précis et clairs, chaque OAR publie séparément l’avis révisé. Le personnel de l’ACFM a cependant travaillé avec celui de l’OCRCVM au cours des révisions apportées au présent avis afin d’assurer l’harmonisation des concepts et des principes.

Responsabilité en matière de conformité

Il incombe à chaque personne physique qui agit pour le compte d’une société de développer une solide culture de conformité, axée non seulement sur la conformité à l’ensemble des règles et des règlements applicables, mais qui met également l’accent sur l’importance de l’intégrité personnelle et la nécessité de toujours traiter avec les clients de bonne foi, avec honnêteté et loyauté. À cette fin et comme le mentionne l’Instruction générale relative au Règlement 31-103, la présence d’une personne désignée responsable (PDR), d’un chef de la conformité, d’un service de la conformité et d’autres membres du personnel ayant des responsabilités de conformité ne soustrait personne à l’obligation de prendre des mesures concernant les problèmes de conformité ou de les transmettre à un niveau hiérarchique supérieur. Tous au sein du membre doivent comprendre les normes de conduite associées à leur rôle, notamment le conseil d’administration (ou l’équivalent), les employés et les mandataires, qu’ils soient ou non inscrits. De plus, la conformité ne doit pas être considérée comme une activité distincte du service de la conformité, mais comme une partie intégrante des activités commerciales générales du membre. À ce titre, il appartient à la PDR, au chef de la conformité, au conseil d’administration, à la direction et aux surveillants de tenir compte des conseils que leur donnent les personnes qui assument une fonction de conformité et de les mettre en application. Le service de la conformité a pour rôle de définir les activités du membre en matière de conformité avec la réglementation et d’évaluer, de communiquer, et de surveiller la conformité, de suivre et de faire rapport de ces activités et d’en référer à un supérieur à ce sujet.

Les professionnels de la conformité du secteur jouent un rôle important dans le régime de réglementation des valeurs mobilières. L’ACFM et les professionnels de la conformité ont pour objectif commun de promouvoir la conformité de leurs sociétés membres et de définir des normes élevées dans le secteur. Pour atteindre cet objectif, l’ACFM doit communiquer clairement ses attentes à l’égard des membres, y compris leur conseil d’administration (ou l’équivalent), la PDR, le chef de la conformité, le service de la conformité, la direction, les surveillants et les autres personnes physiques au sein du membre. Le présent avis a pour objet de porter à la connaissance des membres les attentes de l’ACFM à l’égard de la fonction de conformité au sein des sociétés membres, ainsi que le rôle, les responsabilités et l’obligation de rendre compte des personnes mentionnées précédemment.

Dans le passé, l’ACFM a publié des avis et des bulletins traitant de nombreux sujets décrits plus loin. De plus, des Règles et des Principes directeurs de l’ACFM abordent spécifiquement les responsabilités en matière de surveillance et de conformité. Le présent avis devrait être lu de concert avec ces textes réglementaires.

Distinction entre les rôles de surveillance et de conformité

Bien que les services de la conformité et les directeurs de la conformité assument des fonctions semblables dans toutes les sociétés membres, ils sont investis de responsabilités adaptées à la taille, aux ressources et aux besoins commerciaux du membre. Dans certains cas, ils ont pour seule responsabilité de remplir la fonction de conformité, alors que dans d’autres cas, ils peuvent aussi jouer un rôle de surveillance.

Comparativement au rôle de conformité, une personne qui assume un rôle de surveillance est responsable de la gestion quotidienne des activités d’autres employés et personnes autorisées du membre et est investie de l’autorité nécessaire à cette fin, de façon à assurer leur conformité à l’ensemble des règles et des règlements applicables.

Un surveillant doit avoir l’autorité suffisante pour prendre rapidement des mesures correctives efficaces lorsque l’activité d’un compte ou autre sujet qu’il doit surveiller excède ou semble excéder les limites de la conduite, les principes d’équité dans le commerce ou les saines pratiques commerciales, ou encore contrevient aux règles et aux règlements applicables.

La différence entre les rôles de surveillance et de conformité réside dans la personne investie de l’autorité de régler les problèmes une fois qu’ils ont été relevés. Si un directeur de la conformité a l’autorité voulue pour régler les problèmes lui-même, il exerce également une fonction de surveillance; si son autorité et sa capacité de régler les problèmes sont limités à les référer à un surveillant, il exerce alors une fonction de conformité.

Pour déterminer si une personne exerce ou non une fonction de surveillance, le personnel de l’ACFM examine les responsabilités de cette personne, l’autorité qui lui est conférée et les fonctions qu’elle remplit pour le membre, pas seulement son titre. Même si le personnel examine les documents qui décrivent les responsabilités et l’autorité conférées à une personne, le personnel vérifie aussi si ces attributions se reflètent dans les activités quotidiennes de la société. Autrement dit, le test comporte deux volets : les documents à l’appui et la pratique.

Les surveillants ne doivent pas considérer que l’exercice de fonctions de surveillance par d’autres les libèrent de leur responsabilité de surveiller les activités commerciales du membre. Par exemple, comme l’indique le Principe directeur n^o 2 de l’ACFM intitulé Normes minimales de surveillance des comptes (le principe directeur n^o 2), les tâches et les procédures, mais non la responsabilité, peuvent être déléguées à une personne ayant les connaissances et les compétences pertinentes. Les personnes auxquelles des tâches sont déléguées doivent avoir les qualités requises et la compétence voulue pour exécuter les tâches et elles doivent de plus être averties par écrit de ces tâches. Les surveillants demeurent responsables de l’exécution des activités de surveillance déléguées au personnel de la conformité et doivent effectuer un suivi et un examen suffisants pour assurer que la personne à laquelle les fonctions ont été déléguées les exécutent adéquatement.

Dans certains cas, le chef de la conformité peut également assumer une responsabilité de surveillance, par exemple à titre de PDR.

Rôle du membre, du conseil d’administration, de la direction et d’autres personnes physiques

I. Le membre

Le membre a la responsabilité d’établir, de mettre en œuvre, de communiquer et de maintenir des programmes de conformité efficaces en vue d’assurer le respect de l’ensemble des règlements applicables. Cette responsabilité s’applique à tous les administrateurs du membre pour ce qui est de leurs responsabilités en matière de gouvernance d’entreprise, ainsi qu’à tous les dirigeants du membre relativement à leur domaine de responsabilité.

II. Le conseil d’administration

Chaque administrateur du membre (ou l’équivalent) doit s’assurer que le membre maintient un programme de conformité qui définit et prend en considération les risques de non-conformité importants, et que des procédures adéquates de conformité et de surveillance sont mises en œuvre pour gérer ces risques. Conformément à la Règle 2.5.3 (chef de la conformité) de l’ACFM, le conseil d’administration doit examiner les rapports et les recommandations du chef de la conformité et les autres renseignements concernant les cas de non-conformité importants qui sont portés à son attention, ou dont il prend par ailleurs connaissance, afin de déterminer les mesures nécessaires à prendre pour remédier aux lacunes de conformité indiquées dans le rapport, et assurer l’application de ces mesures.

III. Direction

Chaque dirigeant du membre a la responsabilité de surveiller et de diriger les activités du membre, ainsi que de son personnel, pour assurer la conformité à l’ensemble des règles et des règlements applicables à son domaine de responsabilité. Certains dirigeants, comme la PDR et le chef de la conformité, ont des responsabilités précises aux termes du Règlement 31-103 et des Règles de l’ACFM.

Les rôles et responsabilités précis de la PDR, du chef de la conformité et d’autres personnes sont ci-après indiqués :

a. Personne désignée responsable

Comme le mentionnent le Règlement 31-103 et la Règle 2.5.2 (personne désignée responsable) de l’ACFM, la PDR doit surveiller les mesures que le membre prend pour se conformer aux exigences de l’ACFM et à toute la législation en valeurs mobilières applicable et veiller à ce que les personnes physiques agissant pour son compte s’y conforment aussi. Elle doit également promouvoir le respect des exigences de l’ACFM et de toute la législation en valeurs mobilières par le membre et les personnes physiques agissant pour son compte.

Comme l’indique l’Instruction générale relative au Règlement 31-103, la PDR d’une société a la responsabilité de développer la culture de conformité au sein de la société, notamment l’établissement et le maintien d’un système de conformité efficace. La PDR est censée communiquer et renforcer en permanence l’importance de la conformité au sein de la société. De plus, à titre de personne désignée responsable de la conformité au sein de la société, il incombe à la PDR de s’assurer que tout le personnel comprenne l’importance de consulter le service de conformité sur toutes les questions pertinentes. Pour veiller à l’efficacité du système de conformité, la PDR est également censée s’assurer qu’il y a des procédures efficaces pour relever tous les cas de non-conformité et en référer à un supérieur, et s’assurer que ces cas sont réglés rapidement et d’une manière efficace.

b. Chef de la conformité

Le chef de la conformité fait partie de l’équipe de la haute direction du membre. À ce titre, il doit établir et maintenir des politiques et des procédures pour évaluer la conformité du membre et des personnes physiques agissant pour son compte, comme l’indiquent le Règlement 31-103 et la Règle 2.5.3 de l’ACFM. Le chef de la conformité a la responsabilité de surveiller et d’évaluer la conformité avec toutes les exigences de l’ACFM et avec la législation en valeurs mobilières applicable, et doit porter à la connaissance du conseil d’administration (ou l’équivalent) les résultats de son évaluation aussi souvent qu’il est nécessaire de le faire et au moins une fois par année.

L’ACFM s’attend à ce que le rapport annuel du chef de la conformité au conseil indique et analyse les questions ou les résultats importants concernant : le capital et l’assurance, les examens et enquêtes réglementaires, les procédures disciplinaires et autres actions, les plaintes des clients, les procédures judiciaires, l’exercice des fonctions de conformité et de surveillance ainsi que toute autre question importante soulevée au cours de la période faisant l’objet du rapport. Lorsqu’une question n’a pas été réglée, le rapport doit décrire les mesures qui seront prises pour la régler.

Le chef de la conformité a pour mandat de fournir au conseil d’administration (ou l’équivalent) l’assurance raisonnable que toutes les normes et exigences de l’ACFM et de la législation en valeurs mobilières applicable sont respectées.

Le chef de la conformité doit porter à la connaissance de la PDR de la société, dès que possible après en avoir eu connaissance, tous les cas importants de non-conformité aux exigences de l’ACFM et à la législation en valeurs mobilières applicable, notamment ceux qui risquent raisonnablement de causer préjudice aux clients ou aux marchés financiers, ou encore un manquement récurrent à la non-conformité. Compte tenu de cette obligation, le chef de la conformité doit avoir l’accès direct à la PDR et au conseil d’administration (ou l’équivalent) dont il a besoin pour porter à leur connaissance les questions importantes qui se présentent.

Lorsqu’en plus de la PDR, le chef de la conformité fait rapport à d’autres personnes physiques au sein du membre ou à un organisme du même groupe, un tel rapport ne doit pas compromettre ni entraver le rapport du chef de la conformité à la PDR de la façon prescrite par les exigences de l’ACFM et de la législation en valeurs mobilières applicable.

IV Autres personnes

Comme il est indiqué précédemment, la conformité est la responsabilité de l’ensemble de la société. En conséquence, tous au sein de la société devraient comprendre les normes de conduite applicables à leur rôle. Plus particulièrement :

a. Directeurs de la conformité

Même si les directeurs de la conformité, à l’exception du chef de la conformité, ne sont généralement pas des personnes inscrites auprès des commissions des valeurs mobilières, ils ont certaines responsabilités d’un chef de la conformité dans l’exécution de leur fonction. Ces responsabilités s’ajoutent aux autres responsabilités qu’un directeur de la conformité peut avoir en raison des autres fonctions qu’il exerce (par ex., conformément aux exigences de l’ACFM, un directeur de la conformité exerce des fonctions de surveillance en plus de celles de conformité).

Il appartient aux directeurs de la conformité de surveiller la conformité, mais ils ne peuvent se contenter de relever les problèmes de conformité. Ils doivent également prendre des mesures appropriées pour que les surveillants ou les dirigeants apportent les mesures correctives nécessaires aux problèmes de conformité relevés. Les directeurs de la conformité doivent donc, après avoir communiqué le résultat au(x) surveillant(s) approprié(s) qui ont l’autorité voulue pour apporter les changements nécessaires au règlement du problème de conformité, surveiller les mesures correctives apportées. Si les surveillants omettent de régler adéquatement un problème relevé par un directeur de la conformité, ce dernier doit en référer à un supérieur comme il convient. Les procédures internes du membre doivent donner des renseignements détaillés sur une telle procédure. Dans certains cas, le directeur de la conformité peut soumettre le problème à un surveillant de plus haut niveau, alors que dans d’autres cas il peut le soumettre au chef de la conformité qui, à son tour, doit présenter le problème à la direction ou, s’il y a lieu, à la PDR ou au conseil d’administration. Les mesures des directeurs de la conformité et les mesures correctives des surveillants doivent être documentées et conservées et pouvoir être vérifiées.

b. Autres

Il incombe à toutes les autres personnes physiques au sein du membre, peu importe qu’elles soient inscrites ou non auprès des commissions des valeurs mobilières ou qu’elles soient des personnes autorisées par l’ACFM, de se conformer aux politiques et aux procédures internes du membre, y compris son programme de conformité.

Aux termes de l’Instruction générale relative au Règlement 31-103, la présence d’une PDR et d’un chef de la conformité, ou d’un service de conformité et/ou d’autres membres du personnel de surveillance, ne soustrait personne au sein de la société, que cette personne soit inscrite ou non, à l’obligation de prendre des mesures relatives à un problème de conformité ou d’en référer à un supérieur. Les membres doivent comprendre qu’ils peuvent être tenus responsables des comportements non conformes de leurs employés et/ou leurs mandataires, et ce, sans égard au fait que ces personnes soient inscrites ou non conformément à la législation en valeurs mobilières.    

Circonstances où une personne physique peut être l’objet d’une mesure de mise en application par l’ACFM

Dans les circonstances appropriées, l’ACFM peut entamer des procédures de mise en application relatives à un problème de conformité ou de surveillance contre une ou plusieurs personnes autorisées du membre si elles :

• enfreignent les exigences de l’ACFM et/ou de la législation en valeurs mobilières applicable ou aident ou incitent une autre personne à commettre cette infraction; ou
• font défaut de satisfaire à leurs obligations de surveillance.

Dans tous les cas, la conduite de la personne physique sera jugée par rapport à celle de la personne raisonnablement compétente et diligente qui exerce les mêmes fonctions. Comme il s’agit d’une norme objective, ce n’est pas ce que le défendeur en soi connaissait ou a fait, mais plutôt ce qu’il aurait dû faire ou connaître. Il lui est toujours possible de démontrer qu’il a exercé la diligence voulue pour empêcher le préjudice subi.

Les membres doivent se rappeler qu’ils sont responsables des comportements de tous leurs employés, que ces employés soient des personnes autorisées ou non, et qu’ils doivent s’assurer que leurs employés s’acquittent de leur mandat, y compris les responsabilités réglementaires. À ce titre, l’ACVM peut entamer des procédures de mise en application contre un membre si, par exemple, un directeur de la conformité :

• fait défaut de relever les infractions aux exigences de l’ACFM et/ou de la législation en valeurs mobilières applicable, contrairement à la norme qui s’applique à un directeur de la conformité raisonnablement compétent et diligent; ou
• après avoir relevé l’infraction, fait défaut d’en référer à un supérieur, contrairement aux procédures de la société en matière de renvoi à un supérieur.

Élaboration d’un programme de conformité efficace

Pour être efficace, un programme de conformité doit être raisonnablement élaboré de façon à cerner et à maîtriser le risque de non-conformité susceptible de causer un préjudice à l’investisseur et/ou au marché ainsi que des pertes financières et des dommages à la réputation du membre.

Les membres ont l’obligation d’établir, de conserver et d’appliquer des politiques et des procédures pour instaurer un système de conformité efficace qui donne l’assurance que la société et les personnes physiques agissant pour son compte se conforment aux exigences de l’ACFM et de la législation en valeurs mobilières applicable et qui gère le risque commercial conformément à des pratiques commerciales prudentes. Cela comprend : affecter des ressources suffisantes, instaurer des mesures et des systèmes qui encouragent et récompensent des comportements appropriés et découragent ceux qui ne le sont pas, assurer que les directeurs de la conformité ont un accès adéquat aux surveillants et à la haute direction. Un membre peut prendre de nombreuses mesures pour promouvoir l’importance de la conformité, notamment :

1. favoriser une culture de la conformité en énonçant, en classant par ordre de priorité et en communiquant clairement les objectifs en matière de conformité;
2. insister sur le respect de normes élevées d’éthique et de conformité dans toute l’entreprise, la haute direction donnant l’exemple;
3. veiller à ce que l’exécution efficace des fonctions de conformité et de surveillance soit un élément explicite des décisions en matière de rémunération et de promotion;
4. veiller à ce que les autres personnes dans la société comprennent bien le rôle de la conformité au sein de la société, y compris les rôles que jouent la PDR, le chef de la conformité, les directeurs de la conformité et le service de la conformité;
5. communiquer à tous, au sein de la société, l’information relative à la conformité et à la réglementation et insister sur les questions qui y sont liées dans le cadre de la formation. La formation devrait notamment sensibiliser les personnes aux responsabilités de chacun en matière de conformité, et ce, en permanence;
6. mettre à la disposition de tous un moyen de communiquer efficacement (de manière confidentielle ou anonyme, s’il y a lieu) leurs préoccupations en matière de conformité, de réglementation ou d’éthique aux directeurs de la conformité, aux surveillants, à la haute direction, voire au conseil d’administration, sans crainte de représailles;
7. encourager le perfectionnement, la formation, le professionnalisme et la fidélisation des directeurs de la conformité du membre en leur offrant une rémunération, des avantages sociaux et une reconnaissance proportionnés à leur apport, imposer des sanctions ou d’autres mesures correctives pour les comportements non conformes, et doter le service de la conformité d’un personnel professionnel suffisant, qualifié, expérimenté et informé;
8. veiller à ce que les directeurs de la conformité aient un accès suffisant à l’information pour leur permettre de bien s’acquitter de leurs responsabilités;
9. établir une relation de coopération entre les organismes de réglementation et les membres.

Conseils à l’intention des directeurs de la conformité

Les directeurs de la conformité peuvent prendre de nombreuses mesures pour s’assurer de bien s’acquitter de leurs responsabilités en matière réglementaire, notamment :

1. s’assurer de bien comprendre la nature de leurs responsabilités, ce qui signifie entre autres avoir une description de poste détaillée, énonçant clairement les voies hiérarchiques et savoir s’ils doivent exercer un rôle de surveillance;
2. conserver des dossiers écrits exposant en détail les mesures prises pour corriger et communiquer les problèmes relevés ou en référer à un supérieur, ainsi que tout document à l’appui faisant état des mesures prises;
3. les avocats qui remplissent des fonctions de conformité en plus de leurs fonctions juridiques devraient préciser aux autres personnes à quel moment ils agissent comme conseillers juridiques et fournissent des conseils juridiques;
4. les directeurs de la conformité devraient promouvoir activement les initiatives internes et externes liées à la conformité et se tenir à la disposition du personnel du membre à des fins de consultation sur les questions de conformité;
5. s’assurer que les étapes du processus de conformité sont bien adaptées à la taille et à la nature des activités commerciales du membre et qu’elles ont fait l’objet d’essais visant à combler toute lacune de conformité;
6. s’assurer que les changements aux Règles/Principes directeurs, les bulletins et les avis de l’ACFM sont examinés et intégrés rapidement et efficacement aux politiques et aux procédures de conformité du membre, selon la nature et la taille de ses activités commerciales;
7. vérifier les politiques et procédures de conformité pour assurer que les procédures existantes correspondent toujours aux pratiques commerciales du membre et sont conformes aux règles et aux règlements nouveaux;
8. revoir périodiquement les sites Web des autorités de réglementation provinciales et de l’ACFM, et assister autant que possible aux assemblées ou aux séminaires de l’ACFM sur les questions d’ordre réglementaire. Cela informera à l’avance les directeurs de la conformité des modifications réglementaires proposées ou à venir susceptibles de toucher les directeurs de la conformité et la société membre;
9. établir une relation de coopération entre les organismes de réglementation et les membres.

• 1Le 1er juin 2008, Services de réglementation du marché inc. a fusionné avec l’Association canadienne des courtiers en valeurs mobilières pour former l’Organisme canadien de réglementation de commerce des valeurs mobilières.