Le présent avis a pour but de rappeler aux membres et à leurs personnes autorisées leurs obligations relativement à la conformité aux Statuts, aux Règles et aux Principes directeurs de l’ACFM lorsque le membre ou une personne autorisée accorde en sous-traitance certaines fonctions à des fournisseurs de services externes.
Obligations des membres
Conformément à la Règle 1.1.3 de l’ACFM, les membres et les personnes autorisées peuvent retenir les services d’une personne pour leur fournir des services administratifs à condition que les services ne constituent pas une entreprise reliée aux valeurs mobilières ni des devoirs ou des responsabilités que le membre ou la personne autorisée retenant les services doivent assumer en vertu des Statuts, des Règles ou des lois sur les valeurs mobilières applicables. Les membres peuvent aussi conclure des arrangements entre un remiser et un chargé de comptes avec un autre membre. Les exigences concernant les arrangements entre un remisier et un chargé de compte et les obligations des parties à ces arrangements sont décrites à la Règle 1.1.6 de l’ACFM.
Tel qu’il est énoncé dans l’Avis de réglementation aux membres RM-0044 de l’ACFM, « Obligations des membres relatives aux fournisseurs de services », émis le 6 juillet 2005, les membres qui concluent des arrangements entre un remisier et un chargé de comptes ou qui engagent des fournisseurs de services externes doivent s’assurer que les services impartis respectent toutes les exigences des organismes de réglementation applicables. Les membres doivent faire preuve de soin, de prudence et de diligence en choisissant un fournisseur de service et s’assurer qu’il a les capacités et les compétences requises pour réaliser efficacement le service imparti. De plus, une procédure de surveillance continue du rendement du fournisseur de services tiers doit être mise en place pour s’assurer que les services sont toujours rendus de manière conforme aux exigences des organismes de réglementation applicables.
Principes de l’OICV
L’Organisation internationale des commissions de valeurs (l’« OICV ») a soulevé ces questions ainsi que d’autres questions dans le document intitulé « Principles on Outsourcing of Financial Services for Market Intermediaries ». L’OICV a formulé les principes généraux suivants dont il faut tenir compte dans les activités de sous-traitance :
- Diligence dans la sélection et la surveillance du fournisseur de service et de son rendement – Tel qu’il est indiqué plus haut, il faut faire preuve de diligence en choisissant un fournisseur de service tiers.
- Contrat avec le fournisseur de service – L’entente de sous-traitance devrait être clairement rédigée pour réduire le risque d’inexécution et éviter les différends sur l’étendue et la nature du service devant être rendu.
- Continuité des opérations de la société d’impartition – Une entente concernant la continuité des opérations devrait être établie pour minimiser la perturbation des affaires si le fournisseur de service ne peut plus fournir le service imparti.
- Questions de confidentialité touchant les clients – Des mesures devraient être prises pour vérifier que le fournisseur de service ne fait pas mauvais usage ni ne détourne de renseignements confidentiels sur la société et les clients.
- Concentration des fonctions de sous-traitance – L’OICV a remarqué un risque de concentration possible lorsqu’un grand nombre de sociétés utilisent le même fournisseur de service.
- Procédure de résiliation – Le contrat de sous-traitance devrait contenir une disposition concernant sa résiliation pour s’assurer que les fonctions imparties sont transférées efficacement si le contrat de sous-traitance est résilié.
- Accès aux livres et registres par les autorités de réglementation et les intermédiaires, y compris le droit de faire une inspection – Les autorités de réglementation, la société d’impartition et ses vérificateurs devraient pouvoir consulter les livres et registres du fournisseur de service.