De nombreux membres ont recours à des adjoints détenant un permis pour fournir un soutien administratif à leurs représentants et faciliter leurs efforts de commercialisation. Ces adjoints sont inscrits parce qu’ils peuvent traiter avec des clients et, par conséquent, leurs activités peuvent être considérées comme un acte de nature commerciale.
Le présent avis de réglementation précise les conditions restreintes aux termes desquelles les adjoints détenant un permis qui n’ont aucun client personnel ne sont pas considérés comme des « personnes autorisées » aux fins de déterminer si un bureau est une succursale ou une sous-succursale conformément aux exigences relatives aux activités de supervision de la Règle 2.5.3 de l’ACFM.
Règle 2.5.3 de l’ACFM – Nomination des directeurs de succursale
La Règle 2.5.3 de l’ACFM exige que les membres désignent une personne compétente à titre de directeur de succursale conformément à la Règle 1.2.2 pour chacune de leurs succursales. Le membre n’est pas tenu de nommer un directeur pour une sous-succursale, qui y est habituellement présent, pourvu qu’un directeur de succursale qui n’est pas habituellement présent à cette sous-succursale ou un associé avec privilège de négociation, un administrateur, un dirigeant ou un directeur de la conformité nommé à titre de directeur de succursale de cette sous-succursale supervise ses activités à la sous-succursale conformément aux Statuts et aux Règles.
Selon le Statut n° 1 de l’ACFM, par « sous-succursale », on entend une succursale comptant moins de quatre personnes autorisées.
Exigences relatives à la supervision des adjoints détenant un permis
La principale raison d’être de l’exigence d’un directeur de succursale sur place aux termes de la Règle 2.5.3 a) de l’ACFM pour les succursales comptant au moins quatre personnes autorisées est de s’assurer que les activités d’ouverture de compte et de commercialisation soient adéquatement supervisées. Lorsque les adjoints détenant un permis sont inscrits uniquement pour exécuter des tâches liées à la commercialisation et qu’ils ne sollicitent aucun ordre ni n’ouvrent de comptes, ils ne sont pas considérés comme des personnes autorisées aux fins de déterminer si un bureau est une succursale ou une sous-succursale. Pour déterminer si le niveau de supervision en place dans une succursale ou une sous-succursales est satisfaisant, le personnel de l’ACFM examinera, selon son bon jugement, les activités réellement exercées par les personnes autorisées.
En conséquence, les membres pourront considérer les adjoints détenant un permis comme n’étant pas des personnes autorisées aux fins de déterminer si un bureau est une succursale ou une sous-succursale uniquement si les condition suivantes sont remplies :
- Les adjoints détenant un permis ne peuvent fournir qu’un soutien à la commercialisation et ne peuvent pas établir de comptes pour leurs clients.
- Il est interdit aux adjoints détenant un permis d’ouvrir des comptes ou de demander à des clients de leur fournir les renseignements « Connaître son client ».
- Les adjoints détenant un permis ne peuvent signer les formulaires d’ouverture de compte à titre de représentant. Ces formulaires doivent être signés par le représentant auquel l’adjoint détenant un permis prête assistance.
- Les adjoints détenant un permis peuvent effectuer des opérations à l’égard des comptes du représentant auquel il prête assistance si ces opérations n’ont pas été sollicitées.
- Les adjoints détenant un permis n’ont pas le droit d’avoir un code aux fins de vente.
- Le membre doit inclure dans son manuel de politiques et procédures une politique énonçant les conditions décrites précédemment.
- Il incombe au membre de s’assurer qu’un directeur de succursale est présent dans chaque succursale comptant au moins quatre personnes autorisées. S’il décide d’exclure des adjoints détenant un permis lorsqu’il détermine si son bureau est une succursale ou une sous-succursale, le membre doit tenir des registres adéquats et conserver les documents justifiant sa décision. Ces registres doivent être complets, exacts et à jour, et l’ACFM doit pouvoir les consulter en tout temps.
Si un membre n’est pas en mesure d’attester que ses adjoints détenant un permis remplissent les conditions énoncées précédemment ou s’il ne souhaite pas restreindre leurs activités, il ne pourra pas bénéficier de cette dispense et les adjoints détenant un permis seront considérés comme des personnes autorisées aux fins de déterminer si un bureau est une succursale ou une sous-succursale.
L’ACFM rappelle à ses membres que les adjoints détenant un permis doivent respecter toutes les Règles de l’ACFM et qu’ils sont responsables des actes et des omissions de leurs personnes autorisées, y compris les adjoints détenant un permis, conformément aux Règles 1.1.2 et 2.1.2.