(actualisé à 7 July 2022)
Conformément à la Règle 2.3.1 b), sous réserve des exceptions limitées énoncées dans la Règle 2.3.1 c), aucun membre ni aucune personne autorisée ne peut effectuer des opérations discrétionnaires. Par conséquent, une autorisation préalable et des instructions du client sont requises pour toutes les opérations exécutées au nom d’un client. De plus, la Règle 5.1 b) de l’ACFM décrit les obligations en matière de tenue des registres de chaque ordre, et de toute autre instruction, donné ou reçu relativement à l’achat ou à la vente de titres, qu’il ait été exécuté ou non.
Le présent avis est publié afin de rappeler aux membres et à leurs personnes autorisées l’obligation qu’ils ont d’obtenir l’autorisation et les instructions des clients à l’égard de toutes les opérations et de maintenir des registres conformément aux dispositions de la Règle 5.1 b) (Registres obligatoires) de l’ACFM.
Registres obligatoires
La Règle 5.1 b) oblige les membres à tenir un registre adéquat de chaque ordre, et de toute autre instruction, donné ou reçu relativement à l’achat ou à la vente de titres, qu’il ait été exécuté ou non. Ce registre doit contenir les éléments suivants :
- un registre adéquat de chaque ordre, et de toute autre instruction, donné ou reçu relativement à l’achat ou à la vente de titres, qu’il ait été exécuté ou non. Ce registre doit indiquer ce qui suit :
- les modalités de l’ordre ou des instructions, leur modification ou annulation;
- le compte auquel l’ordre et les instructions se rapportent;
- l’heure de l’ordre ou des instructions, le prix d’exécution de l’ordre ou des instructions et, dans la mesure du possible, l’heure d’exécution ou d’annulation;
- la preuve que le client a été informé de tous les frais et honoraires, comme l’exige la Règle 2.4.4.
- une preuve de l’autorisation du client.
Preuve de l’autorisation des clients
Les membres doivent obtenir l’autorisation du client pour chaque opération et tenir un registre de ces autorisations.
L’autorisation du client peut être attestée par la signature de ce dernier (manuscrite ou électronique) sur un ordre de négociation ou au moyen d’une conversation enregistrée avec le client qui confirme les instructions de négociation du client.
Lorsqu’un membre souhaite donner suite aux instructions verbales d’un client sans enregistrer les conversations, il doit tenir un registre détaillé et exact des instructions du client, y compris la façon dont elles ont été données (p. ex., par téléphone ou en personne), et avoir une procédure lui permettant de vérifier l’identité du client. Les membres peuvent également accepter les instructions par courriel d’un client et faire un suivi par téléphone pour vérifier l’identité du client et confirmer l’authenticité de ses instructions. Il est particulièrement important pour les membres et leurs personnes autorisées de consigner les instructions de négociation reçues des clients lorsqu’il n’y a pas d’autorisation écrite afin de vérifier l’opération. La tenue d’un registre détaillé et exact des instructions des clients est une mesure de contrôle interne importante, qui fournit aux membres une piste d’audit qui confirme les opérations et facilite la vérification des détails de l’opération en cas de différend. Les membres peuvent également conclure une entente écrite avec le client dans laquelle ce dernier autorise le membre à donner suite aux instructions verbales du client (p. ex., une autorisation d’opérations limitée pour les positions au nom du client). L’ACFM ne prescrit pas de formulaire à cette fin.
Registres des discussions avec les clients
En plus des exigences énoncées à la Règle 5.1, il est recommandé que les membres tiennent un registre qui résume les discussions entre le client et la personne autorisée, y compris toutes les recommandations faites par la personne autorisée (peu importe que le client ait ou non donné suite à la recommandation) et les diverses pistes de solution examinées avec le client;
Politiques et procédures
Les membres doivent mettre en œuvre des politiques et des procédures de documentation des instructions de négociation. Les registres des instructions de négociation peuvent être conservés sur support papier ou au moyen d’un dispositif mécanique, électrique, électronique ou autre, à condition de satisfaire aux exigences de la Règle 5.2 (Moyens de conservation) de l’ACFM :
- la méthode de tenue de registres n’est pas interdite en vertu de la législation applicable;
- des contrôles internes appropriés sont en place pour protéger les renseignements consignés contre les risques de falsification;
- la méthode offre un moyen de fournir rapidement à l’ACFM, sur demande, des copies lisibles, exactes et complètes des registres que le membre est tenu de conserver;
- le membre a mis en place des plans de sauvegarde et de secours adéquats.
Les registres des instructions de négociation doivent être conservés pendant une période de sept années aux termes de la Règle 5.6 (Conservation des registres) de l’ACFM.