Relevés sommaires de portefeuille

(actualisé à 9 April 2018)

Le présent avis est publié afin de préciser les exigences pour les membres et leurs personnes autorisées qui souhaitent remettre des relevés d’information consolidés à leurs clients.

Règles actuelles

La Règle 5.3 de l’ACFM intitulée « Relevés remis aux clients » fait état des exigences de livraison et de contenu à l’égard des relevés de compte. La Règle 5.3.4 de l’ACFM oblige les membres à transmettre aux clients des relevés de compte qui indiquent uniquement les opérations effectuées par le membre; elle n’autorise pas les opérations qui ne sont pas effectuées par le membre à figurer sur le relevé de compte.

Les membres et leurs personnes autorisées peuvent fournir des relevés d’information consolidés ou des relevés sommaires de portefeuille aux clients en plus, mais non au lieu, des relevés de compte prescrits par la Règle 5.3. Ces documents ou renseignements supplémentaires sont considérés comme des « communications avec les clients » aux termes de la Règle 2.8. Par « communication avec le client », on entend toute communication écrite envoyée par un membre ou une personne autorisée à un client du membre, y compris les relevés de compte et les avis d’exécution, à l’exception d’une publicité ou d’un outil de commercialisation. La Règle 2.8.8 (e) indique qu’aucune communication avec les clients ne peut être incompatible avec un renseignement fourni par le membre ou une personne autorisée dans un avis, un relevé, un avis d’exécution, un rapport, un document d’information ou autre renseignement devant ou pouvant être donné au client par un membre ou une personne autorisée en vertu des Statuts, des Règles, des Principes directeurs ou des Formulaires ou créer la confusion à l’égard d’un tel renseignement.

Exigences à l’égard des relevés sommaires de portefeuille

Les membres sont tenus de respecter leurs obligations en vertu des Règles 5.3.1, 5.3.2 et 5.3.3 de l’ACFM en envoyant aux clients des relevés de compte qui ne présentent que les opérations effectuées par le membre. Afin de trouver un point d’équilibre entre les questions d’ordre réglementaire et les besoins des clients à l’égard des relevés consolidés, les membres et leurs personnes autorisées peuvent également fournir des relevés d’information consolidés ou des relevés sommaires de portefeuille aux clients en plus, mais non au lieu, des relevés de compte prescrits par la Règle 5.3 de l’ACFM.

Les relevés d’information consolidés ou les relevés sommaires de portefeuille doivent respecter les normes suivantes :

1. Ils doivent comporter une clause de dénégation de responsabilité bien en vue indiquant qu’ils ne sont pas des relevés de compte officiels et qu’ils s’ajoutent aux relevés de la personne morale livrés au client à l’égard de chaque compte auprès du membre ou par d’autres entités chez qui l’opération a eu lieu ou des positions sont détenues.
2. Ils doivent clairement identifier la personne morale auprès de laquelle chaque opération a lieu ou qui détient chaque actif ou solde en espèces.
3. Une fois qu’elle sera opérationnelle, une déclaration doit expliquer que la Société de protection des épargnants de l’ACFM ne s’applique pas nécessairement à toutes les positions révélées et que le client devrait se reporter au relevé de compte officiel du membre pour déterminer lesquels de ses actifs peuvent faire l’objet d’une couverture.
4. Une déclaration doit indiquer que le membre ne peut vérifier l’exactitude des renseignements concernant d’autres produits de services financiers qui ne sont pas offerts ou détenus par l’entremise du membre ou d'une société liée au membre.

Les membres doivent avoir établi des politiques et des procédures aux fins d’examiner l’ensemble des communications avec les clients, y compris les relevés sommaires de portefeuille, pour s’assurer qu’ils ne sont pas trompeurs et qu’ils respectent par ailleurs les règles de l’ACFM.

Relevés compte des membres auprès d’entités de services financiers reliées

Les membres possédant des entités de services financiers reliées ont manifesté un intérêt à fournir à leurs clients des relevés de compte du membre ainsi que des relevés de compte de l’entité (ou les entités) de services financiers reliée(s) dans un seul document. Il ne s’agirait pas d’un relevé de compte consolidé, mais de relevés de personnes morales distinctes réunis dans un seul document transmis par la poste en une seule fois. Aux fins de cet avis, la notion d’« entité de services financiers reliée » inclurait une entité qui est inscrite ou détient un permis dans une autre catégorie aux termes des lois en valeurs mobilières applicables, une banque, une société de fiducies ou une compagnie d’assurance.

L’ACFM autorisera les membres possédant des entités de services financiers reliées de fournir aux clients un relevé de compte du membre ainsi que des relevés de compte d’entités de services financiers reliées dans un seul document à la condition que les conditions suivantes soient respectées :

1. Le relevé de compte du membre doit être nettement séparé et distinct des relevés de compte des entités de services financiers reliées au sein du même document, ce qui nécessitera au moins :
   • une section distincte du document pour chaque personne morale comportant une pagination distincte;
     et
   • un en-tête distinct identifiant clairement la personne morale responsable des opérations ou des actifs indiqués sur le relevé de compte.
2. Conformément à la Règle 5.3.4 de l’ACFM, le relevé de compte ne doit indiquer que les opérations effectuées par le membre et ne peut comprendre les opérations exécutées au nom d’entités de services financiers reliées. Cette restriction s’applique aux renseignements concernant les opérations dans un fonds distinct effectuées par une agence d’assurances membre du groupe du membre.
3. Le relevé de compte du membre doit comporter une déclaration indiquant au client les actifs qui peuvent faire l’objet d’une protection par la Société de protection des épargnants de l’ACFM (lorsqu’elle sera en exploitation).
4. Le document doit comporter une déclaration indiquant la relation existant entre le membre et l’entité de services financiers et informant que le membre est une entité distincte de l’entité de services financiers.
5. Le document peut contenir un relevé sommaire de portefeuille qui résume les placements et les avoirs globaux du client répartis auprès de multiples entités de services financiers reliées. Le relevé sommaire de portefeuille doit être clairement séparé du relevé de compte officiel du membre et respecter les exigences indiquées précédemment.