Le 15 avril 2005, l’ACFM a publié un Avis de réglementation aux membres RM-0038 « Modifications du formulaire d’autorisation d’opérations limitée et des lignes directrices connexes pour les comptes de particuliers et les comptes conjoints » (l’« Avis » – version d’avril 2005). Les lignes directrices de la version d’avril 2005 du formulaire indiquaient que le nouveau formulaire est strictement réservé aux comptes de particuliers et aux comptes conjoints détenus au nom du client et qu’il ne peut être utilisé pour des comptes intermédiaires, des comptes prête-noms, ou comptes détenus au nom d’une personne interposée, des comptes d’entreprises, des comptes en fiducie ou pour tout autre type de comptes. L’objet du présent Avis est de fournir des éclaircissements sur l’usage du formulaire et d’indiquer pourquoi le formulaire ne peut être utilisé relativement à des comptes détenus au nom d’une personne interposée et à des comptes intermédiaires.
Comptes détenus au nom d’une personne interposée et comptes intermédiaires
Une autorisation d’opérations limitée (« AOL ») a pour but de faciliter les opérations lorsque les actifs sont détenus par la société de fonds communs de placement au nom du client. Normalement, le client aurait à signer toutes les instructions relatives à l’opération avant que la société de fonds communs de placement (ou d’organismes de placement collectif) puisse conclure l’opération. En signant l’AOL, le client autorise le membre à exécuter une opération sans avoir à fournir ses instructions écrites signées à la société de fonds communs de placement.
La signature d’un client n’est pas nécessaire à l’égard des comptes dont les actifs sont immatriculés auprès de la société de fonds communs de placement au nom d’un prête-nom, comme le membre ou un intermédiaire. La signature d’un client n’est pas nécessaire puisque les actifs ne sont pas inscrits à son nom dans les livres et registres de la société de fonds communs de placement. Celle-ci exigera l’autorisation du membre ou du prête-nom pour des opérations sur des actifs détenus par leur personne interposée au nom du client. Par conséquent, une AOL n’est pas nécessaire ni applicable lorsque les titres sont immatriculés au nom d’un prête-nom.
Divulgation de l’ouverture d’un compte
Les membres de l’ACFM qui se servent d’autres membres à titre d’intermédiaires (ou de courtiers chargés de comptes) doivent, aux termes de la Règle 1.1.6 de l’ACFM, divulguer au client, à l’ouverture d’un compte, la relation qu’ils ont avec le courtier chargé de comptes et la relation existante entre le courtier chargé de comptes et le client. Cette information devrait indiquer comment les instructions à l’égard d’une opération sont transmises du client au remisier et au courtier chargé de comptes.
Lorsque des membres de l’ACFM sont entrés en relation avec des intermédiaires qui ne sont pas des membres de l’ACFM, ils doivent déterminer comment les actifs sont immatriculés auprès de la société de fonds communs de placement et si la signature du client est nécessaire. Les membres doivent également s’assurer que l’information pertinente sur la relation existant entre le membre et l’intermédiaire et de celle entre l’intermédiaire et le client est transmise au client à l’ouverture d’un compte. Cette information devrait indiquer comment les instructions à l’égard d’une opération sont transmises du client au membre et à l’intermédiaire.
Preuve des instructions du client
Les membres et les personnes autorisées doivent se rappeler l’exigence d’enregistrer et de conserver la preuve des instructions du client pour toutes les opérations conformément à la Règle 5.1 b) de l’ACFM. L’exigence d’enregistrer et de conserver la preuve des instructions du client englobe les opérations effectuées aux termes d’une AOL et les opérations effectuées pour des comptes prête-noms. (Les membres peuvent se reporter à l’Avis de réglementation aux membres RM-0035 « Enregistrement et conservation de la preuve des instructions de négociation des clients » pour avoir plus d’information sur les exigences relatives aux instructions de négociation des clients.)
Comptes autres que de particuliers (comptes d’entreprises ou en fiducie)
L’ACFM n’a pas, à ce jour, conformément à la Règle 2.3.2 de l’ACFM, prévu un formulaire d’AOL pour les comptes d’entreprises ou en fiducie. En l’absence d’un tel formulaire pour ces types de comptes, les membres et les personnes autorisées qui souhaitent accepter une AOL d’un client devraient obtenir un avis professionnel quant à la nature et au contenu d’un tel formulaire d’AOL.