1. Champ d’application

Dans la présente note d’orientation, « activité externe » s’entend de toute activité sans lien avec le courtier membre (le courtier) exercée par une personne autorisée1 , que cette personne reçoive ou non une rémunération pour cette activité.

Les courtiers devraient avoir en place des politiques et procédures exigeant que toutes les activités externes soient déclarées et approuvées par le surveillant compétent. Le processus d’approbation devrait permettre la prise en compte de facteurs comme la confusion qui peut être engendrée dans l’esprit des clients et les risques de conflit d’intérêts. L’approbation ne devrait être accordée que si des contrôles efficaces et un personnel de surveillance compétent sont en place. Les courtiers devraient s’assurer que le processus d’approbation comprend un contrôle diligent et que des dossiers adéquats sont conservés.

1. Résumé des obligations de déclaration et d’approbation des activités externes

Nous présentons ci-après un résumé des diverses obligations liées à une activité externe. Il est à noter que la portée des obligations diffère d’une obligation à une autre.

• L’obligation générale de repérer et de déclarer les conflits d’intérêts prévue à la Partie B de la Règle 31002  s’applique à toutes les personnes autorisées.
• L’obligation générale de repérer et de déclarer les conflits d’intérêts prévue dans le Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (le Règlement 31-103) et l’instruction générale connexe s’applique à chaque personne agissant pour le compte du courtier.
• En ce qui concerne les obligations liées aux conflits d’intérêts, l’instruction générale relative au Règlement 31-103 (l’IG relative au Règlement 31-103) mentionne expressément la nécessité de déclarer et d’approuver les activités externes des personnes inscrites.
• En plus des dispositions du Règlement 31-103 et de l’IG relative au Règlement 31-103 mentionnées ci-dessus, l’article 2554 des Règles de l’OCRCVM exige expressément que les personnes autorisées informent le courtier membre de l’activité externe qu’elles se proposent d’exercer et obtiennent l’approbation de celui-ci avant de l’exercer.
• En outre, en vertu du Règlement 33-109 sur les renseignements concernant l’inscription (le Règlement 33-109) et des Règles 2800 et 3700 de l’OCRCVM, les personnes autorisées doivent déclarer tout changement dans les renseignements concernant leur inscription.

Comme nous l’avons mentionné précédemment, les dispositions sur les conflits d’intérêts prévues dans le Règlement 31-103 et à la Partie B de la Règle 3100 de l’OCRCVM obligent le courtier, et les personnes autorisées s’il y a lieu, à prendre des mesures raisonnables pour repérer les conflits d’intérêts importants existants et les conflits d’intérêts importants que le courtier s’attend raisonnablement à voir survenir entre lui ou les personnes autorisées agissant pour son compte et un client.

La Partie B de la Règle 3100 exige aussi que les personnes autorisées traitent tous les conflits d’intérêts importants entre elles et le client au mieux des intérêts de ce dernier. Tout conflit réel ou potentiel qui ne peut être réglé doit être évité.

Comme des conflits peuvent survenir lorsque des personnes autorisées exercent une activité externe, le courtier devrait, conformément aux directives énoncées dans l’IG relative au Règlement 31-103, déterminer si des conflits d’intérêts réels ou potentiels peuvent découler de l’activité externe envisagée par une personne autorisée avant d’approuver une telle activité. De plus, si le courtier conclut qu’il lui est impossible de contrôler correctement le risque d’un conflit d’intérêts au mieux des intérêts du client, il ne devrait pas approuver l’activité externe.

Le courtier doit avoir un processus d’approbation préalable suffisamment rigoureux et impartial qui lui permet raisonnablement de :

• déceler à l’avance les conflits d’intérêts ou tout risque de confusion dans l’esprit des clients;
• tenir compte des intérêts du client;
• n’accorder l’approbation que si des contrôles efficaces et un personnel de surveillance compétent sont en place.

Il ne faudrait en aucun cas approuver une activité externe qui pourrait jeter la confusion dans l’esprit des clients ou nuire à la réputation du courtier ou du secteur. Ainsi, la réputation d’autres personnes concernées par l’activité externe doit être prise en considération. Nous rappelons aux courtiers qu’ils doivent être en mesure de nous fournir des preuves du contrôle diligent effectué dans le cadre de leur processus d’approbation des activités externes. L’OCRCVM se réserve le droit de déterminer si la preuve est suffisante.

Nous rappelons également aux courtiers qu’ils ont l’obligation implicite de s’assurer que les activités externes des personnes autorisées sont conformes aux normes de conduite prévues à la Règle 1400.

1. Facteurs à prendre en considération avant l’approbation d’une activité externe

Le courtier devrait établir un processus d’approbation approprié qui lui permet de tenir compte des facteurs ci-dessous. Ces facteurs ne forment toutefois pas une liste exhaustive des éléments que le courtier devrait prendre en considération lorsqu’il évalue une activité externe.

1. Obligation de diligence envers les clients

Les activités externes ne devraient pas nuire considérablement à la capacité du courtier de s’acquitter de son obligation de diligence envers ses clients. Le courtier ne devrait pas permettre une activité externe qui pourrait empêcher les clients d’avoir rapidement accès à leurs comptes et d’obtenir en temps voulu des conseils qui conviennent à leur situation (lorsque ceux-ci font partie du service offert). Le temps qu’une personne autorisée consacre à une activité externe est un facteur important à prendre en considération.

1. Activités qui empêchent de donner des conseils éclairés

Il est recommandé d’interdire les activités externes (p. ex. des postes chez des émetteurs publics) qui peuvent empêcher une personne autorisée de donner des conseils éclairés et impartiaux à ses clients, sauf si le conflit est réglé au mieux des intérêts du client. Nous rappelons aux courtiers et aux personnes autorisées que, selon l’article 13.4 de l’IG relative au Règlement 31-103, certains conflits d’intérêts sont si contraires aux intérêts d’autres personnes physiques ou morales qu’il est impossible de s’y attaquer en les soumettant à des contrôles ou en les déclarant et en les surveillant, et qu’il faudrait alors les éviter. De plus, comme le mentionne le paragraphe 3111(2) des Règles de l’OCRCVM, la personne autorisée doit éviter tout conflit d’intérêts important entre le client et elle-même si le conflit n’est pas ou ne peut pas être traité autrement au mieux des intérêts du client.

1. Utilisation des renseignements sur les clients

Les activités externes ne devraient pas reposer sur l’utilisation des renseignements sur les clients. Le client ne fournit des renseignements personnels au courtier que dans le cadre de sa relation d’affaires avec lui. Il peut autoriser le courtier à transmettre ces renseignements aux membres du même groupe que lui qui fournissent d’autres services pouvant l’intéresser. Cette approbation ne s’applique toutefois pas aux activités externes des personnes autorisées. C’est pourquoi il y aurait lieu de mettre en place une formation et des contrôles pour empêcher les personnes autorisées d’utiliser ces renseignements dans l’exercice de leur activité externe.

1. Utilisation des locaux du courtier

Il faut que l’activité sans lien avec le courtier soit nettement perçue comme telle. Les clients devraient pouvoir faire clairement la distinction entre les activités du courtier et les activités sans lien avec lui.

Les courtiers ne devraient pas permettre l’utilisation de leurs locaux, dossiers, logos, noms commerciaux, articles de papeterie, employés de soutien ou installations (courrier, télécopieur, courriel, etc.) aux fins d’activités externes3 .

1. Solide processus d’approbation

Les processus d’approbation et de contrôle des activités externes devraient être rigoureux et impartiaux. Ces processus devraient comprendre ce qui suit :

1. Des politiques et procédures ainsi que des programmes de formation (tant initiale que continue) qui soulignent :
   • l’obligation de déclarer et de faire approuver au préalable toute activité externe;
   • la procédure à suivre pour obtenir cette approbation préalable;
   • les critères d’approbation et d’interdiction (dans la politique concernant les activités externes).
2. Un questionnaire annuel portant sur les activités externes des employés du courtier.
3. Des dossiers qui comprennent des pièces justificatives complètes attestant le traitement de toutes les demandes d’approbation d’une activité externe par le courtier, notamment les conditions, politiques, procédures et contrôles particuliers qui ont été imposés, et qui indiquent comment celui-ci surveillera le respect de ces conditions, politiques, procédures et contrôles.

Les personnes autorisées ne devraient jamais se prononcer sur leur propre demande d’approbation d’une activité externe.

Comme il est indiqué ci-dessus, les activités externes devraient être conformes à la lettre et à l’esprit de la Règle 1400 et de la Partie B de la Règle 3100; par conséquent, aucune activité externe pouvant jeter la confusion dans l’esprit du client ou porter atteinte à la réputation du courtier ou du secteur ne devrait être permise.

Dans le cadre de son processus d’approbation, le courtier devrait tenir compte des critères présentés dans la section 2.2 de l’Instruction générale relative au Règlement 33-109 (l’IG relative au Règlement 33-109) que les ACVM prendront en considération en ce qui concerne les activités externes d’une personne lorsqu’elles évaluent la demande d’inscription de celle-ci, un changement à son inscription ou son aptitude à l’inscription. Entre autres choses, les ACVM détermineront :

1. s’il y a un risque de confusion dans l’esprit des clients et, le cas échéant, s’il y a des contrôles efficaces et un personnel de surveillance pour gérer le risque;
2. si l’activité externe présente un risque de conflit d’intérêts important pour la personne et si ce conflit d’intérêts est réglé au mieux des intérêts du client;
3. si l’activité externe procure à la personne un accès à de l’information privilégiée ou confidentielle qui est pertinente pour ses activités nécessitant l’inscription;
4. si la personne aura suffisamment de temps pour exercer efficacement ses activités en tant que personne inscrite;
5. si la personne pourra bien servir les clients.

1. Surveillance des activités externes

Afin de respecter les dispositions de la Règle 1400, de la Partie B de la Règle 3100 et de l’article 13.4 du Règlement 31-103, le courtier doit disposer de politiques et de procédures qui :

1. obligent toutes ses personnes autorisées à lui déclarer leur activité externe avant d’exercer une telle activité;
2. garantissent qu’il est en mesure de repérer les conflits d’intérêts;
3. permettent de déterminer les risques que les conflits entraînent et de régler les conflits d’intérêts correctement.

Une fois qu’il les a décelés, le courtier peut régler les conflits d’intérêts soit en les évitant, soit en les déclarant et en les surveillant. Il doit s’y attaquer au mieux des intérêts des clients.

Il est recommandé aux courtiers de consulter l’article 13.4 de l’IG relative au Règlement 31-103 qui énonce les attentes des ACVM en ce qui concerne la responsabilité du courtier de surveiller et de superviser les activités externes. Cet article stipule entre autres que les mesures de surveillance et de supervision incluent ce qui suit :

• offrir de la formation sur les activités externes, notamment sur la nécessité de déclarer les modifications touchant les activités externes et les restrictions visant une personne physique inscrite en position d’influence sur les clients avec lesquels elle peut faire affaire ou qu’elle peut conseiller;
• évaluer si la société inscrite dispose de l’information nécessaire et est en mesure de surveiller et de superviser adéquatement les activités externes;
• tenir des dossiers afin de consigner la surveillance des activités externes des personnes physiques et conserver ces dossiers pour que les organismes de réglementation puissent les examiner;
• prendre des mesures de surveillance appropriées lorsque le courtier découvre un manque de conformité avec ses politiques sur les activités externes, comme l’absence de déclaration ou la déclaration tardive des activités externes;
• autoriser seulement les activités externes qui n’empêchent pas de fournir un service à la clientèle adéquat, y compris, au besoin, prévoir un représentant suppléant pour servir le client;
• déterminer si le style de vie de la personne correspond à ce que le courtier sait de son activité externe, et porter attention aux signes d’une éventuelle activité frauduleuse.

1. Exigences en matière de déclaration – Base de données nationale d’inscription (BDNI)

La présente note d’orientation précise également le processus de déclaration à l’OCRCVM des activités externes au moyen de la BDNI. Nous rappelons aux courtiers que toutes les personnes autorisées sont tenues de déclarer leur activité externe dans la BDNI. L’Annexe C de l’IG relative au Règlement 33-109 est une ressource utile qui présente l’analyse permettant de déterminer si une activité externe d’un courtier doit être déclarée.

La rubrique 10 du formulaire prévu à l’Annexe 33-109A4 – Inscription d’une personne physique et examen d’une personne physique autorisée (le formulaire A4) vise à indiquer l’ensemble des rôles et responsabilités d’une personne physique auprès du courtier ainsi que les activités externes à déclarer, y compris les activités exercées auprès de membres du même groupe que le courtier. Les personnes physiques doivent traiter chaque activité à déclarer qui est exercée ailleurs qu’auprès de leur société parrainante comme un élément distinct. Il est à noter que les modifications des relations de travail et des activités externes doivent être déclarées dans les 30 jours de la modification, conformément à l’article 4.1 du Règlement 33-109.

Cette obligation de déclaration s’applique aussi aux activités exercées auprès de sociétés membres du même groupe/de sociétés liées/de filiales du courtier. Même si le courtier aura en général approuvé un poste occupé au sein d’une société liée/filiale ou chez un membre du même groupe que lui, il doit déclarer ce poste aux organismes de réglementation compétents.

Lorsque la personne autorisée exerce une activité sous un « nom commercial » ou une autre activité sans lien avec le courtier, elle doit la déclarer. Le point 3 de la rubrique 1 du formulaire A4 exige la déclaration du nom commercial si celui-ci est utilisé dans le cadre des activités du courtier. Si le nom commercial est utilisé pour une activité externe (p. ex. une activité d’assurance), le nom commercial doit être déclaré au point 3 de la rubrique 1 et à la rubrique 10 du formulaire A4.

En ce qui concerne les personnes qui exercent des activités d’assurance, ces activités doivent être consignées au point 3a) de la rubrique 13 (Autre réglementation) du formulaire A4 et déclarées comme activités externes à la rubrique 10 du formulaire A4, que ce soit ou non par l’entremise de la société liée ou d’une entité du même groupe que le courtier. Il faut fournir tous les renseignements demandés à la rubrique 10 et au point 3a) de la rubrique 13 du formulaire A4.

Le fait que l’OCRCVM accuse réception de ces renseignements au moyen de la BDNI ne constitue ni son approbation de l’activité externe ni sa reconnaissance que l’ensemble des conflits d’intérêts potentiels ont été réglés. Par conséquent, l’OCRCVM peut exiger, s’il le juge nécessaire, des renseignements supplémentaires après l’accusé de réception des renseignements.

À la rubrique 10 du formulaire A4, la personne autorisée doit déclarer l’ensemble de ses rôles et responsabilités auprès du courtier. Les activités externes à déclarer, notamment les activités qu’elle exerce auprès de membres du même groupe que le courtier, doivent aussi être déclarées.

Toute activité externe qui met une personne autorisée en position d’influence par rapport à un client ou à un client éventuel doit être déclarée, qu’elle soit rémunérée ou non. Selon la définition figurant au paragraphe 13.4.3(1) du Règlement 31-103, on entend par « poste d’influence » tout poste, sauf au sein d’une société parrainante, occupé par une personne physique qui, en raison de sa nature ou de la formation ou de l’expertise qu’il exige, serait considérée par une personne raisonnable comme ayant une influence sur une autre personne physique. Les personnes occupant un poste d’influence comprennent les personnes suivantes :

• un chef d’un organisme religieux ou d’un organisme similaire;
• un médecin;
• un membre du personnel infirmier;
• un membre du corps enseignant d’un établissement conférant des grades ou délivrant des diplômes;
• un avocat;
• un notaire.

La personne physique inscrite occupant un poste d’influence ne peut acheter ou vendre des titres ou des dérivés pour le compte de la personne physique qui remplit les conditions suivantes, ni lui en recommander l’achat, la vente ou la détention :

• une personne physique qui a avec la personne physique inscrite une relation découlant du poste d’influence de celle-ci, qu’une personne raisonnable considérerait comme sensible à l’influence de la personne physique inscrite;
• une personne que la personne autorisée sait être le conjoint, le père ou la mère, le frère ou la sœur, le grand-parent ou l’enfant de la personne physique susmentionnée.

Cette restriction est nécessaire au traitement du conflit découlant du poste d’influence.

1. Dispositions applicables

La présente note d’orientation se rapporte aux dispositions suivantes des Règles de l’OCRCVM :

• Règle 1400;
• Règle 2800;
• article 2554;
• Partie B de la Règle 3100;
• Règle 3700.

1. Note d’orientation antérieure

La présente note d’orientation remplace l’Avis 13-0163 – Déclaration et autorisation des activités professionnelles externes.

1. Document connexe

La présente note d’orientation est aussi publiée dans l’Avis 22-0080 :  Notes d’orientation à jour – Déclaration et autorisation des activités externes et Investir dans l’entreprise d’un courtier membre

• 1Selon la définition donnée au paragraphe 1201(2) des Règles de l’OCRCVM.
• 2Tous les renvois sont des renvois aux Règles de l’OCRCVM, sauf indication contraire.
• 3L’article 2216 des Règles de l’OCRCVM énonce expressément les exigences à respecter lorsqu’un courtier partage des bureaux avec une autre « entité de services financiers ».