Le présent avis vise à clarifier l’obligation des fournisseurs de services et des courtiers chargés de comptes de fournir de l’information à l’ACFM en ce qui a trait aux services rendus à des membres de l’ACFM conformément à la Règle 1.1.3 (Ententes relatives aux services) et à la Règle 1.1.6 (Arrangements entre un remisier et un courtier chargé de comptes) de l’ACFM.
Ententes relatives aux services et arrangements entre un remisier et un courtier chargé de comptes
En vertu de la Règle 1.1.3, les membres et les personnes autorisées peuvent retenir les services d’une personne (y compris un autre membre ou une autre personne autorisée) pour leur fournir des services administratifs à condition que les exigences des Règles soient respectées, y compris l’exigence qui stipule que les services ne doivent pas constituer une entreprise reliée aux valeurs mobilières ni des devoirs ou des responsabilités que le membre ou la personne autorisée retenant les services doit assumer en vertu des Statuts, des Règles ou des lois sur les valeurs mobilières applicables.
Les membres peuvent également conclure un arrangement entre un remisier et un courtier chargé de comptes avec un autre membre, selon lequel les comptes d’un membre sont pris en charge par l’autre membre. Les services fournis par le courtier chargé de comptes peuvent comprendre l’exécution d’ordres, la compensation et le règlement d’opérations, la garde des fonds et des valeurs mobilières et la tenue des livres et des registres. Les exigences relatives aux arrangements entre un remisier et un courtier chargé de comptes et les obligations des parties à ces arrangements sont énoncées à la Règle 1.1.6 de l’ACFM.
Accès aux livres et aux registres par l’ACFM
Afin que le personnel de l’ACFM puisse s’acquitter de ses fonctions de surveillance réglementaire, il est essentiel qu’il ait accès aux livres et aux registres des fournisseurs de services et des courtiers chargés de comptes relatifs aux services qu’ils rendent aux membres de l’ACFM. La Règle 1.1.3 d) énonce que toute personne qui prépare et tient des livres et des registres à titre de service relatif aux activités d’un membre ou d’une personne autorisée doit mettre ces livres et registres à la disposition de l’ACFM aux fins d’examen, conformément aux Statuts et aux Règles. De plus, la Règle 5.5 (Accès aux livres et registres) de l’ACFM exige que les membres, y compris les remisiers et les courtiers chargés de comptes, mettent leurs registres à la disposition de l’ACFM aux fins d’examen.
Ainsi, le personnel de l’ACFM doit pouvoir obtenir rapidement, sur demande, tous livres et registres relatifs aux activités des membres de l’ACFM qui sont en la possession du fournisseur de services ou du courtier chargé de comptes. Le personnel de l’ACFM peut demander cette information au courtier chargé de comptes ou au fournisseur de services, indépendamment de la possibilité qu’elle puisse également être obtenue auprès du remisier ou du membre retenant les services en vertu d’une entente relative aux services. De plus, à moins que le personnel de l’ACFM ne demande expressément que le membre n’en soit pas avisé, la personne qui reçoit la demande peut aviser le remisier ou le membre retenant ses services en vertu d’une entente relative aux services de la demande du personnel portant sur les livres et registres relatifs aux activités du membre en question.