1. Autorisation visant un chef des finances

Le Service de l’inscription de l’OCRCVM examine et évalue chaque demande d’autorisation visant un chef des finances et consulte au besoin le personnel du Service de la conformité des finances et des opérations.

L’examen d’une demande d’autorisation visant un chef des finances repose sur les « qualités requises »6 . Dans le cas d’un chef des finances à temps partiel, nous pouvons examiner le nombre de courtiers pour lesquels le candidat travaille et la situation de ces courtiers. À cette fin, nous pouvons demander des documents justificatifs supplémentaires.

Le rôle de chef des finances doit être conforme aux principes énoncés dans la présente note d’orientation et englober toutes les obligations et les fonctions d’un chef des finances et d’un Membre de la haute direction. Les conditions de l’emploi d’un chef des finances à temps partiel ne doivent pas empêcher celui-ci d’exercer son rôle et ses responsabilités. Le personnel de l’OCRCVM peut en tout temps réclamer une copie du contrat d’emploi ou de services concernant le chef des finances.

2. Obligations et responsabilités du chef des finances

Le chef des finances joue un rôle important dans la protection des investisseurs. Il s’assure que le courtier respecte les règles financières et opérationnelles de l’OCRCVM. Il exerce notamment les responsabilités suivantes :

• surveillance et responsabilité de l’infrastructure de communication de l’information comptable générale et de l’information financière réglementaire du courtier, y compris : surveillance de la suffisance du capital et contrôles du signal précurseur, limites des soldes créditeurs disponibles, exigences de couverture d’assurance, et classement des titres entièrement payés et à marge excédentaire des clients qui ne sont pas détenus en dépôt fiduciaire;
• préparation finale et approbation des rapports financiers soumis à l’OCRCVM, et responsabilité de l’exactitude de ces rapports;
• surveillance des personnes qui contribuent à la préparation de ces rapports;
• surveillance et responsabilité des personnes qui participent à la tenue des livres et dossiers du courtier dont sont tirés ces rapports;
• surveillance des fonctions externalisées liées aux responsabilités du chef des finances.

Les obligations réglementaires d’un chef des finances à temps partiel sont identiques à celles d’un chef des finances à temps plein. Le fait que le chef des finances travaille à l’extérieur ou pour plusieurs courtiers ne modifie en rien ses obligations et responsabilités.

Il appartient au courtier et au chef des finances de déterminer combien de temps le chef des finances devrait travailler sur place (et, s’il y a lieu, à quels intervalles) pour pouvoir respecter ses obligations réglementaires et répondre aux besoins de l’entreprise. Un chef des finances qui travaille régulièrement pour plusieurs courtiers doit toujours être prêt à consacrer davantage de temps à un courtier en particulier si les besoins et la situation le justifient.

Qu’il travaille régulièrement sur place ou non, le chef des finances devrait, entre autres responsabilités de surveillance, participer aux réunions de la haute direction et s’informer des contrats pertinents, passifs courants, engagements futurs et questions opérationnelles pouvant se répercuter sur le bilan et le capital du courtier, et les passer en revue. Le courtier doit donner au chef des finances à temps partiel libre accès à ses livres et dossiers.

Le chef des finances doit être informé de tous les engagements pertinents envisagés par le courtier, notamment des contrats en cours de négociation et des opérations de financement d’entreprise en cours. Si le chef des finances travaille à l’extérieur, il est censé rester en communication avec le courtier et se tenir au courant des questions de gestion et des questions financières.

Un courtier qui compte un chef des finances à temps partiel devrait constamment évaluer la croissance et le développement de ses activités pour déterminer s’il y a lieu de continuer à faire appel à celui-ci, compte tenu de l’envergure de ses activités.

3. Surveillance, conflits et confidentialité

Le courtier doit surveiller les activités de son chef des finances. Cette règle s’applique même aux chefs des finances à temps partiel.

Si un chef des finances travaille pour plusieurs courtiers, chaque courtier doit gérer activement les conflits d’intérêts et préserver la confidentialité de l’information. Les courtiers doivent adopter des politiques et des procédures appropriées à cet égard. Le chef des finances doit divulguer à chaque courtier la nature de ses fonctions (dans le contexte des modèles d’affaires des autres courtiers, s’il y a lieu). Par exemple, si un chef des finances travaille pour un courtier qui s’occupe de financement de sociétés et pour un autre courtier auprès duquel il détient un compte, ou encore s’il siège à un comité d’analyse ou de gestion de portefeuille, les deux courtiers doivent être au courant du rôle du chef des finances au sein de leur société respective pour pouvoir mettre en place des contrôles appropriés visant la gestion des conflits et la protection de l’information confidentielle.

4. Dispositions applicables

La présente note d’orientation se rapporte aux dispositions suivantes des Règles de l’OCRCVM :

• article 2505;
• alinéa 2602(3)(xxix);
• article 3913.

5. Note d’orientation antérieure

La présente note d’orientation remplace l’Avis de l’OCRCVM 14-0280 – Chefs des finances à temps partiel (1^er décembre 2014).

6. Document connexe

La présente note d’orientation est aussi publiée dans l’Avis 21-0190 - Règles de l’OCRCVM, Formulaire 1 et notes d'orientation.

• 6Règle 2600 de l’OCRCVM. Se reporter également à l’Avis GN-9200-21-001.