(actualisé à 30 juin 2021)
Le présent avis vise à donner aux membres et aux personnes autorisées des éclaircissements au sujet de leurs obligations en regard de la gestion des conflits d’intérêts selon la Règle 2.1.4 (Conflits d’intérêts) de l’ACFM.
La Règle 2.1.4 de l’ACFM a pour objet d’éclaircir le rôle des personnes autorisées en ce qui a trait à la gestion des conflits d’intérêts des membres. Les personnes autorisées sont d’importants points de contact avec les clients et jouent un rôle déterminant pour assurer la bonne gestion des conflits d’intérêts liés aux transactions avec les clients. Ainsi, il est important que les personnes autorisées avisent le membre lorsqu’elles soupçonnent un conflit d’intérêts et qu’elles appuient le membre dans la prise de mesures afin de rétablir la situation dans le meilleur intérêt du client.
Application de la Règle 2.1.4
La Règle 2.1.4 vise à servir de règle d’application générale en ce qui concerne le traitement des conflits. Elle fournit aux membres l’encadrement selon lequel des normes précises sont à élaborer pour la gestion et la résolution de conflits, qu’ils soient réels ou perçus, auxquels les membres et les personnes autorisées peuvent faire face. On notera les deux aspects distincts de la Règle 2.1.4. Il y a d’abord l’exigence de remettre un document aux clients relativement aux conflits potentiels identifiés et ensuite l’obligation de régler le conflit en se fondant sur une appréciation commerciale raisonnable, laquelle ne doit être influencée que par le meilleur intérêt du client.
La position du personnel de l’ACFM vis-à-vis l’application pratique de cette Règle s’oriente sur l’aspect de l’importance relative du conflit qui se retrouve implicitement dans la Règle. En effet, le personnel de l’ACFM ne s’attend pas à ce que les membres soient en mesure d’anticiper tout conflit potentiel, si improbable que survienne le problème, et qu’ils soient tenus de remettre un document au client au sujet des conflits les plus ténus. Toutefois, un document doit être remis dans tous les cas où il y a une possibilité raisonnable que le client considère le conflit comme étant pertinent au moment de procéder à une transaction proposée. On peut citer comme exemple la situation où une personne autorisée réfère un client à une société offrant des services de préparation de déclarations de revenus et dans laquelle elle détient une participation. Dans certains cas, des renseignements généraux fournis au client à un moment donné de la relation peuvent suffire. Dans d’autres cas, de l’information continue ou des renseignements transmis à un moment précis de la transaction peuvent être requis.
Appréciation commerciale raisonnable
Tel qu’il est mentionné dans l’Avis du personnel APA-0047 de l’ACFM, Transactions financières personnelles avec les clients, l’appréciation commerciale raisonnable requise pour traiter un conflit d’intérêts dépend de la nature du conflit et des circonstances du client. Dans certains cas, l’appréciation commerciale raisonnable peut seulement consister à fournir des renseignements au client. Dans d’autres cas, le membre peut décider de suivre certaines politiques et procédures supplémentaires, y compris exiger que le client obtienne un avis juridique indépendant ou élaborer une procédure de surveillance précise pour faire le suivi de certaines activités. Dans une situation où il s’agit d’un conflit d’intérêts particulièrement important, la meilleure ligne de conduite à adopter est d’interdire le type d’opérations qui donne lieu à ce conflit. Par exemple, le personnel de l’ACFM s’attendrait à ce que les emprunts contractés auprès des clients soient, de manière générale, interdits.
Conséquences d’autres obligations d’information
Dans certains cas, les Règles de l’ACFM et la législation provinciale en valeurs mobilières contiennent des obligations d’information précises. Le respect de ces exigences particulières est souvent suffisant pour que le membre et les personnes autorisées s’acquittent convenablement de leurs responsabilités selon la Règle 2.1.4. Toutefois, le membre doit traiter tous les cas de conflit ou de conflit d’intérêts potentiel en se fondant sur une appréciation commerciale raisonnable. Par exemple, la législation en valeurs mobilières exige que les personnes inscrites fournissent des renseignements aux clients lorsqu’elles vendent les titres d’un émetteur relié. Le respect de cette exigence est suffisant pour satisfaire les obligations d’information du membre prévues à la Règle 2.1.4 de l’ACFM. Dans certains cas, comme la vente, par un membre, d’un fonds commun de placement, visé par un prospectus, d’un membre de son groupe, il est possible qu’aucune autre mesure ne soit requise. Toutefois, lorsque le membre vend les titres dispensés d’un émetteur membre de son groupe n’ayant aucun historique, il devra peut-être mettre en œuvre des procédures supplémentaires pour régler un conflit d’intérêts potentiel ou s’abstenir de vendre les titres en question.
Conflits liés aux activités professionnelles extérieures
En ce qui concerne les activités professionnelles extérieures, selon la Règle 1.2.1 c) de l’ACFM, le personnel de l’ACFM s’attend à ce que les membres procèdent à l’examen des cas qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts avant d’approuver l’exercice de ces activités. Tel qu’il est mentionné dans l’Avis du personnel APA-0040 de l’ACFM, Activités professionnelles extérieures, cet examen devra inclure la rémunération accordée selon l’entente, la nature de la relation entre la personne autorisée et l’entité extérieure ainsi que tout conflit d’intérêts possible cerné. Le conflit d’intérêts qui ne peut être convenablement géré conformément à la Règle 2.1.4 devra engendrer l’interdiction d’exercer l’activité professionnelle extérieure en question. Les membres ont la responsabilité permanente de faire un suivi des activités extérieures pour y déceler tout conflit d’intérêts éventuel.