Activité externe

(actualisé à 29 December 2022)

Objet

Le présent Avis du personnel de l’ACFM fournit des orientations aux membres et aux personnes autorisées sur la façon de respecter les exigences de la Règle 1.3 (Activité externe) et traite des exigences et des directives s’y rapportant du Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (le « Règlement 31‑103 ») et le Règlement 33‑109 sur les renseignements sur l’inscription (le « Règlement 33-109 »).

Table des matières

Le présent Avis du personnel traite des sujets suivants :

1. Définition de l’« activité externe » et de « poste d’influence »
2. Déclaration des activités externes
3. Activités du membre
4. Activités pouvant être exercées sans lien avec le membre
5. Obligation de divulguer les activités externes
6. Autorisations des activités externes par le membre
7. Obligations de supervision permanentes du membre
8. Intervention du membre associée aux questions de supervision
9. Postes d’influence
10. Politiques et procédures du membre

1. Définition de l’« activité externe » et de « poste d’influence »

Activité externe

Les membres doivent respecter les exigences de la Règle 1.3 de l’ACFM et du Règlement 33‑109 lorsqu’ils déterminent les activités qui constituent une activité externe. Conformément à la Règle 1.3.1 (Activité externe - Définition) de l’ACFM, l’expression « activité externe » est définie comme toute activité qu’une personne autorisée exerce sans lien avec le membre :

1. soit pour laquelle cette personne reçoit ou s’attend à recevoir une rémunération, une contrepartie, un paiement ou un autre avantage direct ou indirect;
2. soit qui consiste en un poste de dirigeant ou d’administrateur ou un poste équivalent;
3. ou encore qui consiste en un poste d’influence.

L’activité externe englobe à la fois l’activité pour laquelle la personne autorisée ne reçoit ni ne s’attend à recevoir une rémunération, une contrepartie ou un paiement, comme il est indiqué ci‑dessus aux paragraphes b) et c), et l’activité pour laquelle elle reçoit ou s’attend à recevoir une rémunération, une contrepartie ou un paiement, comme il est indiqué ci‑dessus au paragraphe a) de la Règle 1.3.1.

En plus des activités prévues à la Règle 1.3.1, les membres sont encouragés à prendre connaissance du Règlement 33-109 concernant les catégories d’activités externes devant être déclarées, tel qu’il est indiqué à la rubrique 2 du présent avis.

Une opération ou une situation ponctuelle peut être considérée comme une activité externe, puisque cette activité ne doit pas se produire à répétition, ni régulièrement ou continuellement.

Par ailleurs, les exigences concernant une activité externe ne peuvent être contournées au moyen d’opérations structurées de telle sorte que l’avantage qui en est tiré ne revient pas directement à la personne autorisée. Ainsi, la définition d’activité externe peut s’appliquer à toute activité exercée par la personne autorisée qui donne lieu ou pourrait donner lieu à un avantage pour son conjoint ou une société qu’elle contrôle ou dans laquelle elle détient une participation, un tel avantage étant considéré comme un avantage indirect, au sens de la définition.

Postes d’influence

Comme il est mentionné précédemment, conformément à la Règle 1.3 de l’ACFM, une activité qui comporte un poste d’influence est une activité externe. Le Règlement 31‑103 définit en outre un poste d’influence comme « tout poste, sauf au sein d’une société parrainante, occupé par une personne physique qui, en raison de sa nature ou de la formation ou de l’expertise qu’il exige, serait considéré par une personne raisonnable comme ayant une influence sur une autre personne physique.

Le Règlement 31‑103 stipule également qu’un poste d’influence comprend notamment les postes suivants :

• chef d’un organisme religieux ou d’un organisme similaire;
• médecin;
• membre du personnel infirmier;
• membre du corps enseignant d’un établissement conférant des grades ou délivrant des diplômes;
• avocat;
• notaire.

Malgré ces précisions concernant la définition d’un poste d’influence, dans certains cas, pour déterminer si un poste est effectivement un poste d’influence, il faut tenir compte des circonstances. Les membres et les personnes autorisées doivent prendre en considération les facteurs suivants lorsqu’ils déterminent si un poste est un poste d’influence dans une situation donnée :

• le degré d’influence que la personne autorisée exerce dans le cadre de ce poste en raison des fonctions qui s’y rapportent, du prestige du poste ou de la formation ou des connaissances spécialisées requises pour occuper ce poste;
• la mesure dans laquelle une personne pourrait se demander si la personne autorisée agit à titre de personne inscrite ou à un autre titre;
• le degré de sensibilité d’un autre individu à la personne autorisée occupant ce poste, en raison de la confiance qu’il lui accorde ou de la perception qu’il a de l’expertise spécialisée de la personne autorisée ou de la confiance que confère ce rôle.

2. Déclarations des activités externes

Les membres et les personnes autorisées doivent respecter la législation en valeurs mobilières, qui exige de déclarer toutes les activités externes applicables à l’autorité en valeurs mobilières concernée. Cette information est exigée que la personne autorisée soit ou non rémunérée et que le poste en question soit ou non lié à des activités commerciales.

Le Règlement 33-109 établit le cadre de déclaration des activités externes aux autorités en valeurs mobilières. Conformément à l’Annexe 33‑109A4, Inscription d’une personne physique et examen d’une personne physique autorisée, rubrique 10 (Activités à déclarer), les activités externes doivent déclarées pour les catégories suivantes :

1. Activités exercées auprès d’une autre société inscrite
2. Activités exercées auprès d’une entité qui reçoit une rémunération d’une société inscrite
3. Autres activités liées aux valeurs mobilières
4. Prestation de services financiers ou de services liés aux finances
5. Postes d’influence

Des directives concernant la déclaration obligatoire de chacune de ces catégories sont fournies dans l’Instruction générale relative au Règlement 33-109.

Outre la déclaration obligatoire prescrite à l’Annexe 33-109A4, nous rappelons aux membres et aux personnes autorisées qu’ils doivent respecter les obligations de déclaration du Principe directeur n^o 6, Exigences en matière de déclaration de renseignements, qui énonce les obligations particulières applicables aux activités externes à déclarer.

3. Activités du membre

La Règle 1.1.1 (Membres) de l’ACFM exige que toute « entreprise reliée aux valeurs mobilières » soit exploitée par l’entremise du membre, sauf la vente d’instruments de dépôt non négociés pour le compte du membre et les activités d’employés d’une banque exercées conformément à la Loi sur les banques (Canada). Le Statut n^o 1 de l’ACFM définit l’expression « entreprise reliée aux valeurs mobilières » comme une entreprise exploitée ou une activité exercée qui consiste à négocier des titres ou à fournir des conseils à l’égard de titres aux fins de la législation en valeurs mobilières applicable d’un territoire du Canada. Cette définition englobe les titres vendus suivant des dispenses prévues dans la législation en valeurs mobilières applicable. Mis à part les dispenses expresses prévues à la Règle 1.1.1, il est interdit aux personnes autorisées de participer, à titre personnel, à la vente de placements qui seraient considérés comme des valeurs mobilières aux termes de la législation applicable ou de vendre de tels placements ou de fournir des conseils à leur égard par l’intermédiaire d’une autre entité que leur courtier membre de l’ACFM (ces activités sont souvent appelées « opérations hors compte » et en anglais « selling away » ou « off book trading »).

4. Activités pouvant être exercées sans lien avec le membre

Aux termes de la Règle 1.3.2 (Exigences en matière d’activité externe) de l’ACFM, une personne autorisée ne peut exercer une activité externe que si les conditions suivantes sont réunies :

1. l’ACFM et l’autorité en valeurs mobilières du territoire dans lequel la personne autorisée exerce ou prévoit exercer l’activité externe ne lui interdisent pas d’exercer une telle activité externe;
2. la personne autorisée informe le membre de l’activité externe;
3. la personne autorisée obtient l’autorisation écrite du membre avant d’exercer l’activité externe;
4. l’activité externe de la personne autorisée n’est pas de nature à discréditer l’ACFM, ses membres ou le secteur de l’épargne collective;
5. dans la mesure où il est possible de confondre l’activité externe avec celle du membre, une déclaration écrite est remise au client dans laquelle il est clairement indiqué que les activités associées à l’activité externe n’ont aucun lien avec l’entreprise du membre et ne relèvent pas de sa responsabilité.

5. Obligation de déclarer l’activité externe

a) Déclarer l’activité au membre

Les personnes autorisées sont tenues de déclarer toutes leurs activités externes à leur membre et d’obtenir l’approbation écrite de ce dernier avant d’exercer l’activité.

b) Déclarer l’activité au client

Conformément au paragraphe e) de la Règle 1.3.2, une déclaration écrite doit être remise aux clients dans laquelle il est clairement indiqué que l’activité externe n’a aucun lien avec l’entreprise du membre et qu’elle ne relève pas de sa responsabilité. Dans le cas de nouveaux clients, il est prévu que les personnes autorisées remettent cette déclaration au moment où la relation avec le client est établie. S’il s’agit d’une relation déjà établie avec le client et que l’activité externe est nouvelle ou modifiée, la personne autorisée est tenue de remettre la déclaration écrite au client dès qu’elle commence à exercer l’activité externe pour le client.

Les membres et leurs personnes autorisées sont tenus de fournir une déclaration écrite au client dans le cas d’une activité externe qui pourrait être confondue avec l’entreprise du membre. Ainsi, l’activité externe doit être déclarée lorsqu’elle porte sur des services financiers, comme la planification financière, les assurances, les hypothèques, l’immobilier et la planification fiscale et successorale. Dès qu’il y a un doute sur la nécessité de déclarer ou non l’activité externe au client, il est recommandé aux membres et à leurs personnes autorisées de remettre la déclaration requise au client.

En outre, il y aurait lieu de communiquer au client la nature de l’activité externe et la dénomination de la personne morale par l’intermédiaire de laquelle l’activité est exercée.

6. Autorisation des activités externes par le membre

Les membres qui permettent à des personnes autorisées d’exercer des activités externes doivent faire preuve de diligence raisonnable et disposer d’un processus permettant d’évaluer et d’autoriser au préalable de telles activités. Ce processus devrait empêcher les personnes autorisées de participer à l’autorisation de leurs propres activités externes. En guise d’étape préliminaire au processus d’autorisation, le membre doit obtenir de la personne autorisée des renseignements de base au sujet de l’activité, y compris la dénomination commerciale, le lieu où l’activité aura lieu et la nature de cette activité, le titre ou le poste de la personne autorisée, le nombre d’heures qui doivent être consacrées à l’activité et la description de tout risque de confusion ou de conflits d’intérêts. Les membres devraient évaluer si l’activité doit être considérée comme activité externe en se fondant sur les faits qui sont propres à l’activité et à la situation de la personne autorisée.

Dans le cas d’un poste d’influence à autoriser comme activité externe, nous invitons les membres à consulter la rubrique 9 du présent avis qui analyse les aspects propres à l’autorisation de telles activités.

En outre, les membres doivent tenir des dossiers sur le processus suivi pour approuver l’activité externe et conserver de l’information détaillée sur la nature de l’activité externe autorisée. Il faudrait que le processus d’autorisation oblige la personne autorisée à aviser le membre de tout changement important et oblige le membre à autoriser ce changement. Un changement important peut comprendre l’expansion de l’activité initialement autorisée par le membre ou l’offre de nouveaux services ou produits.

Les questions que le membre doit prendre en considération avant d’autoriser des activités externes comprennent les points suivants :

a) Conflits d’intérêts

Les membres sont tenus de prendre des mesures raisonnables pour cerner et traiter les conflits d’intérêts importants et les risques découlant des activités externes auxquelles leurs personnes autorisées participent. Cette évaluation ne devrait pas se limiter aux activités externes à déclarer. Plus particulièrement, les membres de l’ACFM et leurs personnes autorisées doivent déterminer si l’activité externe est un conflit d’intérêts et si le conflit d’intérêts est important dans les circonstances. Cette évaluation devrait tenir compte de la rémunération prévue dans l’accord relatif à l’activité externe, de la nature de la relation entre la personne autorisée et l’autre entité, ainsi que de tout autre conflit d’intérêts potentiel prévisible. S’il est impossible de régler le conflit en tenant compte de l’intérêt du client, il ne faut pas permettre l’activité externe.

b) Éventuels problèmes associés à la prestation de services aux clients

Le membre doit veiller à ce que l’activité externe ne nuise ni à sa capacité ni à celle de la personne autorisée d’assurer un service permanent aux clients. Cela comprend l’incapacité d’exécuter des opérations dans les délais impartis et se tenir au courant des lois sur les valeurs mobilières et de la connaissance des produits.

c) Normes de conduite

Le membre doit s’assurer que l’activité externe ne dérogera pas aux normes de conduite générales d’agir équitablement, honnêtement, et de bonne foi avec les clients tel qu’il est prescrit par la Règle 2.1.1 (Norme de conduite) de l’ACFM ni ne discréditera l’Association, ses membres ou le secteur de l’épargne collective. Par conséquent, il faudra tenir compte des antécédents et de l’expérience des autres personnes participant à l’activité externe. 

d) Nature de l’activité et compétence connexe

La norme d’examen permettant de déterminer s’il y a lieu d’approuver une activité externe dépend de la nature de l’activité. Le processus d’examen qui s’applique au placement des fonds de clients ou à des services financiers fournis ailleurs que chez le membre devrait être plus rigoureux que celui qui s’applique à des activités externes n’ayant manifestement aucun rapport avec l’entreprise du membre. À titre de meilleure pratique, il y aurait lieu de tenir compte dans un tel examen des niveaux de scolarité, d’expérience ou d’autre compétence pertinente qui peuvent raisonnablement être considérés comme des conditions préalables à l’autorisation d’exercer certaines activités liées aux services financiers.

e) Questions relatives à la gestion du risque

Il faudrait que le membre évalue dans quelle mesure le client pourrait confondre l’entreprise du membre avec l’activité externe de la personne autorisée. Le membre devrait tenir compte du risque de plaintes et de poursuites auquel il peut s’exposer si l’activité externe est autorisée.

f) Capacité de supervision

Le membre devrait évaluer sa capacité de satisfaire aux exigences relatives à la supervision de l’activité externe et prendre en considération les incidences de ces exigences sur ses ressources. 

7. Obligations de supervision permanentes du membre

Même si les Règles ne les obligent pas expressément à superviser en permanence l’activité externe autorisée, les membres doivent surveiller les activités de leurs personnes autorisées sous l’angle de la conformité avec les Règles de l’ACFM et la législation en valeurs mobilières applicable. Les membres devraient donc prendre des mesures raisonnables pour s’assurer qu’aucun changement n’est apporté à l’activité externe qui a été autorisée.

La personne autorisée et le membre ont également l’obligation de veiller à ce que la distinction entre l’entreprise du membre et l’activité externe soit bien communiquée aux clients. Une telle communication doit préciser que l’activité externe ne relève pas de la responsabilité du membre. Les membres doivent également porter une attention particulière aux conflits d’intérêts potentiels et assurer le suivi de toutes les plaintes des clients qui se rapportent à l’activité externe.

Les membres devraient prendre des mesures pour déceler tout signe d’activité externe non déclarée par leurs personnes autorisées. Ils devraient déterminer si leur connaissance du mode de vie d’une personne autorisée correspond à leur connaissance des activités de cette personne et rester à l’affût d’autres indices d’activités frauduleuses possibles. Par exemple, si le mode de vie d’une personne autorisée n’est pas compatible avec la rémunération qu’elle touche de la société du membre, celui-ci doit se renseigner davantage pour évaluer la situation.

Les membres devraient également offrir une formation ou des cours sur les activités externes (notamment sur l’obligation de déclarer les changements touchant les activités externes) et, tel qu’il est mentionné à la rubrique 8 du présent avis, sur les restrictions imposées à une personne autorisée occupant un poste d’influence concernant les clients avec qui elle peut faire affaire ou qu’elle peut conseiller.

Il est possible de mettre en œuvre des processus efficaces pour déceler une activité externe non déclarée au moyen des nombreuses procédures d’examen déjà en place chez le membre, dont les suivantes :

• Examens de la publicité, de sites Web et d’autres médias sociaux – Règle 2.7.3 (Examen requis) de l’ACFM
• Autorisation des appellations commerciales – Règle 1.1.7 (Appellations, dénominations et noms commerciaux) de l’ACFM
• Examens des succursales – Principe directeur n^o 5, Exigences en matière d’examen des succursales de l’ACFM
• Analyse des tendances et examens des opérations – Principe directeur n^o 2, Normes minimales de surveillance des comptes de l’ACFM
• Exercice de la diligence voulue au recrutement
• Traitement des plaintes
• Questionnaires annuels pour personnes autorisées

8. Intervention du membre associée aux questions de supervision

Lorsque le membre se rend compte qu’une personne autorisée a omis de déclarer une activité externe, il devrait généralement ouvrir une enquête raisonnable pour s’assurer que les points mentionnés précédemment ont été correctement réglés.

Afin de satisfaire à leurs obligations de supervision prévues aux Règles de l’ACFM, les membres doivent s’assurer d’avoir accès à tous les dossiers nécessaires pour mener à bien leur enquête sur la nature et l’étendue de toute activité externe non déclarée ou non autorisée. Les membres doivent tenir compte des risques associés à la protection de la vie privée des clients, puisque les renseignements que les clients communiquent à la personne autorisée dans le cadre d’une activité externe peuvent être réputés confidentiels. Pour plus de précision sur la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels de clients, nous invitons les membres à consulter l’avis du personnel de l’ACFM intitulé Avis réglementaire conjoint sur la législation fédérale et provinciale en matière de protection des renseignements personnels, publié en décembre 2003.

Le membre doit prendre des mesures adaptées au type d’activité décelée, en portant une attention particulière aux préoccupations que peuvent avoir les clients. Les membres doivent intervenir dans la résolution des questions, notamment au moyen de communications aux clients, de la prise en compte de mesures disciplinaires ou d’autres mesures appropriées.

Toute information reçue par le membre pouvant indiquer que les activités externes d’une personne autorisée peuvent discréditer le membre ou le secteur de l’épargne collective doit faire l’objet d’un suivi. Les plaintes de clients reçues par le membre qui portent sur des activités externes doivent être traitées conformément aux dispositions du Principe directeur n^o 3 Traitement des plaintes, enquêtes du personnel de supervision et discipline interne de l’ACFM. Comme le prescrit le Principe directeur n^o 3, les plaintes comportant des allégations de vol, de détournement de fonds ou de titres ou d’usage de faux doivent être signalées sans délai à l’ACFM.

9. Postes d’influence

Les exigences et les pratiques exemplaires mentionnées dans le présent avis s’appliquent aux processus d’autorisation et de supervision des postes d’influence considérées comme activités externes. Cependant, comme nous l’exposons ci-après, plusieurs facteurs distincts doivent être pris en compte dans le cas de l’autorisation et de la supervision de postes d’influence.

Si le degré d’influence de la personne physique inscrite occupant un poste d’influence et la confusion ou la sensibilité d’une personne faisant l’objet de cette influence sont jugés importants, la société inscrite devrait considérer l’activité externe comme un poste d’influence.

Comme il est précisé à la rubrique 1 du présent avis du personnel, le Règlement 31‑103 définit le poste d’influence et en fournit des exemples. L’Instruction générale relative au Règlement 31‑103 contient d’autres orientations pour déterminer si l’activité externe d’une personne physique inscrite la place dans un poste d’influence.

Restrictions applicables à la clientèle d’une personne autorisée occupant un poste d’influence

Les membres et les personnes autorisées doivent se conformer aux exigences concernant les restrictions imposées à la clientèle d’une personne autorisée occupant un poste d’influence. Plus précisément, le Règlement 31‑103 interdit à une personne physique inscrite occupant un poste d’influence d’acheter ou de vendre des titres ou d’en recommander l’achat, la vente ou la détention à :

1. une personne physique qui remplit les conditions suivantes :
   1. elle a avec la personne physique inscrite une relation découlant du poste d’influence de celle-ci;
   2. elle est considérée par une personne raisonnable comme sensible à l’influence de la personne physique inscrite;
2. le conjoint, les père et mère, le frère ou la sœur, le grand-parent ou l’enfant de la personne physique visée à paragraphe a).

Les membres devraient avoir des procédures appropriées pour superviser le respect de ces restrictions, y compris, par exemple, obtenir de la part des clients, à l’ouverture du compte, une confirmation qu’ils ne sont pas des clients assujettis à des restrictions.

10. Politiques et procédures des membres

Les membres sont tenus d’établir, de maintenir et de mettre en application des politiques et des procédures traitant de l’autorisation d’activités externes ainsi que de la conformité subséquente avec les Règles, les Principes directeurs et les Statuts de l’ACFM qui s’appliquent à ces activités.

Les membres devraient veiller à ce que leurs politiques et procédures concernant les activités externes prévoient ce qui suit :

• relever les conflits d’intérêts importants et les régler en tenant compte de l’intérêt du client;
• obliger les personnes autorisées à déclarer au membre toutes les activités externes et à obtenir leur autorisation avant d’exercer ces activités et expliquer aux personnes autorisées la marche à suivre pour obtenir cette autorisation préalable;
• énoncer les critères du membre liés à l’autorisation d’une activité externe;
• demander aux personnes autorisées de fournir une attestation annuelle attestant leur conformité aux politiques concernant les activités externes;
• utiliser des formulaires et/ou des questionnaires normalisés pour connaître et évaluer les activités externes de leurs personnes autorisées;
• contenir des mesures de détection des activités externes non divulguées, comme les recherches sur Internet ou les examens de succursales pour repérer les activités externes non divulguées;
• obliger le membre à communiquer au directeur de succursale ou au surveillant les détails de l’autorisation ou du refus d’autorisation de l’activité externe de la personne autorisée;
• obliger la personne autorisée à aviser le membre en cas de modification importante apportée à des aspects essentiels de l’activité externe ou en cas de cessation de cette activité;
• divulguer les activités externes aux clients au moyen d’un formulaire normalisé adapté à chaque activité externe;
• obtenir une reconnaissance des clients indiquant qu’ils ne font pas partie de la catégorie de personnes qu’une personne physique inscrite occupant un poste d’influence qui n’est pas autorisée à effectuer des opérations ou à donner des conseils;
• prendre des mesures lorsque les sociétés constatent le non-respect des politiques et des procédures concernant les activités externes;
• prescrire des dossiers dans lesquels seront versées les pièces justificatives attestant le traitement et la surveillance par le membre des demandes d’autorisation des activités externes, notamment les conditions, les politiques, les procédures et les contrôles particuliers qui ont été imposés et la méthode de suivi de la conformité.